Vuoi elaborare più posta in meno tempo? Potresti non dover investire in attrezzature di inserimento posta più veloci. Se l’attrezzatura esistente funziona in modo soddisfacente, i responsabili delle operazioni documentali possono spremere guadagni di produttività dai macchinari esistenti concentrandosi su un semplice obiettivo: mantenere le attrezzature di inserimento in funzione più spesso.
Le strategie per aumentare il numero di minuti in cui un inseritore elabora la posta possono innescare cambiamenti in molte aree del flusso di lavoro, tra cui la disposizione del piano di produzione, la movimentazione dei materiali, lo smaltimento dei rifiuti e la progettazione dei documenti. Le migliori opportunità di miglioramento della produttività sono diverse in ogni organizzazione.
Ecco tre aree che sicuramente aumenteranno la produzione di posta in quasi tutte le operazioni di elaborazione dei documenti.
Riempi meno buste con meno pagine
Ogni volta che un’operazione di mailing può inserire due o più documenti precedentemente destinati a buste separate, guadagna in efficienza. Ridurre il numero di pagine che vanno in quelle buste creerà anche numeri di throughput più elevati. Una varietà di metodi può raggiungere questo risultato:
- Una strategia di householding potrebbe semplicemente unire tutte le pagine di più lavori e combinare quelle destinate allo stesso indirizzo. I reparti operativi di elaborazione dei documenti possono svolgere questo compito con un software di reingegnerizzazione dei documenti come Operations Express di Crawford Technologies. Questo software fascicola le pagine, le rinumera e aggiorna i codici a barre delle macchine postali e i file di controllo, il tutto senza l’ausilio di risorse informatiche. La riduzione del numero di pagine migliora l’efficienza dell’imbustamento, in quanto un minor numero di pagine viene alimentato, accumulato e piegato. La riduzione del numero di pagine crea un aumento della produttività nella fase di stampa e un risparmio sui costi di carta, inchiostro e manutenzione!
- Un uso più efficiente degli spazi bianchi, margini più stretti, la duplicazione e la trasformazione di testi generici in variabili basate sui dati possono ridurre il numero di pagine da elaborare. Con un numero inferiore di pagine, alcuni conti spediti come fogli o buste 6 x 9 a lavorazione lenta possono passare a linee di produzione per l’inserimento di lettere più rapide. I produttori di documenti transazionali utilizzano Operations Express per riformattare i documenti, ottenendo più dati in meno pagine.
- Negli USA, il servizio postale statunitense ha aumentato il limite di peso per le lettere di prima classe a 3,5 once. Ciò significa che Document Operations può inserire documenti precedentemente eseguiti come lavori separati, come avvisi annuali sulla privacy, con lavori regolari come bollette o estratti conto senza aumento dei costi postali. La capacità di inserimento viene recuperata quando i lavori autonomi vengono eliminati.
Realizza lavori più grandi
Alcuni dei maggiori fattori di riduzione della produttività persistenti nella fase di inserimento sono i periodi tra lavori pieni di faccende come lo scarico dei materiali, lo spostamento di cartoni, il recupero di materiale dal magazzino, l’impostazione della macchina, il bilanciamento e la registrazione. Le macchine spesso restano inattive per quindici o trenta minuti, da sei a otto volte per turno. I lavori più lunghi ridurranno il numero di inutili periodi di inattività al giorno.
- Scegli una busta comune per la spedizione per quante più applicazioni possibili. Alcuni negozi utilizzano buste a doppia finestra, altri collegano stampanti a getto d’inchiostro alle loro apparecchiature di inserimento per spruzzare indirizzi di ritorno e loghi variabili. Il software di reingegnerizzazione dei documenti può riposizionare o riformattare i blocchi di indirizzi per adattarli alle posizioni delle finestre delle buste standard, consentendo a Document Operations di unire piccoli lavori in unità di lavoro più efficienti.
- Ridurre gli inventari di inserti prestampati aggiungendo inserti basati sui dati alle pagine dei documenti transazionali. Questa strategia migliora la produttività eliminando le fermate per cambiare materiale negli alimentatori degli inserti.
Automatizzare!
I postini pensano alla tecnologia ADF (Automated Document Factory) in termini di integrità degli invii, che sicuramente garantisce. I sistemi ADF come PRO Production Manager di Crawford Technologies contribuiscono anche alla produttività. Ecco alcuni modi:
- Il bilanciamento automatico elimina la riconciliazione manuale alla fine dei lavori, riducendo i tempi di inattività tra un lavoro e l’altro.
- Le ristampe automatiche alimentate dal sistema ADF possono eliminare il dispendioso compito di esaminare le pagine dei documenti e di assemblare manualmente i pezzi di posta quando si verifica un inceppamento durante l’inserimento. Il sistema ADF registrerà i pezzi non finiti e ne programmerà la ristampa. Gli operatori dell’attrezzatura devono solo rimuovere il materiale danneggiato e continuare il lavoro. Questa strategia elimina anche le violazioni involontarie della privacy causate da errori di mancata corrispondenza manuale.
- I controlli di integrità dei pezzi di posta alla fine dell’inseritore fermano la macchina se manca un pezzo. L’ADF consente agli operatori di diagnosticare i problemi, come le doppie alimentazioni, nel momento in cui si verificano. Senza tale funzionalità, gli operatori o gli addetti al controllo qualità setacciano manualmente i vassoi della posta dopo aver terminato il lavoro, alla ricerca della busta che è stata riempita due volte.
Il software giusto può migliorare i flussi di lavoro inefficienti e generare gli stessi guadagni di produttività forniti da nuovi e costosi dispositivi di inserimento. Le modifiche ai documenti, ai materiali o ai flussi di lavoro sono modi semplici per essere efficienti e produrre più posta senza ridurre i profitti.
