Gli archivi di gestione dei contenuti legacy potrebbero rappresentare un ostacolo per te e la tua attività. Probabilmente lo sai. Quello che potresti non sapere, tuttavia, è come risolvere il problema. Fortunatamente, c’è una soluzione. La chiamiamo STEP Migration Methodology.
Gli archivi di gestione dei contenuti legacy potrebbero rappresentare un ostacolo per te e la tua attività. Probabilmente lo sai. Quello che forse non sai è come risolvere il problema. Fortunatamente esiste una soluzione. La chiamiamo Metodologia di Migrazione STEP.
Questo processo consiste di 4 passaggi principali. Ognuno di questi è poi suddiviso in tre sezioni. Permetteteci di spiegare:
Per iniziare, devi definire l’ambito del tuo progetto di migrazione ECM complessivo. Idealmente, lo farai con un partner di fiducia, come CrawfordTech. L’obiettivo qui è costruire una solida base. Lo fai in tre fasi:
A) Valuta: esamina tutte le variabili. Documenta l’ambiente dell’utente finale. Identifica i tuoi stakeholder chiave. Fai il punto su tutte le applicazioni e i flussi di lavoro correnti. Determina tutti i tuoi sistemi e i punti di integrazione delle applicazioni aziendali; sia in uso che disponibili ma inutilizzati.
B) Identifica: concentrati sulle metriche chiave. Cerca eventuali debolezze o opportunità di miglioramento. Proponi una timeline e stabilisci chi dovrebbe far parte del team di progetto. Dichiara il risultato desiderato in modo da sapere esattamente a cosa stai lavorando.
C) Piano: abbozza la tua soluzione di progettazione di alto livello. Qui è dove pianificherai il tuo progetto e articolerai la dichiarazione di lavoro. Questi piani servono come pilota o prova di concetto che ti porta al passaggio 2.
Questo passaggio riguarda tutto l’assicurarsi che il piano funzioni. Come il passaggio uno, è suddiviso in tre sottosezioni.
A) Pilota: Qui abbiamo concluso il primo passaggio. Ora devi testare la tua proof of concept e convalidare le tue ipotesi.
B) Analizza: traccia tutto mentre esegui i test. Misura la tua accuratezza, verificabilità e output dei dati. Più informazioni ottieni qui, meglio puoi ottimizzare il tuo piano.
C) Adatta: applica ciò che hai imparato nei test per soddisfare gli obiettivi prefissati. Qui puoi modificare la tua dichiarazione di lavoro se necessario. Ciò include piani di progetto, milestone, ecc.
Sei a metà della metodologia! In questo terzo passaggio inizierai a fare progressi verso la trasformazione del tuo archivio digitale. Come avrai intuito, lo suddivideremo in tre attività.
A) Estrazione: devi preparare le informazioni. Ciò significa estrarre i metadati dai file sorgente e recuperare i file dei documenti dal tuo sistema sorgente.
B) Trasformazione: qui è dove normalizziamo i tuoi dati e trasformiamo i tipi di file dei documenti secondo necessità. Inoltre, ci assicuriamo che i tuoi metadati siano nel formato corretto per il tuo sistema di destinazione.
C) Audit: tieniti organizzato. Crea un registro di tutti i documenti recuperati dal sistema sorgente e dei metadati associati. Questi possono poi essere confrontati e verificati rispetto ai dati caricati nel nuovo sistema.
In questo passaggio finale, metterai insieme tutto per completare la migrazione della gestione dei contenuti. E solo per essere coerenti, lo farai in tre fasi.
A) Indice: applica i metadati estratti dal sistema di origine al sistema di destinazione.
B) Caricamento: spostare i documenti estratti, ed eventualmente trasformati, dal sistema di origine al sistema di destinazione.
C) Convalida: verifica/confronta le statistiche di carico con il registro di verifica creato nel passaggio 3.
E questo è tutto! Detto questo, sappiamo che tutto questo sembra un po’ tecnico. Fortunatamente, con il partner giusto, è più facile. Se vuoi vedere questa metodologia in azione, unisciti a noi per il nostro prossimo webinar : “Superare le sfide della migrazione di sistemi di contenuti legacy che contengono petabyte di dati”.
Esploreremo le sfide comuni che frenano gli sforzi di consolidamento dei contenuti aziendali. Inoltre, esamineremo questa metodologia e condivideremo alcune testimonianze di casi di studio dei clienti. Smetti di lasciare che il tuo sistema di contenuti obsoleto ti freni.
Puoi registrarti al nostro webinar che si terrà il 1° marzo 2023 alle 13:00 EST qui .
Crawford Technologies è un pluripremiato fornitore globale di soluzioni software e servizi che aiutano le aziende a ottimizzare e migliorare la consegna, l'archiviazione e la presentazione sicura e accessibile delle comunicazioni con i clienti.
