Il caso della migrazione ECM

Mentre le organizzazioni continuano a ridefinire i requisiti interni e dei clienti per i sistemi di gestione dei contenuti aziendali, l’importanza della gestione e della distribuzione dei contenuti digitali ha guidato il processo decisionale e ha influenzato l’abbandono dei sistemi di gestione dei contenuti tradizionali.

È una realtà accettata che dare ai clienti la possibilità di scegliere tra la ricezione di comunicazioni in formato cartaceo e/o elettronico sia essenziale per un’esperienza positiva del cliente. I moderni sistemi ECM semplificano l’archiviazione di archivi digitali di dati stampati per scopi interni, ma dipendono in qualche modo dal formato in cui è archiviato il contenuto.

Tuttavia, con l’emergere di nuovi canali di comunicazione, cresce anche la necessità di soddisfare le preferenze dei clienti. Oggi, la base fondamentale per garantire un’esperienza cliente eccellente è comunicare con i clienti quando, dove e come vogliono. I clienti possono desiderare di essere contattati da te utilizzando una versione elettronica del documento stampato, accessibile tramite browser o dispositivo portatile, e-mail o testo.

Gli attuali sistemi di contenuti, archivi e metodologie di comunicazione con i clienti potrebbero non essere adatti alla risposta immediata richiesta e alla natura mutevole dei formati richiesti.

Inoltre, i sistemi di archiviazione dei clienti tradizionali, alcuni costruiti su piattaforme vecchie di oltre 20 anni, sono costosi da mantenere, richiedono conoscenze specialistiche per essere amministrati e sono poco flessibili nell’approccio all’accesso e alla consegna all’esterno.

In molti casi, non c’è una chiara scelta di azione perché la creazione e l’output dei documenti sono spesso vincolati a sistemi legacy di composizione di linee di business e di stampa che potrebbero non avere la capacità di produrre informazioni in formati diversi da quelli specifici per le stampanti. Questi linguaggi di definizione delle stampanti (PDL) fanno un ottimo lavoro di rendering delle informazioni da utilizzare per la stampa e la posta, ma non offrono la flessibilità necessaria per produrre formati pronti per la distribuzione elettronica.

Per complicare ulteriormente la questione, i clienti di oggi vorranno accedere alle informazioni e ai documenti storici con lo stesso metodo che utilizzano per accedere alle informazioni attuali. Se un consumatore vuole gli estratti conto di due anni fa o tutte le conferme di negoziazione storiche di una particolare azione acquistata nell’arco di cinque o sei anni, come potrà soddisfare la richiesta di fornire tali informazioni in un formato adatto al consumo su un dispositivo mobile o un tablet se le informazioni sono archiviate in un sistema ECM come file PDL legacy? Questo aspetto deve essere preso in considerazione.

Per questo motivo, molte organizzazioni stanno valutando la possibilità di migrare da sistemi ECM tradizionali a piattaforme di servizi di contenuto più moderne per raggiungere diversi obiettivi: ottenere flessibilità nell’archiviazione, nella presentazione e nella distribuzione in base alle preferenze dei clienti, nonché migliorare l’efficienza, ottenere risparmi sui costi operativi e ridurre le spese amministrative.

Sebbene la migrazione dei sistemi di contenuti verso metodi più recenti prometta risultati su più fronti, si tratta di un progetto che non deve essere intrapreso alla leggera. Come per ogni progetto importante, sono assolutamente necessarie analisi, pianificazione e preparazione ma, poiché i sistemi di contenuti legacy possono contenere documenti e dati in più formati, i cui dettagli sono probabilmente cambiati nel corso del tempo, è necessario avere competenze ed esperienze di successo nella gestione di iniziative di estrazione e migrazione.