Perché esternalizzare formati di documenti alternativi?

L’outsourcing dei processi aziendali è sotto i riflettori da molti anni. Le aziende e le organizzazioni cercano di esternalizzare per risparmiare sui costi, aumentare la competitività, concentrarsi sulle proprie competenze principali e assicurarsi di fornire i migliori servizi per un’area aziendale non centrale. Se ci fosse un candidato all’esternalizzazione, l’accessibilità dei documenti in formato alternativo sarebbe una delle aree più importanti da prendere in considerazione. Con l’emanazione di regolamenti e norme che richiedono l’accessibilità dei documenti per ridurre la discriminazione, la necessità di fornire queste soluzioni è giustificabile. Tuttavia, il costo di mantenimento di questi servizi può essere oneroso, soprattutto se paragonato ai volumi e al numero di richieste.

Esaminiamo i motivi per cui ha senso esternalizzare i documenti accessibili:

• Solo una piccola percentuale di tutti i documenti creati per la stampa viene convertita in formati alternativi: meno del 4% viene solitamente convertito in Braille, caratteri grandi ed eText o audio su supporto.
• Diventano costose risorse di manodopera dedicate che conoscano gli standard per trascrivere, controllare la qualità e produrre formati Braille , caratteri grandi, eText, audio o altri.
• Le attrezzature altamente specializzate per la produzione di formati alternativi sono costose.
• Esistono standard in corso e in continua evoluzione per formati alternativi, sia negli standard di formato che nelle linee guida.
• La trascrizione manuale senza automazione è semplicemente costosa.
• L’outsourcing garantisce il rapido rispetto della conformità normativa.

Non esiste una soluzione unica per automatizzare, trascrivere e produrre formati elettronici o fisici.

Per coloro che desiderano esternalizzare i propri documenti di transazioni ad alto volume, ecco alcuni aspetti fondamentali da considerare:

1. Cercate un partner che disponga di controlli di sicurezza e privacy sotto forma di certificazioni.

• • Certificazione SOC2 – SAS 70
  • Certificazione PCI
  • Conformità HIPAA

2. Cerca un partner che abbia una soluzione per rendere accessibile la carta o che abbia una soluzione per produrre soluzioni di trascrizione automatizzata ad alto volume e alta velocità. I risultati dell’outsourcing di formati alternativi:

• • Rapida capacità di soddisfare la conformità
  • Costi ridotti
  • Nessuna spesa aggiuntiva di capitale o manodopera
  • Accesso immediato a un team di professionisti dell’accessibilità qualificati ed esperti

3. Cercate un partner che disponga di strumenti di automazione per creare formati alternativi sia elettronici che fisici.
4. Cercate un partner coinvolto nello sviluppo di formati e standard alternativi che vi fornisca la leadership intellettuale e le soluzioni di cui avrete bisogno per garantire soluzioni a prova di futuro o per migliorarle costantemente, in modo da ottenere risparmi sui costi.