È tempo di eliminare la complessità dal controllo qualità dei documenti

La garanzia della qualità dei documenti è senza dubbio fondamentale per tutti i fornitori di comunicazioni con i clienti. Le conseguenze di processi di QA dei documenti inadeguati vanno dalla perdita di produttività, ritardi a valle, SLA mancati e costose rilavorazioni a una scarsa Customer Experience (CX). Ma eseguire la Quality Assurance in un ambiente di documenti transazionali ad alto volume è intrinsecamente complesso. Non solo devi gestire milioni di documenti unici a causa della formattazione e della personalizzazione dinamiche, ma il crescente numero di nuovi strumenti e piattaforme che devono essere testati si aggiunge alla monotonia della QA che richiede molto tempo. Ogni piccolo cambiamento può creare un problema che costa tempo prezioso per essere trovato e risolto. In sostanza, potrebbe benissimo diventare come cercare un ago in un pagliaio.

L’inevitabile richiesta di controllo qualità del documento dirompente

Considera il seguente scenario. Ricevi una chiamata dal tuo cliente principale per un enorme lavoro di stampa di alto valore che dovrebbe essere stampato domani. Sono state apportate modifiche critiche al documento che devono essere verificate prima di andare in stampa. Non solo sono stati aggiunti nuovi Termini e condizioni (Ts&C) per dichiarare dichiarazioni specifiche, ma ci sono anche dichiarazioni specifiche del cliente che devono essere estratte dalla tiratura. Tutto questo deve essere confermato entro le prossime 2 ore per rispettare l’SLA. E il tuo cliente vuole approvare tutte le modifiche finali. Dici: “Certo. Ti richiamerò tra 2 ore”.

Il cambiamento non programmato dei tuoi clienti è appena diventato un’emergenza e non c’è alcuna possibilità di ottenere tempo extra.

Dopo aver riattaccato il telefono, ti viene subito in mente di aver letto di alcune soluzioni QA di Crawford Technologies che ti avrebbero permesso di rispondere in modo semplice e veloce a tutte le richieste del tuo cliente. Ti annoti mentalmente di chiamare il tuo rappresentante di CrawfordTech più tardi, perché ora devi andare a cercare l’ago nel pagliaio.

Prendi il controllo del controllo qualità dei tuoi documenti

Questo tipo di richieste sono piuttosto comuni e, con gli strumenti o le soluzioni giuste, non devono trasformarsi in un’esercitazione antincendio. I potenti e scalabili strumenti di Crawford Technologies per l’assicurazione della qualità aiutano ad automatizzare i flussi di lavoro per l’assicurazione della qualità dei documenti.

• Il nostro strumento PRO Quick Compare semplifica il lavoro di convalida dei nuovi T&C per le dichiarazioni di stato specificate. PRO Quick Compare è un’utility di QA dei documenti efficiente ed economica che legge due file di flusso dati, li confronta nella modalità selezionata – oggetto, pixel o testo – e produce una visualizzazione affiancata di tutte le pagine con evidenziazioni colorate per un facile riconoscimento delle differenze rilevate. È ideale per confrontare tutte le pagine di un documento, anche quando queste sono state inserite o eliminate, come nel caso dei nuovi T&C.
• La richiesta del cliente di estrarre gli estratti conto di un cliente specifico può essere facilmente gestita con il nostro sistema di revisione e rilascio Gli utenti possono facilmente esaminare gli estratti conto specificati ed estrarre le pagine prima di rilasciare il lavoro per la produzione. In questo modo si elimina la fase manuale di scavo tra pile di documenti stampati e buste per trovare i documenti giusti da estrarre.
• Infine, la nostra soluzione PRO Conductor Proof and Approve consente al tuo cliente di visualizzare, approvare, trattenere o rifiutare il lavoro o i singoli record all’interno di un lavoro. Il tuo cliente potrà accedere in tempo reale al file attraverso una dashboard basata sul web o un’e-mail con un URL personale. La responsabilità e il controllo della verifica e dell’approvazione spettano al proprietario del documento. Con meno tempo e meno risorse per gestire la QA dei documenti, è fondamentale che le aziende dispongano degli strumenti giusti per offrire comunicazioni accurate ai clienti e una CX positiva. La suite QA di Crawford Technologies fornisce questi strumenti e l’esperienza necessaria per risolvere queste sfide aziendali, garantendo risultati di qualità, ad alte prestazioni ed economici.

Ora torniamo alla nota mentale: è il momento di eliminare i problemi di QA dei documenti con gli strumenti QA automatizzati basati su GUI di Crawford Technologies. Prendi il telefono e chiama il tuo rappresentante tecnico Crawford oggi stesso per saperne di più sulle soluzioni QA di Crawford Technologies.