Il nostro precedente articolo in questa serie tecnica su Advanced Function Presentation (AFP), Understanding Your Archive: Storage Requirements, Pt. 1 , ha esaminato i tipi di dati all’interno di un Customer Communications Archive. Questa volta prendiamo in considerazione le opzioni di archiviazione e recupero disponibili per l’archiviazione a lungo termine.
I documenti in un archivio di comunicazioni con i clienti sono statici e quindi non vengono più aggiornati come parte standard di alcun processo aziendale. Alcuni possono essere accessibili tramite portali Web da clienti interni ed esterni e alcuni recuperati per scopi di audit o conformità , ma la stragrande maggioranza delle comunicazioni con i clienti non verrà mai più consultata.
A seconda dello strumento di composizione o del sistema aziendale che ha generato i documenti, questi possono essere archiviati singolarmente, in un file separato (burst) o come parte di un file più grande (non burst).
Con questo tipo di tecnica di archiviazione, ogni comunicazione viene archiviata come un documento autonomo. PDF o PDF/A è il formato più comune utilizzato, con ogni documento archiviato in modalità burst gestito come un’entità separata. Ci sono maggiori overhead di archiviazione con questa tecnica perché i dati di font e risorse vengono replicati in ogni documento e la quantità richiesta varierà caso per caso.
Fortunatamente, se i documenti non sono crittografati, esistono tecniche per ridurre i requisiti di archiviazione dell’80% o più.
In modalità non burst il file viene archiviato con un singolo set di risorse ma contiene più documenti. Ognuno è indicizzato in base al numero di pagina per l’identificazione all’interno del file. Un tipico file Advanced Function Presentation (AFP) conterrà un set di risorse ma migliaia di documenti. Creare un file con questa struttura non è così difficile come potrebbe sembrare, in particolare perché molti sistemi di composizione di documenti implementano già questo metodo di default per la creazione di file di stampa ecc.
Per i singoli file che contengono già risorse, strumenti come PRO Concatenator possono identificare e rimuovere le risorse duplicate mentre i file vengono combinati e caricati nell’archivio. Questi strumenti possono essere utilizzati in aggiunta ad altre soluzioni che verificano la presenza di elementi comuni in un intero archivio, assicurando che venga conservata una sola copia della risorsa.
Il software di recupero ricombina quindi le risorse e le singole pagine del documento per l’utente prima della presentazione. Questi documenti possono includere la propria copia delle risorse (PDF/A) e possono essere firmati digitalmente, ad esempio, senza compromettere l’integrità dell’archivio.
Comprendendo le tecniche di archiviazione, compressione e recupero disponibili quando i file vengono creati o caricati in un archivio, è possibile prendere decisioni aziendali importanti. Queste possono includere lo spostamento di documenti da piattaforme legacy, l’eliminazione di sistemi costosi e difficili da mantenere dall’infrastruttura IT e l’avvio di risparmi di archiviazione durante la migrazione. Altre opzioni includono l’aggiunta di messaggi transpromozionali su documenti transazionali o la creazione di documenti accessibili durante la gestione e la manutenzione dell’impronta di archiviazione.
La prossima volta esploreremo il recupero dinamico dei documenti e come questo utilizza l’archivio delle comunicazioni con i clienti.
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