Un rischio del flusso di lavoro del white paper: duplicati non rilevati

I documenti duplicati sono da tempo un problema per le operazioni di stampa e posta transazionale. Il costo per creare e inviare duplicati, insieme a problemi di pubbliche relazioni, problemi di percezione del cliente e attività di rimedio, rendono la produzione di posta identica un errore costoso. Man mano che le stampanti di documenti transazionali migrano verso ambienti white paper, stanno cambiando i flussi di lavoro tradizionali e rendendo più difficile scoprire duplicati indesiderati.

In passato, i centri di documentazione impiegavano metodi rudimentali per prevenire o rilevare la produzione di documenti duplicati. Potevano spostare o rinominare i file dopo averli elaborati, fare riferimento a un registro di lavoro o confrontare i conteggi delle macchine con i totali di controllo. Questi metodi avevano in parte successo nel ridurre il rischio di stampare un intero lavoro due volte. Tuttavia, si verificavano ancora degli errori, a causa della fiducia nella conformità procedurale da parte di esseri umani imperfetti.

Bilanciamento batch inefficace

Con la transizione dei mailer transazionali a un flusso di lavoro basato su carta bianca, alcuni di quei vecchi metodi di rilevamento dei duplicati non funzioneranno più. I produttori di documenti probabilmente sfrutteranno appieno le loro stampanti a getto d’inchiostro a colori e uniranno i documenti di diversi lavori separati prima di stamparli. Questa strategia aiuta a ottenere miglioramenti della produttività e produce maggiori sconti di preselezione postale, ma cancella anche l’utilità del bilanciamento dei lotti. I documenti di gestione domestica rendono anche più difficile individuare i duplicati.

I servizi di stampa possono trattenere temporaneamente le pagine per unirle o riordinarle, eventualmente combinandole con altri documenti prodotti in seguito. Questa è una manovra valida per aumentare la produttività creando lavori più grandi per stampanti e inseritori. Senza sistemi di rilevamento automatico dei duplicati, tuttavia, le operazioni di documentazione affrontano rischi maggiori di inviare documenti per posta un giorno e stamparli di nuovo per errore un giorno o due dopo.

Anche le tattiche di allocazione delle risorse possono dare origine a documenti doppi. La suddivisione dei lavori per elaborare porzioni contemporaneamente su più dispositivi può aiutare un’organizzazione a rispettare i propri accordi sul livello di servizio quando un pezzo di equipaggiamento si guasta. Tuttavia, la sovrapposizione accidentale di quei segmenti di lavoro è sempre una possibilità. La probabilità di scoprire pezzi di posta duplicati con controlli manuali è bassa quando le pagine vengono elaborate su macchine separate, possibilmente situate in posizioni geografiche diverse.

L’automazione è la risposta

Qualsiasi organizzazione che gestisca grandi volumi di documenti transazionali in un flusso di lavoro di white paper può proteggersi dai costi e dall’imbarazzo derivanti dalla produzione di documenti duplicati implementando un sistema di rilevamento automatico.

Un software come Crawford Technologies Pro Duplicate Checker elimina il rischio di un rilevamento di duplicati che fallisce a causa di un errore umano. Invece di basarsi sui totali dei lotti, un verificatore automatico di duplicati competente confronta le caratteristiche dei singoli documenti in tutta l’azienda. Il sistema avvisa il personale operativo quando scopre un documento duplicato, consentendogli di intervenire e di adottare misure correttive.

Pro Duplicate Checker può monitorare la produzione durante le fasi di composizione, stampa o spedizione del flusso di lavoro, riducendo al minimo gli errori e interrompendo l’ulteriore produzione di duplicati in qualsiasi momento del processo di produzione. Per video e maggiori dettagli su come questa soluzione economica può risolvere un problema persistente per i produttori di documenti transazionali, visita la pagina delle informazioni sul prodotto qui.