I lavori di stampa una volta all’anno possono essere una seccatura. Se lavori nel settore dei documenti, non è insolito scoprire (il giorno della produzione) che qualcosa è cambiato dall’anno scorso e nessuno te l’ha detto. Potresti scoprire che la struttura dei dati non è quella prevista o che i documenti non sono formattati correttamente per l’attrezzatura di finitura che hai aggiornato dall’ultima esecuzione dei lavori. I lavori di stampa annuali possono rappresentare un problema sia per i centri stampa interni che per i fornitori di servizi di stampa esterni, e i problemi sembrano sempre presentarsi nel momento peggiore.
La buona notizia è che puoi superare molte di queste comuni sfide di fine anno con un software come Operations Express di Crawford Technologies. Operations Express consente ai fornitori di servizi di stampa di estrarre dati dai file di stampa, riorganizzare i layout dei documenti o convertire i codici a barre senza accedere al codice sorgente originale che ha creato i documenti. I fornitori di servizi trovano molti utilizzi per questo software, ma potrebbero non averne bisogno tutti i giorni. Fino ad ora, le aziende che necessitavano delle capacità di reingegnerizzazione dei documenti di strumenti come Operations Express dovevano mantenere una licenza per un software on-premise, anche se ne avevano bisogno solo occasionalmente.
Crawford Technologies offre ora l’accesso allo stesso ottimo software utilizzato dai clienti di software on-premise alle organizzazioni che desiderano accedere a soluzioni basate su cloud e a pagamento. Le aziende possono ora ottenere la correzione e l’ottimizzazione dei file di lavoro problematici attraverso i servizi cloud di Crawford. I fornitori di servizi di stampa o i centri di stampa in sede possono pagare solo per il lavoro di cui hanno bisogno, non per un software con licenza che rimane inattivo per la maggior parte del tempo.
I lavori di stampa annuali causano scompiglio nel centro documenti perché spesso vengono dimenticati. Quando il cliente o i fornitori di servizi di stampa/posta cambiano il modo in cui gestiscono i lavori, si concentrano sull’implementazione delle modifiche tramite il lavoro ripetitivo che svolgono ogni mese. Questi sono i lavori che utilizzano per testare gli effetti sui documenti quando migrano verso nuovi sistemi di composizione dei documenti, rispondono a iniziative di rebranding, reagiscono a normative in evoluzione o incontrano decine di altre condizioni che possono presentarsi durante l’anno. I lavori annuali sono gli ultimi a essere testati e possono essere saltati del tutto.
Un altro fattore che rende i lavori di stampa annuali difficili è il turnover dei dipendenti. Le persone esperte che hanno eseguito i lavori l’ultima volta potrebbero essere andate in pensione o aver lasciato l’azienda. Il nuovo team non sa cosa aspettarsi, soprattutto se la documentazione non è completa e aggiornata (un evento frequente).
I lavori di stampa annuali che arrivano alla fine dell’anno solare giungono in periodi particolarmente intensi per i fornitori di servizi di stampa/posta. A fine anno, le persone lavorano più ore sotto pressione per portare a termine i lavori in tempo. I dettagli possono essere trascurati e si possono commettere errori.
La fonte dei problemi per i lavori annuali può risiedere in molte aree. Ecco alcuni esempi:
Modifiche alla struttura del file di dati
La natura dinamica del business porta a cambiamenti nelle strutture dei file di dati. I dipartimenti riallineano, uniscono, dividono o adottano nuovi sistemi informativi che portano a cambiamenti sfumati nelle strutture dei file. A volte entità esterne come le agenzie governative costringono le aziende a cambiare i file di dati di anno in anno. Entro la fine dell’anno, i clienti potrebbero non ricordare le modifiche apportate mesi prima e non avvisare in anticipo il centro documenti. I file obsoleti possono portare a errori di elaborazione, documenti imprecisi e comunicazioni pasticciate.
In qualità di elaboratore di stampe e posta, potresti non scoprire le alterazioni finché il lavoro annuale non fallisce o, peggio, viene eseguito ma produce risultati imprecisi. Alcuni elementi di dati alterati saranno facili da scoprire. Altri no. Se la posizione dell’indirizzo postale è diversa da quella prevista, il software di correzione dell’indirizzo postale emetterà una serie di errori, evidenziando il problema e richiedendo un’azione correttiva. Una data o un numero di conto mancanti, d’altro canto, potrebbero non far scattare campanelli d’allarme. A meno che non vengano rilevati da processi di controllo qualità automatizzati o manuali, potresti stampare e inviare grandi volumi di documenti che alla fine dovranno essere rieseguiti in condizioni di emergenza.
Compatibilità con nuovi software o apparecchiature
A volte le difficoltà con i lavori di stampa annuali sono autoinflitte. Hai aggiornato di recente i tuoi inseritori o altre apparecchiature di finitura? Hai cambiato piattaforma di stampa? Hai aggiunto colore? Hai effettuato la migrazione a un nuovo sistema di controllo della produzione? Gli aggiornamenti hardware o software potrebbero aver modificato il design o la posizione dei segni di controllo della macchina postale che devono essere presenti sui documenti. I formati dei file di controllo dell’inseritore MRDF potrebbero essere cambiati rispetto all’anno scorso. Potresti aver colorato loghi o altri elementi delle pagine che stampi.
Probabilmente hai aggiornato tutti i lavori ripetitivi, ma non sarebbe insolito aver trascurato di modificare le caratteristiche di un’attività annuale. Nuove apparecchiature di finitura con capacità migliorate possono causare problemi di compatibilità con documenti preesistenti. I documenti potrebbero non funzionare così come sono sulle nuove apparecchiature, causando tempi di inattività e ritardi.
Elementi di pagina non allineati
Molti fornitori di servizi di stampa accettano pagine composte come input. Ciò significa che il software di composizione dei documenti del cliente ha specificato la posizione e il formato degli elementi della pagina, come testo, grafici o immagini. I problemi si verificano quando il cliente riprogetta i documenti o migra a una nuova versione del software di composizione dei documenti. Se un elemento, come l’indirizzo postale, si sposta, potrebbe non essere più posizionato in base alle normative postali quando visualizzato attraverso una finestra della busta. Al contrario, la privacy può essere compromessa quando informazioni sensibili, precedentemente nascoste alla vista, vengono accidentalmente posizionate in modo da essere visibili attraverso la finestra.
In altri casi, un font modificato può influire sull’allineamento con una sovrapposizione di modulo o causare problemi di overflow di pagina. Un cliente potrebbe riprogettare un documento per la visualizzazione tramite PDF e non considerare l’impatto sui documenti stampati. Quando il layout del documento cambia, le richieste di generazione e distribuzione di documenti urgenti possono costringere il fornitore del servizio di stampa a effettuare modifiche dell’ultimo minuto. Queste modifiche affrettate aumentano le possibilità di errore e mettono a rischio le scadenze di spedizione.
Aumento del numero di pagine
Un numero di pagine inaspettatamente elevato può causare molti problemi ai fornitori di servizi di stampa e posta. Sebbene il carico di lavoro aumenti, il tempo assegnato per svolgere il lavoro non aumenta necessariamente, soprattutto per i lavori annuali guidati da scadenze normative.
Se ti aspettavi 100.000 documenti di una pagina e scoprivi che erano tutti espansi a due pagine ciascuno, il tempo necessario per stampare, piegare e inserire i documenti sarebbe raddoppiato. Potresti dover invocare più controlli dei documenti per assicurarti di inserire i set di pagine nella busta corretta e di gestire correttamente le pagine mancanti. Potresti dover aggiornare le tue procedure di ristampa.
Le pagine extra potrebbero costringerti a ordinare più carta, a fare turni extra o a dividere il lavoro tra più dispositivi di stampa e inserimento. Devi fare attenzione a non perdere o duplicare segmenti di lavoro.
Il software basato sul cloud di Crawford Technologies può alleggerire la pressione dei lavori di stampa di fine anno. Quando si presenta la necessità e non hai il tempo o le risorse per affrontare da solo le sfide dei lavori di stampa annuali, il team di Crawford può venire in soccorso. Questo approccio presenta diversi vantaggi.
Efficacia dei costi
Optare per un software basato su cloud consente alle aziende di risparmiare sui costosi investimenti iniziali necessari per le alternative on-premise. Poiché le soluzioni cloud funzionano su un modello pay-as-you-go, si paga solo per i servizi sfruttati, il che lo rende ideale per lavori di stampa occasionali. Inoltre, le spese sostenute sono operative piuttosto che di capitale, il che fornisce un certo sollievo finanziario quando si tratta di problemi di budget.
Scalabilità
L’aumento del numero di pagine è una delle sfide principali che presentano i lavori di stampa di fine anno. Fortunatamente, il software basato su cloud si adatta alle tue esigenze. Che tu abbia a che fare con decine o migliaia di pagine, questo software può adattarsi rapidamente, assicurando un’elaborazione fluida ed efficiente dei tuoi lavori di stampa, indipendentemente dalle loro dimensioni.
Conversione indolore
Con le soluzioni Crawford basate sul cloud, non dovrai più preoccuparti della compatibilità con nuove apparecchiature o della modifica delle strutture di dati. Il software può modificare i file di stampa per soddisfare i requisiti del tuo flusso di lavoro e delle tue apparecchiature. La sostituzione dei codici a barre delle apparecchiature di finitura è un’operazione comune, facilmente gestibile con Operations Express.
Le attività di nicchia come i lavori di stampa annuali spesso richiedono software specializzati. Tuttavia, molte aziende potrebbero scegliere di non mantenere una licenza per il software on-premise utilizzato solo sporadicamente e l’assenza di software appropriato potrebbe ostacolare l’elaborazione regolare dei lavori di stampa annuali. La licenza del software è allineata con i requisiti dei lavori di stampa di fine anno? La ritieni proibitiva in termini di costi?
Gli ostacoli più comuni nell’esecuzione dei lavori di stampa di fine anno sono di varia natura e imprevedibili. In che modo la tua azienda è preparata a far fronte a queste sfide? Non vale la pena prendere in considerazione una soluzione in grado di gestire questi problemi senza problemi? Le soluzioni software basate sul cloud di Crawford Technologies potrebbero essere la risposta ai problemi di produzione di fine anno.
Crawford Technologies è un pluripremiato fornitore globale di soluzioni software e servizi che aiutano le aziende a ottimizzare e migliorare la consegna, l'archiviazione e la presentazione sicura e accessibile delle comunicazioni con i clienti.
