Mentre la pandemia alterava la nostra vita quotidiana, le organizzazioni si sono affrettate a implementare iniziative di trasformazione digitale per facilitare le politiche e le procedure di lavoro da casa (WFH) al fine di ridurre al minimo le interruzioni aziendali e garantire la sicurezza dei propri dipendenti. Ma nella fretta di implementare iniziative digitali, sono stati trascurati i processi critici basati su carta? Come è stato gestito il volume di corrispondenza ad hoc o in piccoli lotti che doveva ancora essere spedita fisicamente?
Nella maggior parte dei casi, i datori di lavoro hanno fornito ai propri dipendenti WFH la tecnologia e i materiali necessari per generare, stampare e spedire la corrispondenza. Sebbene ciò abbia risolto l’esigenza immediata, ha portato alla luce una serie di problemi relativi alla corrispondenza ad hoc/in piccoli lotti. I dipendenti hanno dovuto affrontare le seccature e la perdita di produttività nell’elaborazione di questa corrispondenza, i datori di lavoro hanno visto costi aggiuntivi per la fornitura e il rimborso dei propri dipendenti remoti e, probabilmente, il problema più preoccupante: un aumento del rischio di violazione della sicurezza e della conformità. Ciò è più evidente in base a uno studio recente:
Con sempre più aziende che ritardano le date di rientro in ufficio o pianificano di spostare la propria forza lavoro in posizioni da remoto permanenti, non solo il WFH è qui per restare, ma anche la stampa. Secondo lo stesso studio, il 73% dei decisori IT prevede un aumento della stampa domestica. Quindi, proprio come era fondamentale mettere in atto iniziative digitali, ora è il momento di esaminare una soluzione di posta ibrida che elimini le seccature, riduca i costi e garantisca la conformità per la corrispondenza cartacea.
Una soluzione di posta ibrida consente di generare corrispondenza ad hoc/in piccoli lotti da desktop remoti e di “stamparla” digitalmente su una “stampante” virtuale che sfrutta quindi strutture e processi di stampa di produzione centralizzati per automatizzare la stampa e l’evasione tramite posta cartacea o consegna elettronica. Consente ai dipendenti remoti/WFH di generare semplicemente la corrispondenza mentre un’operazione di stampa e posta di produzione esegue il lavoro pesante per stamparla, inserirla e consegnarla.
I tuoi dipendenti noteranno guadagni immediati senza il fastidio di dover generare e consegnare corrispondenza all’ufficio postale. Devono semplicemente inviare i documenti necessari da qualsiasi luogo alla “stampante virtuale” e il gioco è fatto! Niente più stampe, inserimenti manuali o perdita di produttività guidando il viaggio di andata e ritorno all’ufficio postale. È davvero il “pulsante facile” per i tuoi dipendenti.
Non solo è possibile impostare la soluzione giusta per garantire che la corrispondenza sia conforme al marchio, ma è anche possibile impostare delle regole per garantire che vengano aggiunti tutti gli allegati o gli inserti richiesti, specificate le date di rilascio, archiviati i documenti e ottenute tutte le autorizzazioni richieste prima che i documenti vengano inviati alla produzione. Lo stato di ogni singolo documento viene tracciato in modo sicuro durante l’intero processo di produzione, fornendo la prova dell’invio per scopi di verifica.
Una soluzione di posta ibrida eliminerà i costi nascosti tipicamente associati alla stampa e all’invio individuali di corrispondenza ad hoc: stampanti desktop/MFP, materiali di consumo, moduli, spese postali e tempo. Sfruttare una struttura di produzione centralizzata garantirà una maggiore efficienza di elaborazione, massimizzerà gli sconti postali e ridurrà al minimo i costi di audit di conformità.
Se sei pronto a provare il “pulsante facile” per la corrispondenza ad hoc o in piccoli lotti, Crawford Technologies ha recentemente introdotto la sua soluzione di posta ibrida, Smart MailHub. Smart MailHub consente ai dipendenti remoti e al personale WFH di inviare in modo sicuro i documenti da stampare e spedire nella tipografia di produzione. È la soluzione ideale per aiutare le aziende a ottenere visibilità e controllo sulla corrispondenza aziendale ad hoc e in piccoli lotti. Scopri Smart MailHub e chiamaci per una dimostrazione.
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