Uno dei più grandi grattacapi sperimentati dalle stampanti oggi è la gestione del crescente numero di piccoli lavori. Le aziende che hanno investito in apparecchiature e software ottimizzati per la produzione ad alto volume stanno vedendo le loro operazioni diventare meno efficienti mentre cercano di destreggiarsi tra le caratteristiche di elaborazione di più lavori che si sono ridotti in volume.
Il cambio di lavoro è sempre stato un killer della produttività nelle operazioni documentali. A seconda della varietà di applicazioni e dei processi che le organizzazioni utilizzano per controllare, tracciare e organizzare il loro lavoro, i gap intra-lavoro possono facilmente estendersi fino a 30 minuti. Non è poi così male se si verifica solo una o due volte a turno, ma cosa dovrebbero fare i responsabili della produzione quando hanno otto o dieci cambi al giorno? Come gestiranno la produttività in picchiata? Come giustificheranno gli investimenti in nuovo hardware, software o formazione quando la produzione giornaliera media di quest’anno è inferiore a quella dell’anno precedente?
Non esiste una risposta semplice. Ogni officina ha attrezzature diverse, un mix unico di lavori, sfide di programmazione, picchi e valli di volume e decine di altre variabili. Una soluzione che funziona per un’organizzazione potrebbe non essere adatta per un’altra.
Possiamo tuttavia suggerire una strategia che allevierà la fatica di dover gestire tutti quei piccoli lavori che richiedono quasi lo stesso tempo di configurazione che di esecuzione.
Trasformare molti piccoli lavori in un minor numero di grandi lavori sembra una risposta logica al problema. Sfortunatamente, non è un compito facile. Le macchine per l’inserimento della posta possono supportare solo una busta in uscita alla volta. Unire documenti da lavori diversi significa che le operazioni devono spedire tutti i documenti utilizzando la stessa busta esterna.
Per i negozi che gestiscono un’ampia varietà di applicazioni, tipiche dei fornitori di servizi di stampa/posta, è probabile che i documenti che vogliono combinare siano stati originariamente progettati per buste uniche. I blocchi di indirizzi sono stati posizionati in modo da allinearsi con posizioni specifiche delle finestre delle buste. Anche le specifiche di piegatura possono variare da un lavoro all’altro.
Molti documenti sono stati progettati per buste a finestra singola con loghi aziendali prestampati e indirizzi del mittente. Mescolare documenti in un unico lavoro richiede modifiche per tenere conto delle variazioni nelle informazioni del mittente. Anche garantire che gli indirizzi dei destinatari appaiano nella finestra in base alle normative postali è una sfida quando i documenti sono stati originariamente progettati per posizioni di finestre personalizzate.
I problemi sono evidenti. Semplicemente stampare grandi lotti di documenti diversi, anche in un ambiente di stampa a getto d’inchiostro a colori su carta bianca, non funzionerà senza cambiare i documenti, le buste o entrambi.
I fornitori di servizi di stampa/posta, così come i servizi condivisi interni, le operazioni raramente hanno accesso ai programmi sorgente utilizzati per comporre i documenti. Non possono modificare il formato dei documenti ricevuti dai loro clienti.
Il software di reingegnerizzazione dei documenti è di solito il modo migliore, e spesso l’unico, in cui i manager possono combinare con successo piccoli lavori e riportare le loro attività ai livelli di produttività precedenti. Soluzioni come Operations Express di Crawford Technologies lavorano con i file delle immagini di stampa, consentendo al personale autorizzato di modificare i documenti in base a un layout e a specifiche di piegatura comuni. Solo a questo punto le operazioni possono unire i documenti di più lavori e inserirli in un unico progetto di busta in uscita, riducendo i cambi di lavoro e aumentando l’efficienza.
Gli analisti del settore segnalano che la gestione di grandi volumi di piccoli lavori è la sfida numero uno per le operazioni documentali. Senza usare strumenti per modificare i documenti per un’elaborazione più efficiente, questo problema non potrà che peggiorare. I negozi che in precedenza utilizzavano software di reingegnerizzazione dei documenti per attività semplici come l’aggiunta di codici a barre stanno iniziando a utilizzare i loro sistemi per una riprogettazione dei documenti più estesa. Queste modifiche consentono loro di continuare a servire i propri clienti e produrre comunicazioni inviate per posta a prezzi ragionevoli di fronte alla riduzione dei volumi di stampa e posta.
Crawford Technologies è un pluripremiato fornitore globale di soluzioni software e servizi che aiutano le aziende a ottimizzare e migliorare la consegna, l'archiviazione e la presentazione sicura e accessibile delle comunicazioni con i clienti.
