Ogni fornitore di servizi di documenti transazionali riceve chiamate di questo tipo dai propri clienti. La risposta usuale è: “Non lo so. Ti richiamo”. Poi inizia la mischia.
Il personale operativo deve eseguire una serie di passaggi manuali per individuare i documenti che i clienti vogliono rimuovere dalla posta. Spesso i fornitori di servizi non hanno modo di estrarre singole pagine da un lavoro finché non lo stampano. Spesso, il reparto operativo gestisce gli sfogli dell’ultimo minuto cercando nei vassoi della posta finita. Qualcuno deve modificare i report di posta, registrare l’incidente come intervento manuale e restituire i documenti sfogli al cliente.
Oltre a essere incredibilmente dirompente, gestire le richieste di clienti ansiosi inseguendo la posta in giro per il negozio si traduce in un’esperienza cliente scadente. Non amano essere invitati ad aspettare una risposta. E naturalmente un processo manuale e che richiede molto tempo aumenta le possibilità di errori.
Fortunatamente c’è un modo migliore. Con Review and Release di Crawford Technologies, puoi dare ai tuoi clienti maggiore visibilità sui loro lavori. Possono contrassegnare loro stessi i documenti estratti, evitando così la procedura di incendio nota a molti fornitori di servizi di stampa e di posta.
La funzione Hold di Review and Release garantisce che i lavori non vengano stampati fino a quando i clienti non avranno esaminato il lavoro, eliminato le pagine non necessarie e rilasciato il lavoro per la produzione.
Alcuni lavori di alto valore richiedono revisioni da parte del cliente prima di consentire la continuazione del lavoro. I controlli di stampa di persona sono difficili da pianificare e creano tempi di inattività eccessivi in attesa che i clienti arrivino in sede. La funzione Hold elimina questo collo di bottiglia consentendo ai clienti di visualizzare le rappresentazioni PDF della stampa di produzione. Il cliente rilascia il lavoro dopo aver approvato la copia elettronica.
Un’altra utile applicazione di Review and Release riguarda i documenti soggetti a verifiche periodiche. Invece di stampare una seconda serie completa di documenti per i revisori, i funzionari possono svolgere i loro compiti online. I clienti non dovranno più sostenere i costi per stampare, consegnare e distruggere in modo sicuro le copie dei revisori e questi ultimi potranno portare a termine il loro lavoro in modo più efficiente.
La funzionalità di gestione dei diritti integrata in Review and Release garantisce che solo le persone autorizzate possano accedere ai documenti sensibili. Il sistema mantiene un registro di quali documenti sono stati aperti e da chi.
Utilizza la funzione di revisione e rilascio per verificare le modifiche alla programmazione o lo sviluppo di nuove applicazioni. Invece di sprecare inchiostro e carta per un’ispezione visiva manuale, chiedi al personale tecnico di confermare le modifiche tramite una revisione online. Questa funzione è particolarmente utile per i documenti basati sui dati in cui le variabili controllano la selezione delle immagini, la formattazione o i blocchi di testo.
Review and Release affronta un problema che impedisce ai fornitori di servizi di stampa e postali di offrire un servizio clienti di qualità superiore, un fattore critico di differenziazione competitiva. Per avere successo sul mercato, i fornitori di servizi devono distinguersi con servizi e prestazioni superiori alla media. Review and Release è un modo per raggiungere questo obiettivo.
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