Sei conforme? Davvero? Potrebbe esserci una lacuna nel tuo processo

Questa è una domanda che si pongono i gruppi di governance in tutto il mondo e la realtà è che molte organizzazioni presentano ancora lacune nella protezione dei propri dati e documenti una volta che hanno abbandonato il controllo dei sistemi e dei processi gestiti dall’IT.

I vantaggi economici e di processo aziendale dell’outsourcing delle funzioni di stampa e posta sono molteplici, ma: è sicuro? È conforme? Le informazioni personali private (PPI) e le informazioni sanitarie protette (PHI) sono adeguatamente protette per conformarsi alle varie normative?

La tua organizzazione è sempre in completa conformità con normative quali PCI, HIPAA e GDPR? In quanto custode dei dati e parte responsabile, potresti non avere il controllo dei metodi di comunicazione durante la trasmissione e il trasferimento al print service bureau. E una volta ricevute dalla società di servizi, non hai più il controllo della gestione e della protezione fornite alle informazioni.

Ai “vecchi tempi”, prima delle onnipresenti connessioni Internet ad alta velocità, per molti versi i dati erano più sicuri di oggi. Se qualcuno ricorda il nastro magnetico, i file stampati venivano effettivamente distribuiti e trasportati come supporti fisici. Tali supporti fisici potevano essere chiusi a chiave in contenitori sicuri e aperti solo da quegli individui che avevano una valida ragione aziendale per utilizzare i dati e che ne avevano anche la chiave.

Sebbene vi siano poche situazioni, se non nessuna, che farebbero desiderare di tornare ai vecchi metodi. Sebbene i metodi moderni siano migliori dal punto di vista del processo, della velocità e dell’efficienza, la sicurezza dei dati deve essere presa in considerazione e deve essere impiegato un nuovo metodo più aggiornato per proteggere i dati.

PRO Lockdown semplifica la gestione della sicurezza dei documenti, non solo a livello di file, ma anche di ogni singola pagina. Quando è necessario visualizzare, modificare o elaborare il file, si accede o si sbloccano solo le pagine pertinenti, in modo che il file possa essere elaborato rapidamente.

Inoltre, PRO Lockdown:

• Crittografa i file per l’archiviazione e/o il trasferimento
• Ogni pagina di output viene crittografata e decrittografata indipendentemente dalle altre pagine, consentendo di ottimizzare e proteggere passaggi come le ristampe.
• Protegge i dati sensibili dalla visualizzazione da parte di chiunque non abbia una password
• Protegge i dati dalla creazione di documenti attraverso l’elaborazione della produzione
• Soddisfa i requisiti stabiliti da normative quali PCI, HIPAA e GDPR