Nel mondo sempre più digitale di oggi, le organizzazioni si trovano ad affrontare un imperativo crescente per garantire che i loro documenti siano accessibili a tutti gli utenti, indipendentemente dalle loro capacità. Questa non è solo una questione di responsabilità sociale, ma anche un requisito legale in molte giurisdizioni. Una Enterprise Document Accessibility Platform (EDAP) può essere uno strumento potente per aiutare le organizzazioni ad affrontare queste sfide.
Che cos’è una piattaforma di accessibilità ai documenti aziendali?
Una Enterprise Document Accessibility Platform è una soluzione completa che comprende tutti i componenti essenziali richiesti per rendere le comunicazioni con i clienti accessibili, conformi e utilizzabili in un ambiente aziendale. Per affrontare con successo la sfida dell’accessibilità, in genere include una serie di strumenti software, servizi e supporto che possono aiutare le organizzazioni a:
- Accessibilità dei contenuti . Dovrebbe aiutarti a trovare, testare e correggere i contenuti sui tuoi siti web, repository e archivi, inclusi documenti PDF e MS-Word.
- Accessibilità automatizzata dei documenti . Deve fornire un processo automatizzato per creare documenti digitali accessibili dalle tue applicazioni transazionali.
- Supporto per tutti i tipi di documenti : la piattaforma deve supportare l’accessibilità di tutti i tipi di documenti (statici, transazionali e ibridi).
- Esternalizzare quando necessario . La piattaforma dovrebbe consentire di esternalizzare la creazione di formati alternativi come braille e caratteri grandi, nonché di esternalizzare la correzione di documenti complessi o di grandi volumi.
Vantaggi di un EDAP
I vantaggi derivanti dall’implementazione di una piattaforma di accessibilità ai documenti aziendali sono numerosi e di vasta portata, tra cui:
- Rischio ridotto di sanzioni legali e normative . Rendendo i documenti rivolti al pubblico completamente conformi, si riduce il rischio di sanzioni normative e cause legali.
- Maggiore soddisfazione del cliente . Documenti accessibili e utilizzabili migliorano la soddisfazione del cliente.
- Maggiore produttività . Un time-to-market più rapido significa che i documenti critici possono essere consegnati più rapidamente.
- Risparmio sui costi . Ottieni risparmi sui costi avendo un’unica soluzione per la creazione di tutti i documenti accessibili, eliminando il lavoro duplicato.
- Costi prevedibili . Rendere il tuo sistema a prova di futuro garantisce costi prevedibili a lungo termine.
- Reputazione del marchio migliorata . Investendo nell’accessibilità dei documenti, le organizzazioni possono migliorare i loro profitti, attrarre e trattenere i migliori talenti e creare un ambiente di lavoro più positivo e produttivo.
Requisiti per un EDAP
Prima di implementare una Enterprise Document Accessibility Platform, è fondamentale comprendere i requisiti specifici della tua organizzazione. Ecco alcune considerazioni chiave:
- Conformità al 100% . Dovrebbe raggiungere il 100% di conformità con gli standard di accessibilità.
- Conversione dei documenti. La piattaforma deve convertire tutti i documenti in formati accessibili e utilizzabili da tutti i lettori.
- Tipi di documento . Dovrebbe supportare tutti i tipi di documento utilizzati per la comunicazione.
- Protezione per il futuro. Impegnati a supportare l’evoluzione degli standard di accessibilità e a garantire una transizione senza soluzione di continuità verso i nuovi standard.
- Supporto per documenti transazionali . Offri una soluzione verificata per generare documenti transazionali accessibili in grandi volumi.
- Supporto per documenti statici . Offri una soluzione verificata per generare documenti statici accessibili.
- Funzionalità AI . Utilizza l’AI per ridurre al minimo i costi di installazione e quelli correnti.
- Offrire diverse soluzioni, tra cui servizi on-premise, basati su cloud o una combinazione di queste opzioni.
Requisiti unici per i documenti transazionali
I documenti transazionali sono quelli generati automaticamente dai sistemi di un’organizzazione, come bollette, estratti conto e fatture. Questi documenti possono essere particolarmente difficili da rendere accessibili a causa della loro formattazione complessa e della loro natura dinamica. Un EDAP dovrebbe avere le seguenti capacità per gestire i documenti transazionali:
- Su richiesta, in tempo reale, correzione . Capacità di fornire correzione su richiesta ed elaborazione batch.
- Gestione di documenti storici . Capacità di gestire sia documenti giornalieri che storici.
- Bonifica efficiente. Capacità di gestire in modo efficiente grandi volumi di dati, inclusa la convalida, la trasformazione e l’arricchimento dei dati.
- Modelli basati su regole . Un flusso di lavoro semplificato con creazione di modelli basati su regole per l’elaborazione di grandi volumi.
- Conformità WCAG, PDF/UA, HHS . Capacità di garantire la piena conformità in qualsiasi flusso di lavoro transazionale e statico.
- Test di conformità . Capacità di testare e convalidare automaticamente tutti i documenti accessibili generati per garantire la conformità.
Requisiti univoci per i documenti statici
I documenti statici sono quelli creati manualmente, come brochure, report e presentazioni. Questi documenti possono essere resi accessibili tramite una varietà di strumenti e tecniche. Un EDAP dovrebbe avere le seguenti capacità per gestire i documenti statici:
- Scansione di siti web . Possibilità di scansionare siti web alla ricerca di file PDF e MS-Word e di verificarne la conformità.
- Rimedio basato sull’intelligenza artificiale . Uno strumento di rimedio facile da usare basato sull’intelligenza artificiale per gestire un gran numero di file PDF.
- Outsourcing della bonifica . Capacità di esternalizzare la bonifica quando c’è un arretrato di documenti inaccessibili.
- Scansione di archivi di documenti . Capacità di scansionare archivi di documenti e convalidarne l’accessibilità.
- Scansione di documenti LMS. Scansione di documenti nei sistemi di gestione dell’apprendimento (LMS) per garantirne la conformità.
Soddisfare i requisiti con AccessibilityNow
AccessibilityNow® di Crawford Technologies è un EDAP completo che soddisfa tutti i requisiti sopra elencati. Si tratta di una soluzione collaudata, utilizzata da molte delle più grandi organizzazioni del mondo. AccessibilityNow® include i seguenti componenti:
In conclusione, un EDAP può essere una risorsa preziosa per le organizzazioni che si impegnano a rendere i propri documenti accessibili a tutti gli utenti. Implementando un EDAP, le organizzazioni possono ridurre il rischio di sanzioni legali e normative, migliorare la soddisfazione del cliente, aumentare la produttività e migliorare la reputazione del proprio marchio.
AccessibilityNow® di Crawford Technologies è un EDAP completo che può aiutare le organizzazioni a soddisfare tutte le esigenze di accessibilità dei documenti.
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