Di David Day
Ogni giorno decine di migliaia di importanti documenti dei clienti passano per la mia tipografia e, in qualità di production print manager, ho bisogno di sapere cosa viene stampato in ogni file. Ancora più importante, devo essere in grado di garantire che ciò che viene stampato rifletta l’aspetto che la nostra azienda e l’utente finale si aspettano. Con così tanti file di stampa e formati di stampa diversi che passano per il nostro ambiente di produzione, può essere difficile garantire che ciò che è stato inviato alla stampante corrisponda a come appare sulla carta.
Ancora più frustrante è quando hai un file che non riesci a vedere perché non c’è modo di visualizzarlo prima di inviarlo alla stampante. È peggio quando devi controllare la qualità del file in quelle occasioni in cui qualcosa va storto durante il processo di stampa.
Non riuscire a vedere il file di stampa potrebbe sembrare un piccolo problema. La maggior parte delle persone mi chiede: “Non c’è un software che puoi usare per visualizzarlo?” Il problema non è se c’è un software; la domanda è se i prodotti che ho visualizzeranno quel particolare tipo di file e se lo visualizzeranno esattamente come verrà stampato sulle nostre stampanti. Se non ho il software giusto a portata di mano, allora devo scoprire se abbiamo una licenza per il prodotto giusto nel reparto di produzione. Tutto ciò equivale a tempo aggiunto e a una riduzione della mia capacità di eseguire i volumi di stampa in coda per il giorno.
Questa situazione è particolarmente vera quando ricevo chiamate dal mio Operations Manager. In genere, il nostro Operations Manager sta cercando un file di stampa specifico da ristampare perché ha ricevuto una chiamata dal servizio clienti. Ogni volta che un Customer Service Representative (CSR) riceve una chiamata da un cliente che dice di non aver ricevuto il suo estratto conto, alla fine torna al reparto di produzione dove dobbiamo cercare il batch di stampa e avviare una ristampa. Se tutto fosse semplice come i file PDF, potresti facilmente aprirli, selezionare le pagine che desideri e stamparle, il che non accade con AFP, Xerox Metacode e altri tipi di file di stampa High Volume Transactional Output.
Un’altra situazione che si verifica di volta in volta è la necessità di correggere un lavoro nuovo o modificato. Per farlo oggi dobbiamo pianificare il giro di prova o i lavori di produzione, caricare la stampante con la carta corretta, stampare il lavoro e poi rispedirlo alla persona che gestisce il lavoro. Questa esamina l’output stampato, apporta ulteriori modifiche e poi ricominciamo l’intero processo. Questo ciclo di modifica/revisione, che aggiunge periodi significativi di tempo trascorso a causa della necessità di spedire l’output stampato avanti e indietro, è inefficiente. Gran parte del tempo sprecato durante le fasi di sviluppo e test di un’applicazione di stampa transazionale è causato dall’impossibilità di vedere una rappresentazione accurata di come apparirà un file di stampa quando verrà inviato alla stampante.
Questa situazione può essere complicata per gli operatori di stampa e per me come manager. In alcuni casi ci sono processi coinvolti nella creazione del documento che il sistema di composizione originale non riesce a compensare, il che può quindi produrre risultati inaspettati nell’output stampato. Il risultato finale è un team di utenti interni insoddisfatti o un ciclo esteso di output stampato fisicamente che viene esaminato dal team prima che il nuovo o modificato lavoro di stampa entri in produzione. Sono cose come queste che mi impedivano di raggiungere i miei obiettivi di produttività!
Le sfide quotidiane della gestione dei file di stampa delle transazioni e i metodi sviluppati dal mio team per rispondere a queste non erano ideali, ma hanno funzionato. Poi abbiamo inserito un nuovo software che ha cambiato i nostri processi e ci ha permesso di vedere una riduzione della necessità di stampare effettivamente questi file per correggerli.
PRO Viewer di Crawford Technologies ci ha permesso di vedere tutti i nostri file di stampa nel formato nativo, direttamente sul luogo di produzione. Abbiamo anche acquistato PRO Viewer per il nostro team di sviluppo per velocizzare il loro lavoro.
Il vantaggio è stato quello di poter verificare la presenza di problemi nei file di stampa prima di eseguire il lavoro, sapendo che PRO Viewer produce una fedeltà eccellente. Oltre a poter visualizzare i file di stampa prima di iniziare un lavoro, è ora possibile tornare indietro in un lavoro eseguito in precedenza e cercare un record specifico, per poi stamparlo al volo su una macchina di ristampa separata per supportare i CSR.
Anche il processo di configurazione e di controllo della qualità per i lavori dei clienti nuovi e modificati è stato semplificato. Ora, invece di eseguire il file non appena arriva nell’ambiente di produzione, possiamo prima visualizzare il file e segnalare le aree problematiche. I problemi e il file possono tornare al team di progettazione e composizione per correggere i problemi ed essere inviati nuovamente al nostro reparto per una nuova revisione. Abbiamo anche installato PRO Viewer presso i designer e gli specialisti della composizione in modo che possano rivedere i file prima di inviarli per la stampa.
Ora è più veloce per noi ottenere nuove applicazioni e modifiche alle applicazioni esistenti in produzione, e si traduce anche in una significativa riduzione di materiali di consumo e spreco di carta, pur essendo in grado di soddisfare o superare le aspettative dei nostri clienti. Quando puoi vedere cosa stai stampando prima di inviarlo al motore di stampa di produzione, l’intero processo di gestione del flusso di lavoro diventa più semplice ed efficiente.
Questa storia ti suona familiare? PRO Viewer è stato sviluppato da CrawfordTech in risposta ai suggerimenti dei clienti proprio come questo. Il risultato è un nuovo prodotto che si aggiunge alle nostre soluzioni leader del settore per la gestione degli output aziendali.
Per saperne di più, visita la nostra pagina informativa sul PRO Viewer.
Crawford Technologies è un pluripremiato fornitore globale di soluzioni software e servizi che aiutano le aziende a ottimizzare e migliorare la consegna, l'archiviazione e la presentazione sicura e accessibile delle comunicazioni con i clienti.
