Nel nostro ultimo post abbiamo esaminato le caratteristiche ideali di una piattaforma di archiviazione delle comunicazioni con i clienti di nuova generazione. In questo post esaminiamo alcune delle preoccupazioni critiche per la migrazione degli archivi legacy delle comunicazioni con i clienti alle piattaforme ECM di nuova generazione.
Gli archivi legacy di comunicazioni con i clienti sono raramente progettati tenendo a mente la loro eventuale sostituzione. Infatti, gli archivi legacy soffrono del loro approccio piuttosto chiuso all’archiviazione dei contenuti. In particolare, l’uso di formati di file proprietari, la mancanza di API e la scarsità di strumenti di scarico riflettono tutti l’età di questi prodotti. Il risultato netto è che l’acquisizione di dati da questi archivi legacy pronti per la migrazione non è sempre facile. Ove possibile, è importante utilizzare tecniche documentate per lo scarico dei contenuti dalla fonte. Laddove tecniche come queste non siano disponibili, potrebbero essere necessari strumenti specializzati per raggiungere questi sistemi ed estrarre i contenuti e gli indici.
Molte organizzazioni stanno scegliendo varianti di PDF come PDF/A per l’archiviazione a lungo termine poiché si tratta di uno standard riconosciuto a livello internazionale con significativi vantaggi a lungo termine rispetto ai formati di stampa tradizionali. Garantire una conversione ad alta fedeltà da formati di stampa legacy come AFP, Metacode, PostScript, PCL e dati di linea a PDF/A è una parte essenziale di una migrazione di archivio di alta qualità. Tuttavia, per coloro che scelgono di archiviare formati di stampa legacy (come potrebbero aver fatto negli archivi legacy), CrawfordTech offre la possibilità di archiviarli anche nei moderni sistemi ECM. Esatto, puoi continuare ad archiviare AFP con il tuo sistema ECM di prossima generazione.
I sistemi ECM di nuova generazione sono altamente adattabili a un’ampia gamma di casi d’uso della gestione dei contenuti. Ad esempio, il modello di archiviazione dei contenuti più comune nella maggior parte dei sistemi ECM prevede una corrispondenza uno-a-uno tra oggetti di contenuto e documenti, che si adatta a un’ampia varietà di casi d’uso e consente una gestione dei record a grana fine. Crawford Technologies ha sviluppato un modello di archiviazione con una corrispondenza uno-a-molti tra oggetti di contenuto e documenti, che supporta l’archiviazione ad alto volume di batch di documenti – una tecnica utilizzata in molti archivi di comunicazioni con i clienti – e che ora può essere applicata ai moderni sistemi ECM.
Chiamiamo questi approcci rispettivamente “no-burst” e “full-burst” archiviazione e significa che i nostri clienti possono scambiare l’efficienza di archiviazione con la granularità della gestione dei record. Crawford Technologies sfrutta appieno questo approccio, il che significa che i contenuti migrati sono molto simili alla loro controparte nel sistema di origine, il che può ridurre l’archiviazione anche di 20 volte.
I servizi di e-Presentment sono componenti essenziali dei processi che consentono ai consumatori di accedere ai documenti tramite portali Web e dispositivi mobili. L’e-Presentment può includere la trasformazione dei documenti per convertire i documenti archiviati come AFP o PDF in HTML5 per la visualizzazione su dispositivi mobili o un browser Web. Il tagging accessibile è il processo di formattazione di un documento per lettori di schermo che supportano individui ciechi e ipovedenti. Ciò può essere fatto in tempo reale durante l’e-presentament. Altre operazioni eseguite durante l’e-presentament possono includere la redazione per i documenti che devono essere conformi a PCI-DSS e altri requisiti e standard normativi, nonché l’aggiunta di firme digitali per garantire ai consumatori l’autenticità dei documenti.
Dietro le quinte, molti archivi di comunicazioni ad alto volume si affidano ai servizi di e-presentment di Crawford Technologies per offrire tutte queste funzionalità. Tra queste c’è il “bursting”, grazie al quale i servizi di e-presentment trovano i singoli documenti contenuti in grandi lotti.
Ulteriori informazioni sulle soluzioni di archiviazione delle comunicazioni e di e-presentment di Crawford Technologies sono disponibili qui. La prossima settimana, nella Parte 3, esamineremo le best practice per una migrazione di archivio di successo.
Crawford Technologies è un pluripremiato fornitore globale di soluzioni software e servizi che aiutano le aziende a ottimizzare e migliorare la consegna, l'archiviazione e la presentazione sicura e accessibile delle comunicazioni con i clienti.
