Questo è il quarto post della nostra serie di blog sui Regolamenti generali sulla protezione dei dati dell’Unione Europea, entrati pienamente in vigore il 25 maggio 2018. L’ultima volta abbiamo esaminato brevemente la granularità della gestione dei record richiesta per soddisfare normative come il GDPR.
Questa volta consideriamo tecniche per ottenere una gestione dei record a grana fine con le comunicazioni con i clienti. In particolare, consideriamo come ottenere ciò con sistemi di gestione dei record sia a grana grossa che a grana fine.
Nell’ultimo post abbiamo discusso le tecniche utilizzate dalle organizzazioni per archiviare le comunicazioni in uscita dei clienti. Dichiarazioni, lettere e documenti di policy sono solitamente generati da sistemi batch o sul mainframe, o da applicazioni aziendali o dai cosiddetti strumenti di composizione dei documenti. Ciò che tutti questi sistemi hanno in comune è che consumano dati e suddividono i documenti adatti alla stampa con stampanti di fascia alta. Le tirature di stampa spesso includono centinaia di migliaia di documenti.
Uno dei modi in cui le aziende ottimizzano questi file di stampa è quello di archiviare risorse come font, immagini e sovrapposizioni solo una volta per l’intero batch. L’archiviazione di risorse per ogni singolo documento può aumentare la dimensione del batch di un fattore 20, il che rallenta l’elaborazione in flusso, in particolare per le stampanti di produzione di fascia alta. Sono questi stessi batch di stampa che vengono archiviati, con un indice che indica i confini tra i documenti all’interno del file di stampa, conservati separatamente in un database. Ad esempio, l’estratto conto di un cliente A può esistere dalla pagina 10.546 alla pagina 10.560 in un file. La sfida diventa come eliminare un file da un batch, perché non solo l’indice del record deve essere eliminato, ma anche le pagine effettive del documento stesso devono essere eliminate.
La tecnica inversa consiste nel suddividere i batch nei loro singoli documenti e archiviarli separatamente nell’archivio delle comunicazioni con il cliente, con conseguente aumento della densità di archiviazione.
Le due tecniche sono comunemente note come no-burst per l’archiviazione in batch e full burst per l’archiviazione di singoli documenti.
Quindi la domanda ovvia è: un archivio non-burst può essere conforme? La risposta dipende dagli strumenti che stai utilizzando. La maggior parte degli archivi no-burst non può eliminare singoli documenti e quindi non è conforme al GDPR. Quelli che lo fanno possono eliminare sia il contenuto che gli indici dall’archivio.
Gli archivi full burst sono sempre conformi al GDPR perché qualsiasi record può essere gestito ed eliminato (o viceversa conservato) in qualsiasi momento.
La maggior parte delle organizzazioni non sa che i propri archivi di comunicazioni con i clienti esistenti non sono conformi alle normative GDPR. Gli archivi no-burst e full-burst possono essere conformi, ma molti non lo sono a causa delle tecnologie legacy su cui si basano.
Nel nostro prossimo blog esamineremo ulteriormente i motivi per cui i formati archiviati sono importanti per il GDPR. Esamineremo come archiviare e gestire formati di stampa come AFP, Metacode e PDF in sistemi e archivi ed esploreremo tecniche per farli funzionare in modo efficiente.
Per maggiori informazioni sulle soluzioni di archiviazione delle comunicazioni dei clienti di CrawfordTech, vedi Riptide Conversion Services per CMOD, PRO Archiver per Documentum, PRO Archiver per InfoArchive, CCM Gateway per Alfresco, CCM Gateway per Box e CCM Gateway per SharePoint, tutti disponibili qui.
Per maggiori informazioni sulla sicurezza dei dati, puoi accedere alla registrazione del nostro recente webinar.
Questo fa parte di una serie di post del blog sul GDPR. Leggili tutti!
Crawford Technologies è un pluripremiato fornitore globale di soluzioni software e servizi che aiutano le aziende a ottimizzare e migliorare la consegna, l'archiviazione e la presentazione sicura e accessibile delle comunicazioni con i clienti.
