Le aziende a volte creano flussi di lavoro di produzione di documenti inefficienti per necessità. Da un miscuglio di passaggi manuali e automatizzati, nasce un nuovo lavoro o applicazione che in qualche modo diventa la procedura permanente. Non è insolito vedere gli stessi lavori, in esecuzione con i flussi di lavoro ad hoc originali, ancora in elaborazione diversi anni dopo.
Le procedure possono funzionare, ma non sono così efficienti come potrebbero essere in un flusso di lavoro semplificato. Spesso il successo dipende dalla conoscenza dei dipendenti chiave che memorizzano i passaggi o eseguono manipolazioni “dietro le quinte” del sistema di gestione documentale. Questo non è un bene ed è generalmente considerato una gestione del flusso di lavoro scadente o inefficiente. Questa è spesso la causa di costosi errori di stampa e di ancor più costose violazioni dei dati.
I lavori di produzione possono iniziare in questo modo quando il lavoro si presenta all’improvviso con poco preavviso, lasciando il personale di produzione dei documenti a cercare di escogitare modi per eseguire i lavori e rispettare le scadenze. I clienti sembrano sempre ritardare quelle esecuzioni iniziali, lasciando poco tempo per testare i processi o pianificare a fondo il flusso di lavoro dei documenti.
I problemi emergono anni dopo, quando qualcosa nell’ambiente di produzione cambia. Nuove apparecchiature, nuove versioni software o nuovi dipendenti possono interrompere una o più fasi del lavoro. All’improvviso, una luce brillante illumina quello che era un processo difettoso fin dall’inizio, rivelando inefficienze nel flusso di lavoro dei documenti. Ciò che tutti credevano funzionasse alla perfezione si rivela più fragile di quanto chiunque sapesse, sottolineando la necessità di una migliore gestione dei documenti.
Quando succede qualcosa del genere, la reazione peggiore è quella di rattoppare le cose e apportare solo le modifiche necessarie per far ripartire il lavoro, il che non fa risparmiare tempo e denaro a lungo termine. Sebbene ciò possa essere necessario a breve termine per rispettare di nuovo le scadenze, farlo riporta le operazioni sui documenti nella stessa situazione, con un impatto sul flusso di lavoro dei documenti. La migrazione alla stampa a getto d’inchiostro con flussi di dati Production PDF sembra aver esasperato questo aspetto.
Questi problemi si verificano settimanalmente per molte operazioni di stampa di produzione o Print Service Provider (PSP). La migrazione dai dati AFP e Xerox Data ai flussi di lavoro PDF di produzione significa che ora molti clienti credono che se il PDF viene visualizzato correttamente sullo schermo, allora è stampabile. Non tutti i PDF sono creati uguali. Un semplice aggiornamento o una modifica del driver PDF sul sistema che crea il PDF può causare problemi significativi per flussi di lavoro inefficienti che non sono in grado di “pre-flight” o normalizzare i file di stampa per verificare che tutti i font e le risorse di immagine siano inclusi e garantire che il formato PDF finale sia effettivamente stampabile.
Un approccio migliore è valutare i lavori di produzione in officina prima che falliscano inaspettatamente. Esaminare tutti i passaggi del lavoro e automatizzare i processi ove possibile. Ciò farà risparmiare tempo e denaro. Ironicamente, le aziende che investono in software di automazione della produzione potrebbero non migrare mai tutti i loro lavori nella piattaforma di documenti digitali o nella moderna Automated Document Factory (ADF). Installano capacità di automazione, ma non implementano mai completamente il sistema di documenti digitali elettronici. Questa condizione è fin troppo comune.
Il software di automazione potrebbe essere stato fornito con ore di servizi professionali scadute prima che il fornitore convertisse tutti i lavori. A volte i fornitori di software adattano solo una singola applicazione come parte dell’accordo di vendita del flusso di lavoro dei documenti. Il personale interno deve convertire i lavori rimanenti. Forse l’azienda ha scelto uno strumento inadatto per gestire la varietà di lavori di produzione in esecuzione nell’officina. Qualunque sia la ragione, molte officine eseguono software di automazione del flusso di lavoro nelle loro strutture, ma continuano a elaborare una serie di lavori “alla vecchia maniera”, ovvero manualmente. Ciò crea fastidiosi silos di flusso di lavoro che possono ostacolare il processo di produzione.
Crawford Technologies offre strumenti che permettono alle operazioni documentali di prendere il controllo dei loro flussi di lavoro di produzione. Tuttavia, ti consigliamo di verificare tutti i lavori esistenti prima di implementare soluzioni quali PRO Conductor per risparmiare tempo e denaro. Raccomandiamo inoltre di esaminare la documentazione interna esistente e di osservare come il personale di produzione elabora il lavoro. I dipendenti apportano spesso modifiche al flusso di lavoro e al processo di produzione, ma possono trascurare di aggiornare la documentazione.
La scelta del software giusto per il tuo ambiente e la successiva implementazione di una soluzione automatizzata per il flusso di lavoro di produzione saranno meno stressanti e più efficaci una volta che avrai valutato, ottimizzato e documentato ogni lavoro di produzione. Molte organizzazioni stanno spingendo per uno “standard di produzione normalizzato”, in cui molte applicazioni possono essere elaborate in un unico flusso di lavoro e l’onboarding di applicazioni aggiuntive può essere impostato in pochi minuti con strumenti basati sull’AI come SmartSetup. Fai il passo successivo per trovare questi flussi di lavoro nascosti e salvati da fallimenti inaspettati che influiscono sulla tua capacità di rispettare gli impegni presi con i clienti.
Il team di servizi professionali CrawfordTech ha assistito molte organizzazioni nell’eliminazione di flussi di lavoro nascosti e non necessari, semplificando notevolmente le operazioni e riducendo i punti di errore, con conseguenti operazioni di produzione molto più fluide. Questo approccio rende l’organizzazione molto meno dipendente dalla conoscenza istituzionale degli operatori di stampa.
Quando sarai pronto per una soluzione di automazione del flusso di lavoro di produzione, sarai più preparato a selezionare il prodotto giusto e a raccogliere i vantaggi di un flusso di lavoro di produzione di successo che include tutte le applicazioni nel tuo negozio.
Crawford Technologies è un pluripremiato fornitore globale di soluzioni software e servizi che aiutano le aziende a ottimizzare e migliorare la consegna, l'archiviazione e la presentazione sicura e accessibile delle comunicazioni con i clienti.
