Questo è il settimo e ultimo post della nostra serie di blog sul Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione europea, entrato pienamente in vigore il 25 maggio di quest’anno (2018).
In questa serie abbiamo esaminato cosa significano queste nuove normative per le aziende che raccolgono, archiviano e utilizzano dati personali. E, cosa più importante, cosa si può fare per evitare la non conformità, che ai sensi del GDPR può comportare sanzioni severe fino a 20 milioni di euro (circa 23.000.000 di dollari USA) o il 4% del fatturato mondiale, a seconda di quale sia più alto.
Sebbene siamo giunti alla conclusione che gran parte del contenuto del GDPR non è una novità, notiamo che, nel complesso, i nuovi regolamenti segnano un netto allontanamento dalla natura implicita della precedente legislazione sulla protezione dei dati con le sue “best practice”, verso un insieme esplicito di requisiti legali a cui le aziende devono attenersi.
Nella serie finora abbiamo esaminato cosa costituisce “dati personali”, come in base alle nuove normative il trattamento di questi dati debba essere “legale” e “trasparente” e come la cattura delle preferenze del cliente e delle informazioni sul consenso sia fondamentale per questo. Abbiamo esaminato la gestione dei record a grana fine e grossolana e come le organizzazioni debbano garantire che i sistemi di archiviazione e gestione dei contenuti aziendali, in cui sono archiviati i dati personali, siano conformi e in grado di supportare i nuovi diritti che gli individui hanno in base al GDPR e cosa fare se non lo sono. Più di recente abbiamo esaminato i modi per garantire che i dati personali del cliente siano mantenuti al sicuro all’interno di questi sistemi quando i documenti devono essere accessibili da stakeholder interni tramite l’uso della crittografia a livello di pagina. Questa volta esaminiamo altri modi in cui le aziende possono mantenere i dati dei propri clienti protetti e sicuri, in particolare quando i documenti dei clienti sono in transito.
Tutte le aziende e le organizzazioni hanno bisogno di inviare e scambiare documenti con i clienti di tanto in tanto, ma ciò comporta il rischio di divulgazione involontaria di informazioni riservate. Le comunicazioni devono poter fluire senza ostacoli per abilitare vari processi aziendali e sono disponibili numerose soluzioni per mitigare questi rischi.
Ad esempio, non tutti i destinatari di un documento devono conoscere o visualizzare le informazioni sensibili o riservate in esso contenute, e la redazione dei dati personali in questo caso può fornire una soluzione appropriata. Storicamente, con i documenti stampati, la redazione significava semplicemente apporre un segno nero o una casella sui dati personali per nasconderli all’osservatore. Oggi, con le comunicazioni digitali, un sofisticato software di redazione consente di rimuovere completamente il testo sensibile dal documento o di codificarlo per ottenere lo stesso risultato.
In alternativa, se è necessario inviare un documento completo, un PDF firmato, in cui viene creato un PDF e un hash del suo contenuto inserito in una firma digitale, farà sì che venga emesso un avviso se il PDF viene manomesso o modificato da qualcuno prima che venga aperto dal destinatario previsto, avvisando così le parti di una potenziale violazione della sicurezza su cui si può quindi intervenire tempestivamente per garantire la protezione dei dati del cliente.
In base al nuovo Regolamento generale sulla protezione dei dati, le organizzazioni hanno la chiara responsabilità di garantire l’adozione di misure di sicurezza adeguate per proteggere i dati personali in loro possesso, siano essi archiviati o in transito, e vi è una chiara responsabilità in merito alle misure adottate e al modo in cui sono stati valutati e gestiti i rischi per la sicurezza associati.
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