Promesse infrante, promesse mantenute

Per anni, la promessa dei sistemi Enterprise Content Management (ECM) era che i contenuti aziendali di qualsiasi tipo potessero essere archiviati in un repository monolitico e sarebbero stati disponibili a qualsiasi parte autorizzata con le giuste credenziali. Per una serie di ragioni, questo ideale non è mai stato raggiunto.

I sistemi ECM progettati e realizzati nel secolo scorso non sono adatti a memorizzare i contenuti di oggi. Alcuni sistemi sono stati progettati per contenuti creati tramite scansione di documenti cartacei, alcuni sono stati progettati principalmente per la collaborazione, mentre altri sono stati progettati per flussi di lavoro incentrati sui documenti e gestione dei casi. Altri, come gli originali Integrated Document Archive and Retrieval Systems (IDARS), sono stati progettati per miliardi di report, fatture, bollette e rendiconti generati dal computer.

I tipi di documenti e oggetti e gli scopi per cui sono stati creati sono semplicemente troppo diversi per essere archiviati e gestiti in un singolo sistema consolidato. Quindi, la promessa a lungo ricercata non è mai stata realizzata. Nella maggior parte delle aziende, ci sono più silos scollegati contenenti miliardi di oggetti con informazioni relative a fornitori, partner commerciali, clienti, modelli di acquisto, ecc. Consolidare tutte queste informazioni, in un unico posto, per un accesso comune è la promessa infranta dell’ECM del passato.

Questo era l’ECM del passato! Infatti, Gartner ha annunciato la morte dell’ECM. In realtà, il resoconto della sua morte è un’esagerazione. Non è morto, è cambiato. Più correttamente denominato Content Services, il nuovo metodo non consiste nell’intraprendere il compito un po’ ingrato di cercare di mettere tutti i contenuti vari in un unico posto.

Un’opzione migliore potrebbe essere quella di lasciare i documenti e gli oggetti dove risiedono attualmente e federare l’accesso alle informazioni tramite l’uso di un’interfaccia utente comune e/o accesso diretto alle applicazioni aziendali tramite le più recenti integrazioni di microservizi. Nuove tecnologie, servizi Web e l’adozione accelerata di servizi cloud rendono ciò possibile.

Ogni conversazione sui contenuti deve includere la conversazione sul cloud. La necessità delle aziende di accelerare lo spostamento delle applicazioni aziendali e i processi associati sta spingendo le aziende verso il cloud. Avere una quantità significativa di contenuti archiviati in più applicazioni on-premise può rendere più difficile distribuire una nuova applicazione ECM. Tuttavia, una maggiore integrazione e la capacità di offrire opzioni sia cloud che on-premise stanno rendendo più facile la migrazione da un repository di contenuti esistente e, in molti casi, l’integrazione con essi.

ECM potrebbe non essere morto, ma la gestione e la distribuzione dei contenuti devono essere concepite in modo diverso. L’esplosione dei dispositivi mobili ha alimentato la trasformazione digitale, ma ha anche messo sotto pressione le aziende affinché vadano oltre la tradizionale gestione dei contenuti. Con l’arrivo di sempre più dispositivi online, display in negozi, uffici e automobili, le aziende devono pensare al di fuori della tradizionale esperienza del cliente basata su browser. Con un numero sempre maggiore di clienti che utilizzano telefoni cellulari e tablet anziché laptop, avere un sito mobile-responsive è una parte imprescindibile dell’equazione che si applica alla visualizzazione di bollette, fatture e rendiconti, nonché al sito web stesso.

Inoltre, le aziende non solo devono aumentare le loro capacità di distribuire contenuti su qualsiasi dispositivo, ma devono anche rendere i contenuti accessibili e reattivi dalle applicazioni mobili. Rendere positiva l’esperienza complessiva del cliente è una strategia fondamentale incentrata sul cliente. Nel nuovo mondo digitale, si tratta di semplificare l’esperienza digitale per il cliente, mantenendo infine la promessa del contenuto giusto, al momento giusto, nel formato giusto.

Per saperne di più, leggi il nostro white paper: Content Services e la fine dell’ECM.