Documenti di estrazione per dati sepolti

Se la tua azienda è un fornitore di servizi di stampa e posta esterna, ti trovi alla fine della linea di produzione dei documenti. Non hai accesso ai database che i tuoi clienti utilizzano per creare fatture, estratti conto, avvisi, reclami e altri documenti transazionali che crei. Le aziende solitamente eseguono la composizione dei documenti internamente. La tua azienda, il fornitore di servizi di stampa/posta, riceve solo il prodotto della fase di composizione, un file pronto per la stampa come un PDF.

Potrebbe sembrare che tu abbia poche opportunità di aggiungere valore ai documenti che i tuoi clienti ti affidano per la produzione, che tu possa stampare solo ciò che il cliente ti invia. Ma non è sempre così. Con l’accesso agli strumenti giusti, puoi estrarre dati da quei file pronti per la stampa e usarli per rendere i documenti più facili da comprendere. Puoi indirizzare singoli destinatari di documenti con annunci o messaggi pertinenti, collegare i documenti ad altre risorse pertinenti e implementare altre strategie vantaggiose per te e i tuoi clienti.

Reingegnerizzazione dei documenti per aggiungere valore

A meno che tu non aggiunga valore, sei costretto a vendere i tuoi servizi basandoti sulla riduzione dei costi. I prezzi delle materie prime ti mettono alla mercé dei tuoi concorrenti, che potrebbero abbassare il prezzo per ottenere il lavoro.

Vediamo alcuni esempi di miglioramenti dei documenti che puoi ottenere con un software di reingegnerizzazione dei documenti, come quello offerto da Crawford Technologies:

1. Annunci e messaggi basati sui dati: se i documenti che produci contengono righe di dettaglio che specificano un prodotto o un servizio, puoi aggiungere messaggi pertinenti in base a ciò che un cliente ha acquistato. Un esempio potrebbe essere pubblicizzare una garanzia estesa o offrire uno sconto su un accessorio popolare correlato al prodotto che è stato acquistato.
2. Aggiungi colore per chiarezza: sfrutta le tue stampanti a getto d’inchiostro o a toner a colori evidenziando determinate aree dei documenti a colori in modo che risaltino. Indirizzare i clienti verso aree self-service di un sito Web, ad esempio, può ridurre il numero di chiamate al servizio clienti da gestire, facendo risparmiare denaro ai tuoi clienti. Un’altra idea potrebbe essere quella di evidenziare la data di scadenza, il che può aumentare il numero di fatture pagate puntualmente, migliorando il flusso di cassa dei tuoi clienti.
3. Crea un file di controllo della posta: il software può analizzare i numeri di conto e contare le pagine per creare un file che controlla l’attrezzatura di inserimento. Il software genera anche i codici a barre di inserimento della posta. L’inserimento basato su file consente un maggiore controllo della qualità e consente di implementare processi che consentono di risparmiare tempo, come le ristampe automatiche.
4. Sposta il blocco indirizzo: la posizione dell’indirizzo di invio su una pagina stampata determina la posizione delle finestre della busta e le specifiche della piastra di piegatura. Riposizionando il blocco indirizzo, puoi standardizzare su una singola busta in uscita ed eliminare le regolazioni delle cartelle tra i lavori. Ciò ti consente di combinare piccoli lavori e ottenere una maggiore produttività a costi inferiori.
5. Invii postali segmentati: usa il saldo finale sui rendiconti di intermediazione per separare i documenti per i clienti con un patrimonio netto elevato. Aggiungi dettagli come grafici e tabelle a colori o stampa i rendiconti su carta di alta qualità per comunicare l’apprezzamento del tuo cliente per l’attività dei suoi clienti facoltosi.
6. Modifica flusso di lavoro o messaggistica: in base ai dati del metodo di pagamento estratti dalle fatture, sopprimi l’inserimento di buste di ritorno per i clienti che pagano online. Aggiungi messaggi che esaltino i vantaggi del pagamento automatico.

Come puoi vedere da questi esempi, le opportunità di aggiungere valore ai tuoi servizi di stampa e posta sono abbondanti una volta che riesci a estrarre e analizzare i dati che hai già, le informazioni presenti nei file pronti per la stampa. Capacità come queste ti distingueranno dalla concorrenza, aumenteranno la fedeltà dei clienti e possono persino consentirti di far pagare un po’ di più per elaborare documenti transazionali per i tuoi clienti, migliorando la tua redditività.

In sede o nel cloud

Con Crawford Technologies, le aziende hanno due possibilità per gestire le loro esigenze di reingegnerizzazione dei documenti. Per chi ha un carico di lavoro consistente, Operations Express è una soluzione on-premise che funziona interamente nel tuo ambiente informatico. Per chi ha esigenze più modeste o per chi ha compiti di reingegnerizzazione dei documenti che si svolgono solo occasionalmente, offriamo PRO DocNow.

Operando in un ambiente cloud AWS sicuro, PRO DocNow può eseguire tutte le modifiche disponibili in una soluzione software on-premise a una frazione del costo. PRO DocNow risiede in un ambiente cloud privato di Amazon Web Services. Una piccola applicazione installata sui tuoi computer locali gestisce una connessione sicura al software. I clienti di Crawford Technologies pagano PRO DocNow solo quando lo utilizzano. Il costo si basa sul numero di pagine elaborate. Questo software è perfetto per le aziende che vogliono evitare le spese di licenza e manutenzione di un software on-premise a tempo pieno.

L’impostazione di un nuovo lavoro è semplice con PRO DocNow e non richiede particolari competenze tecniche. Il team tecnico di Crawford Technologies codificherà le istruzioni di trasformazione e reingegnerizzazione del software in base alle tue specifiche e richieste. Una volta definito, il lavoro verrà registrato nell’applicazione cloud e aggiunto al tuo Directory Monitor. Tutto ciò che devi fare è caricare i file di produzione!

Un’opportunità per distinguersi

Le aziende di ogni settore stanno lavorando per creare relazioni più personali e soddisfacenti con i propri clienti. I documenti transazionali mensili o trimestrali regolari sono importanti punti di contatto controllabili con i clienti. Offrono molte opportunità per rafforzare l’esperienza del cliente. Con l’accesso al software di reingegnerizzazione dei documenti, i fornitori di servizi di stampa/posta possono aiutarli a farlo.