Quando il concetto di Automated Document Factory (ADF) fu introdotto per la prima volta, le aziende operavano in ambienti di comunicazione molto più semplici. La terminologia non era in uso all’epoca, ma la maggior parte delle organizzazioni erano ciò che oggi classificheremmo come “single channel”. Negli anni ’90 le aziende stampavano e spedivano quasi tutti i loro documenti transazionali, utilizzando gli ADF per garantirne l’accuratezza.
Quando il concetto di Automated Document Factory (ADF) fu introdotto per la prima volta, le aziende operavano in ambienti di comunicazione molto più semplici. La terminologia non era in uso all’epoca, ma la maggior parte delle organizzazioni erano ciò che oggi classificheremmo come “single channel”. Negli anni ’90 le aziende stampavano e spedivano quasi tutti i loro documenti transazionali, utilizzando gli ADF per garantirne l’accuratezza.
La gestione dei documenti stampati continua a essere una parte importante di ciò che la tecnologia ADF gestisce. Nella maggior parte delle organizzazioni, il 70% – 80% dei clienti riceve ancora fatture, estratti conto e avvisi cartacei. Ma come tutti sappiamo, il panorama delle comunicazioni con i clienti si è trasformato dai tempi dell’esclusività della carta. Le organizzazioni ora distribuiscono documenti transazionali attraverso diversi canali e in vari formati, quindi i centri documenti devono controllare tutte queste variabili multicanale.
I centri di documentazione avevano bisogno di soluzioni ADF per garantire integrità, accuratezza e produttività ai vecchi tempi del “canale singolo”. Vent’anni dopo, ne hanno ancora più bisogno. L’implementazione di controlli di integrità ADF è ora una best practice che si applica a quasi tutte le operazioni sui documenti.
Fortunatamente, la tecnologia ADF si è evoluta insieme alla complessità e alle sfide delle moderne comunicazioni aziendali. Le soluzioni ADF contemporanee tracciano i documenti attraverso più canali di distribuzione e gestiscono le preferenze dei clienti . Si interfacciano con meccanismi di tracciamento sia nel mondo digitale che in quello fisico e consentono alle organizzazioni di trarre vantaggio da programmi di risparmio sui costi come flussi di lavoro di gestione domestica, transpromo e white paper. Le Automated Document Factories fanno tutto questo continuando a tracciare e registrare lo stato di ogni pagina fisica e immagine digitale utilizzata nella produzione e distribuzione delle comunicazioni ai clienti.
La maggior parte degli esperti concorda che l’integrità dei documenti e le capacità di tracciamento stanno diventando requisiti di base per i fornitori di servizi. Le organizzazioni che affidano le comunicazioni dei propri clienti a un’entità esterna si aspettano che i propri fornitori offrano il 100% di integrità. Desiderano inoltre visibilità sulle operazioni e desiderano ricevere informazioni sullo stato in tempo reale sui singoli documenti quando ne fanno richiesta.
L’integrità automatizzata delle lettere dell’ADF originale per i centri documenti, un enorme miglioramento rispetto ai metodi manuali. Gli errori comuni che l’ADF rilevava o preveniva, tuttavia, erano relativamente semplici, come buste doppie, pagine mancanti e duplicati. Le sfide odierne sono più complesse.
Crawford Technologies ha pubblicato una serie di nuovi white paper sull’applicazione delle funzionalità di Automated Document Factory negli attuali ambienti multicanale e integrati. Per saperne di più sull’impatto dei moderni ADF, dai un’occhiata ai recenti white paper.
Crawford Technologies è un pluripremiato fornitore globale di soluzioni software e servizi che aiutano le aziende a ottimizzare e migliorare la consegna, l'archiviazione e la presentazione sicura e accessibile delle comunicazioni con i clienti.
