Nel nostro ultimo post abbiamo esaminato alcune delle preoccupazioni critiche per la migrazione degli archivi legacy di comunicazione con i clienti alle piattaforme ECM di prossima generazione. Ma oltre alle soluzioni tecnologiche, servono anche soluzioni pratiche e best practice per migrare con successo un archivio di comunicazioni con i clienti.
Potrebbe essere allettante buttarsi subito e iniziare a spostare le cose prima di aver valutato correttamente le dimensioni, la forma e la complessità della migrazione, ma è di vitale importanza prendersi il tempo e fare lo sforzo di fare una scoperta e un’analisi approfondite. Altrimenti, c’è il rischio di portare avanti inefficienze e ridondanze esistenti che renderanno l’intero processo di migrazione più macchinoso, dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. La scoperta inizia con domande come “quali tipi di dati e documenti sono archiviati nell’archivio corrente?” e “sono tutti file di stampa?” e “in che formato sono quei file di stampa: AFP, Xerox Metacode, PDF?”. Con un inventario completo dei file e dei formati contenuti nel tuo archivio sarai in una posizione molto migliore per pianificare una migrazione correttamente.
Il passo successivo è determinare la quantità di contenuti da gestire da una prospettiva day forward e per la migrazione. Day forward si riferisce ai contenuti archiviati come parte di un normale processo giornaliero. È qui che devono essere prese alcune decisioni cruciali e strategiche su cosa esattamente viene preso a bordo nel nuovo sistema e cosa viene lasciato indietro o eliminato.
È improbabile che tu debba migrare ogni singolo file e ogni singolo documento nell’archivio legacy, fin dall’inizio; potrebbero essere necessari solo la corrispondenza più recente e i documenti di valore elevato. Considera se alcune informazioni non richiedono una migrazione immediata e potrebbero essere rimosse, migrate “su richiesta” o in batch, in un periodo di tempo. Ad esempio, documenti che superano il periodo di conservazione regolamentato o policy dei clienti che sono state sostituite.
La garanzia della qualità dovrebbe essere la prima priorità di qualsiasi migrazione di archivio di comunicazioni con i clienti. Ma come puoi garantire che ciò che avevi all’inizio sia ciò che hai caricato nel tuo nuovo archivio? Contare i documenti mentre si spostano attraverso i processi di estrazione, trasformazione e caricamento può fornire un certo grado di garanzia, tuttavia, questa tecnica potrebbe non tenere conto delle incongruenze nel contenuto di origine. Spesso ulteriori misure di qualità oggettive come il campionamento randomizzato o persino il confronto semantico forniranno risultati migliori. Ma fondamentale per la qualità è la fedeltà del documento, ovvero garantire che l’aspetto esatto del documento originale venga mantenuto nel nuovo archivio. Non ci vorrà molto perché gli utenti si rendano conto che i documenti hanno un aspetto diverso nel nuovo archivio.
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