Glendale, California, la Jewel City, è un sobborgo di Los Angeles popolarmente noto per essere il luogo di nascita sia della catena di hamburger Bob’s Big Boy che della catena di gelaterie Baskin-Robbins “31 Flavors” e attualmente sede centrale di IHOP. Il suo dipartimento di polizia supervisiona 23 miglia quadrate e garantisce la sicurezza pubblica dei quasi 210.000 residenti di Glendale. È composto da quattro divisioni: Investigative, Field, Support e Administrative Services. I servizi amministrativi includono l’ufficio dei registri, che è responsabile della gestione dei fascicoli. Un fascicolo, creato quando viene denunciato un crimine, viene assemblato man mano che arrivano documenti incrementali. Ogni fascicolo è composto da documenti in formati diversi, come verbali di polizia, fascicoli di impronte digitali, dichiarazioni di testimoni, elenchi e foto degli investigatori della scena del crimine, registri del DNA e, possibilmente, fascicoli giudiziari, prenotazioni in carcere e registri degli arresti. Conterrà documenti scansionati e documenti sorgente elettronici. Man mano che il processo di indagine procede, i documenti del fascicolo devono essere esaminati e studiati da vari dipartimenti coinvolti nel caso. Alcuni dipartimenti che potrebbero essere coinvolti sono la libertà vigilata, l’ufficio del procuratore distrettuale, i cancellieri dei tribunali e vari ufficiali investigativi. I fascicoli devono anche essere inviati agli avvocati difensori associati a ciascun caso. La maggior parte delle agenzie è all’interno del governo della città; ma, a volte, potrebbero essere coinvolte agenzie esterne come CHP, Family Services / Child Services o persino l’FBI.
Ogni volta che vengono aggiunti nuovi contenuti a un fascicolo, il Records Bureau è tenuto a distribuire una copia contrassegnata del fascicolo aggiornato a ciascuno dei dipartimenti e agenzie coinvolti nelle indagini e/o nella gestione dei casi degli individui associati al crimine. Un requisito particolarmente gravoso è che ogni copia deve riportare la filigrana univoca della parte ricevente. In passato, la frequenza delle modifiche e il gran numero di dipartimenti e agenzie creavano un onere amministrativo per il personale dell’Ufficio. Ogni fascicolo può essere inviato a una dozzina o più di dipartimenti e agenzie e può raggiungere un centinaio o più di pagine, ognuna delle quali veniva timbrata a mano. Il servizio di supporto investigativo è richiesto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il che significa che il personale impiegatizio deve essere mantenuto su tutti e tre i turni, con un ulteriore aggravio dei costi per la città.
In origine, il processo era un processo manuale che prevedeva la scansione e la stampa dei documenti dei casi su diverse stampanti a colori Ricoh Aficio, seguita dalla copiatura manuale, dalla fascicolazione e dalla timbratura a mano dei fascicoli. Questo processo richiedeva tempi eccessivamente lunghi e alti livelli di personale su tutti e tre i turni per soddisfare i requisiti di tempestività dei tribunali nel consegnare i fascicoli alle parti interessate. Crawford Technologies ha implementato Riptide per automatizzare la distribuzione e la gestione dell’output dei fascicoli archiviati nel repository IBM ECM. Perfettamente integrato con l’applicazione di gestione dei casi, Riptide ha fornito una serie di funzioni a valore aggiunto, tra cui l’automazione dell’identificazione dei pacchetti di casi con filigrane, l’automazione della stampa delle copie dei pacchetti di casi e l’assemblaggio dei pacchetti di casi a partire dai contenuti dei casi archiviati nel repository ECM. Tutto ciò ha contribuito a ridurre i costosi errori degli utenti e a ridurre le attività manuali che richiedono tempo.
Il processo inizia con l’invio di un’e-mail automatica al Records Bureau che informa dell’aggiunta di nuovi contenuti al fascicolo. L’agente del Records Bureau accede al sistema dei casi e, utilizzando modelli di ricerca basati sul numero del caso, recupera automaticamente i documenti presenti nel fascicolo. Utilizzando il plugin Riptide per ECM, l’agente del Records Bureau seleziona semplicemente “Riptide” come output per i documenti recuperati. Dopo aver selezionato “Riptide”, una schermata personalizzata presenta l’elenco dei documenti. Qui l’agente può riordinare i documenti, selezionare il numero di copie e, per ogni copia, selezionare l’output di destinazione e la filigrana richiesta da un menu a tendina. Riptide automatizza il resto del processo di gestione dell’output. L’implementazione del processo automatizzato di CrawfordTech Riptide non solo fa risparmiare tempo, ma fornisce anche la tracciabilità degli errori, la registrazione e un registro dei contenuti dei fascicoli inviati.
Secondo le parole del responsabile del progetto dell’amministrazione comunale di Glendale, “la soluzione Riptide ha fatto la differenza, trasformando ‘giorni e ore’ di lavoro in ‘minuti e secondi’” in quanto sono state eliminate le attività di copia, fascicolazione e timbratura a mano. Uno dei risultati principali è stato che il personale ha potuto essere riassegnato a mansioni più produttive.
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