L’elaborazione cloud per la gestione dei documenti è disponibile in due varianti: le organizzazioni più piccole sono generalmente interessate a un modello Software-as-a-Service (SaaS), in cui tutta l’elaborazione e l’archiviazione dei file avviene in un ambiente online sicuro controllato da un fornitore di software. Le aziende più grandi apprezzano la praticità e la flessibilità del cloud computing, ma preferiscono distribuire le applicazioni sul loro cloud online interno. Oggi esamineremo le differenze tra i due approcci e metteremo in evidenza i punti di forza e i limiti di ciascun metodo, aiutandoti a determinare l’approccio migliore per la tua organizzazione.
Nelle nostre soluzioni di gestione documentale SaaS, Crawford Technologies ospita l’applicazione e la rende disponibile agli utenti da un sito web o da un portale. Gli utenti accedono al software tramite un browser web o un’API. L’elaborazione e l’archiviazione dei dati avviene sui server di Crawford. Noi ci occupiamo della manutenzione del software, delle versioni e degli aggiornamenti per le correzioni di bug o gli upgrade necessari. Le caratteristiche principali dell’approccio SaaS includono:
Accessibilità: gli utenti possono accedere al software da qualsiasi luogo dotato di connessione Internet, rendendo più pratico il lavoro e la collaborazione da remoto.
Scalabilità: le soluzioni di elaborazione dei documenti SaaS offrono risorse scalabili, consentendo alle organizzazioni di adattare il loro utilizzo in base alla domanda. La scalabilità è essenziale per l’elaborazione e la gestione dei documenti quando l’attività di mercato competitiva o un cambiamento della normativa governativa giustificano un cambiamento immediato nel contenuto, nella strategia, nell’elaborazione e nella stampa dei documenti.
Riduzione delle spese IT: Poiché Crawford Technologies gestisce l’infrastruttura e la manutenzione, le aziende possono risparmiare sui costi di hardware, software, personale e manutenzione.
Il Software-as-a-Service potrebbe non essere la scelta migliore in tutte le situazioni. Ecco alcuni aspetti SaaS da considerare:
Dipendenza: Le organizzazioni dipendono dalla disponibilità di infrastrutture e servizi esterni. Questo non è necessariamente un grosso rischio. Crawford Technologies prevede ridondanze e salvaguardie che riducono al minimo i tempi di inattività o le interruzioni del servizio. Un servizio affidabile e continuo da parte di Crawford non dovrebbe preoccupare le organizzazioni che producono documenti con una data di invio richiesta dal governo o dal settore.
Limitazioni alla personalizzazione da parte dell’utente : per garantire semplicità d’uso, le applicazioni cloud SaaS potrebbero offrire un livello di personalizzazione diverso rispetto alle soluzioni on-premise, limitando la flessibilità per specifiche esigenze aziendali.
Problemi di sicurezza dei dati: Anche se le preoccupazioni per la sicurezza dei dati sono state ampiamente alleviate, l’archiviazione dei dati su server esterni potrebbe essere un problema per alcune organizzazioni, soprattutto per i dati sensibili o regolamentati. Tuttavia, organizzazioni come Crawford Technologies adottano solide misure di sicurezza. Quando si stampano informazioni finanziarie o dichiarazioni sanitarie, ad esempio, dove i dati dei clienti richiedono assoluta sicurezza e privacy, i clienti possono essere certi che prendiamo ogni precauzione per proteggere i dati dei nostri clienti.
Le aziende più grandi utilizzano il cloud computing interno di Crawford per distribuire le applicazioni alla propria infrastruttura cloud interna, gestita e mantenuta dal team IT residente. In genere, questo approccio prevede risorse cloud private o un modello cloud ibrido che combina servizi cloud privati e pubblici.
I vantaggi del modello di Cloud Computing interno includono:
Controllo: le organizzazioni hanno il controllo completo sul proprio ambiente cloud, consentendo personalizzazioni e configurazioni su misura per soddisfare requisiti specifici per l’elaborazione dei documenti.
Sicurezza: i cloud interni possono offrire misure di sicurezza avanzate, poiché i dati rimangono all’interno dell’infrastruttura dell’organizzazione, riducendo potenzialmente il rischio di violazioni dei dati. Invece di un provider cloud di terze parti, sono in atto i protocolli di sicurezza dell’organizzazione host.
Conformità: i cloud interni garantiscono un maggiore controllo sui requisiti di conformità, un fattore cruciale per i settori con rigidi standard normativi.
I sistemi di gestione dei documenti interni basati su cloud possono essere complessi. Alcuni potenziali aspetti negativi del modello di Cloud Computing interno sono:
Costi infrastrutturali: creare e mantenere un’infrastruttura cloud interna può essere costoso e richiedere ingenti investimenti iniziali in hardware, software e personale qualificato.
Complessità: la gestione di un’infrastruttura cloud interna richiede competenze in tecnologie cloud, reti e sicurezza, il che può rappresentare una sfida per alcune organizzazioni.
Limitazioni di scalabilità: la scalabilità delle risorse cloud interne potrebbe non essere così fluida come con i provider di cloud pubblico, con conseguenti potenziali limitazioni nei periodi di elevata domanda.
SaaS offre praticità, scalabilità e riduzione delle spese generali IT con un compromesso sotto forma di limitazioni nella personalizzazione. D’altro canto, il cloud computing interno offre maggiore controllo, sicurezza e conformità, ma richiede investimenti e competenze sostanziali per una gestione efficace. Le organizzazioni devono considerare questi fattori quando scelgono gli approcci in base ai loro requisiti, budget e tolleranza al rischio. Selezionare un fornitore come Crawford che analizzi a fondo l’infrastruttura, la strategia dei documenti e la struttura di gestione di un’organizzazione è essenziale quando si sceglie una strategia di cloud computing per la gestione dei documenti. Molte organizzazioni adottano un approccio ibrido, utilizzando una combinazione di soluzioni interne e SaaS per elaborare il loro lavoro.
Crawford Technologies è un pluripremiato fornitore globale di soluzioni di cloud computing, che fornisce alle organizzazioni soluzioni di gestione documentale adattabili, scalabili e sicure basate sul cloud. Sfrutta la potenza del cloud computing per la gestione e l’elaborazione flessibile dei documenti, l’integrazione con i sistemi preesistenti e una comunicazione più rapida con i clienti.
I nostri prodotti basati su cloud e cloud ibrido includono:
Inoltre, tutti i prodotti principali di Crawford sono arricchiti da componenti cloud come cSimpl e PRO DocNow.
Le soluzioni di cloud computing di Crawford Technologies offrono alle organizzazioni la possibilità di aggiornare, riformattare e distribuire rapidamente documenti fondamentali, riducendo i costi e aumentando l’efficienza. Progettiamo le nostre soluzioni in base alle esigenze attuali di ogni organizzazione, con un occhio alla crescita futura. Il nostro team di lunga data fornisce analisi, implementazione, manutenzione e supporto di livello mondiale per garantire il successo di ogni cliente.
Crawford Technologies è un pluripremiato fornitore globale di soluzioni software e servizi che aiutano le aziende a ottimizzare e migliorare la consegna, l'archiviazione e la presentazione sicura e accessibile delle comunicazioni con i clienti.
