Perusahaan memiliki banyak alasan untuk mempertimbangkan penginstalan Automated Document Factory (ADF). Manfaat kontrol, akuntabilitas, data analisis, pemberitahuan peringatan, peningkatan produktivitas, dan pengendalian biaya penting bagi hampir semua organisasi yang membuat dan mendistribusikan komunikasi pelanggan. Operasi yang gagal menawarkan fungsionalitas ini, baik itu penyedia outsourcing atau pusat dokumen internal, akan mengalami kesulitan untuk mendukung aplikasi dokumen yang penting bagi pelanggan mereka.
Perusahaan menjadi tertarik pada teknologi ADF karena masalah yang jelas seperti insiden dokumen akun campuran, kegagalan untuk memenuhi SLA, atau kehilangan bisnis dari pesaing yang menawarkan keuntungan dan keamanan yang diberikan ADF.
Di lain waktu, perusahaan melihat teknologi ADF sebagai pendorong pertumbuhan bisnis penting yang memungkinkan mereka memasuki pasar baru atau memberikan produk yang lebih baik kepada pelanggan mereka.
Dapatkah ADF Menguntungkan Perusahaan Anda?
Menilai Risiko
Apa akibatnya jika Anda secara tidak sengaja membuka informasi pribadi dengan mencampurkan akun? Bagaimana jika pekerjaan melewatkan tenggat waktu pengiriman? Jika mesin gagal selama pekerjaan produksi, bagaimana operator memulai kembali di tempat yang benar, menghindari duplikat atau dokumen yang terlewat?
Mengontrol Biaya
Bisakah Anda membatalkan shift ketiga? Pekerjaan mana yang membutuhkan waktu paling lama untuk dijalankan? Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mengejar pertanyaan tentang pekerjaan atau status dokumen? Bisakah Anda mengurangi biaya produksi dan ongkos kirim dengan menggabungkan pekerjaan? Kapan masuk akal secara finansial untuk mengganti peralatan yang sudah tua?
Menarik Bisnis Baru
Akankah pasar baru, seperti pemrosesan dokumen yang dikontrol HIPAA, dapat diakses oleh organisasi Anda jika Anda memiliki pelacakan dan kontrol yang lebih baik? Apakah ada peluang untuk mencetak dan menyisipkan pernyataan jumlah halaman variabel? Apakah semua RFP terbaru membutuhkan pengiriman dokumen multi-saluran dan pemeliharaan preferensi pelanggan?
Meningkatkan Layanan
Bisakah menanggapi pertanyaan pelanggan lebih cepat membantu dalam retensi pelanggan? Akankah cetak ulang otomatis mengirim dokumen ke pos satu atau dua hari lebih cepat? Apakah peringatan waktu nyata memungkinkan manajemen untuk menyelesaikan masalah produksi sebelum berdampak pada pelanggan?
Salah satu dari item ini dapat membenarkan pembelian solusi ADF. Sebagian besar perusahaan melihat peningkatan di berbagai bidang dengan memanfaatkan sepenuhnya kemampuan yang ditawarkan oleh pabrik dokumen otomatis modern saat ini.
Menyelidiki Solusi: Identifikasi semua Pemangku Kepentingan
Operasi pencetakan, penyisipan dan pengiriman dokumen jelas merupakan pemangku kepentingan dalam perubahan yang akan terjadi dari implementasi ADF. Tetapi solusi ADF juga akan mempengaruhi beberapa kelompok dan departemen lain. Entitas lain akan meminjamkan sumber daya untuk desain dan implementasi solusi ADF. Kelompok yang terlibat biasanya meliputi:
- Teknologi Informasi
- Quality Control
- Pengalaman Pelanggan
- Hukum/Peraturan/Kepatuhan
- Keuangan
- Marketing
- Layanan Pelanggan
- Penjualan
- Garis Bisnis
- pelanggan
- Penyedia Layanan Outsourcing
Membuat Keputusan
Saat Anda mengidentifikasi kebutuhan Anda dan menyelidiki kemungkinan solusi, pertimbangkan hal-hal berikut:
Lingkup Proyek
Apakah Anda mencari solusi satu lokasi atau apakah Anda memerlukan ADF untuk mengelola pekerjaan di beberapa lokasi? Apakah beberapa lokasi dijalankan secara independen atau apakah Anda akan menyeimbangkan beban kerja harian di antara semua lokasi? Berapa banyak saluran distribusi yang Anda dukung sekarang, dan bagaimana hal ini dapat berubah? Apakah Anda akan mengimplementasikan ADF secara bersamaan dengan proyek besar lainnya, seperti mengonversi ke inkjet?
Milestones dan Tenggat Waktu
Apakah pelanggan atau pihak berwenang memberlakukan tenggat waktu? Apakah mereka? Bagaimana target ini akan mempengaruhi prioritas proyek?
Measurement
Apakah data dasar available? Bagaimana Anda akan mengukur keefektifan ADF? Apakah Anda memerlukan bantuan untuk mengidentifikasi masalah dan melakukan penyesuaian?
Identifikasi Masalah Saat Ini
Apakah ada masalah seperti dokumen campuran, cetak ulang, produktivitas, kesalahan penjadwalan atau saluran distribusi? Apakah Anda memiliki kelemahan dalam alur kerja di mana Anda tidak dapat menentukan status dokumen atau pekerjaan?
Tujuan strategis
Apakah kesalahan atau inefisiensi memperlambat pertumbuhan? Apakah kepuasan pelanggan memudar? Apakah perusahaan Anda berusaha memberikan pengalaman komunikasi yang lancar kepada pelanggan?
Opsi Tinjauan
Fitur ADF mana yang paling penting? Bisakah Anda menerapkan beberapa sekarang dan beberapa nanti? Apakah investasi dalam peralatan baru diperlukan atau dapatkah Anda memodifikasi perangkat keras saat ini? Apakah Anda memerlukan portal untuk departemen layanan pelanggan Anda atau untuk pelanggan akhir?
Menilai Risiko
Apa pengaruhnya terhadap komunikasi pelanggan jika Anda tidak mengambil tindakan? Apakah ada kemungkinan pelanggaran peraturan? Apakah proyek ADF dapat dilanjutkan sesuai jadwal jika sumber daya TI Anda dialihkan?
Biaya Proyek dan Peluang Penghematan
Pertimbangkan akuisisi, layanan profesional, pelatihan, modifikasi atau penggantian peralatan, pengurangan tenaga kerja, peningkatan arus kas, ongkos kirim yang lebih rendah, penggunaan peralatan yang lebih baik, pengurangan pekerjaan outsourcing, dll. Setiap organisasi yang menerapkan pabrik dokumen otomatis mungkin memiliki tujuan yang berbeda untuk menghemat uang atau memanfaatkan peluang baru.
Pasar Saat Ini Membutuhkan Integritas dan Kontrol
Pusat dokumen dan penyedia layanan cetak menemukan pelanggan berharap vendor mereka menyediakan pelacakan dan kontrol integritas. Operasi apa pun yang menangani dokumen yang berisi data sensitif harus memiliki proses yang ketat untuk mencegah pengungkapan informasi pribadi pelanggan secara tidak sengaja. Aplikasi kompleks memperkuat kebutuhan akan kontrol tingkat dokumen available melalui teknologi ADF.
Pekerjaan yang menampilkan dokumen jumlah halaman variabel, isi amplop yang cocok, pengalamatan pada amplop tertutup atau data variabel cetakan dupleks sangat rentan terhadap kesalahan. Aplikasi seperti ini berisiko dijalankan tanpa sistem identifikasi dan pelacakan yang canggih.
Bahkan aplikasi pemasaran surat langsung menuntut ukuran integritas dokumen yang disediakan oleh sistem ADF. Saat aplikasi menjadi sangat dipersonalisasi, risiko kesalahan meningkat. Elemen ketidakcocokan dari bagian surat yang dipersonalisasi dapat menyebabkan banyak kesulitan bagi penyedia layanan atau pusat dokumen internal, termasuk biaya pengerjaan ulang atau bahkan hilangnya akun.
Seiring penurunan volume email secara keseluruhan karena penargetan dan migrasi yang lebih tepat ke saluran digital, nilai setiap bagian email meningkat. Gagal mengirim surat ke beberapa bagian dari daftar atau membuat kesalahan yang mengurangi kemampuan surat untuk menghasilkan hasil yang diinginkan memperkuat persepsi pelanggan bahwa surat terlalu mahal. Terlalu banyak kesalahan akan menyebabkan mailer mempertimbangkan cara alternatif untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan prospek mereka, selanjutnya menurunkan volume surat.
Selain manfaat nyata dari kualitas surat yang lebih baik, biaya yang lebih rendah, atau pengoperasian yang lebih efisien, solusi ADF juga dapat membuka pintu menuju peluang baru.
Pelacakan dan kontrol yang lebih baik memungkinkan pusat dokumen untuk mempertimbangkan strategi seperti pekerjaan rumah tangga dan pekerjaan bersama. Strategi ini, sering diaktifkan dengan alat rekayasa ulang dokumen seperti Crawford Technologies Operations Express, menurunkan biaya operasional dan ongkos kirim. Dokumen yang direkayasa ulang juga dapat meningkatkan pengalaman pelanggan.
Distribusi multi-channel adalah fitur dari semua strategi komunikasi pelanggan kontemporer. Ini adalah target yang bergerak ketika tren dan teknologi baru muncul. Platform ADF yang fleksibel sangat penting untuk memberikan akurasi dan daya tanggap yang dibutuhkan oleh perusahaan yang ingin terhubung dengan pelanggan mereka di berbagai saluran.
Kompleksitas menangkap, memelihara, dan menindaklanjuti preferensi komunikasi pelanggan, dikombinasikan dengan kebutuhan untuk mengeluarkan dokumen dalam berbagai format untuk mendukung saluran fisik dan digital, memerlukan pabrik dokumen otomatis. Pertumbuhan yang diharapkan dalam sistem pengiriman digital akan menambah kompleksitas ini, sehingga penyedia layanan dan pusat dokumen di pabrik harus siap.
Produktivitas yang lebih tinggi dan kontrol yang lebih besar dapat memungkinkan peluang bisnis. Dengan kemampuan untuk menunjukkan tingkat akurasi, produktivitas, dan kualitas yang lebih tinggi karena ADF, organisasi dapat menemukan bahwa mereka dapat menarik pelanggan dengan volume lebih tinggi atau dengan persyaratan penyelesaian yang sebelumnya tidak dapat mereka dukung.
Dan terakhir, organisasi dapat menggunakan data komunikasi pelanggan yang dikumpulkan oleh ADF untuk menilai seluruh strategi komunikasi pelanggan mereka. Informasi ini dapat membantu memastikan
pesan pelanggan konsisten, relevan dan perlu. Perusahaan dapat mengintegrasikan ADF dengan proses bisnis lainnya dan membawa hubungan pelanggan ke tingkat yang baru.
Pengaktif ADF dari Crawford Technologies
Alur Kerja Fleksibel dengan PRO Production Manager
Solusi yang terbuka dan dapat dikonfigurasi ini memungkinkan manajemen otomatisasi proses end-to-end. Ini menjembatani sumber data, sistem komposisi, printer, penyisip, dan aliran email, menghasilkan alur kerja produksi yang mulus.
Dasbor Waktu Nyata dengan Alchem-e™
Sistem Alchem-e, available sebagai modul terintegrasi untuk solusi CrawfordTech lainnya, menyediakan dasbor berbasis web yang mudah digunakan yang memberikan informasi status pekerjaan secara real-time, dengan laporan dan metrik yang dapat disesuaikan untuk memberikan wawasan tentang indikator kinerja utama.
Pengalaman Pelanggan dengan PRO Preference Manager
Strategi pengalaman pelanggan (CX) bergantung pada memberikan lebih banyak kendali ke tangan pelanggan. Dengan PRO Preference Manager, penerima dokumen dapat mengelola preferensi mereka sendiri melalui portal web aman pelanggan kami. PRO Production Manager kemudian menerapkan informasi ini, mengarahkan dokumen ke saluran pengiriman yang dipilih saat ini pada waktu produksi.
Dokumen yang Dapat Diakses
Lebih penting dari sebelumnya untuk menyediakan dokumen dalam format yang dapat diakses untuk populasi tunanetra, penglihatan sebagian, dan penyandang disabilitas kognitif yang terus bertambah. Dengan solusi kami, pelanggan dapat mengotomatiskan pembuatan dan pengiriman dokumen dalam format seperti
PDF yang dapat diakses, HTML5 yang dapat diakses, dan format lainnya. Konversi ke format yang dapat diakses menjadi komponen terintegrasi dari alur kerja produksi.
Kesimpulan
Memilih vendor ADF yang tepat memerlukan perbandingan persyaratan dan prioritas pembuat dokumen dengan fitur individual dan kekuatan solusi di bawah
pertimbangan. Terkadang pertandingan terbaik adalah milik kita PRO Production Manager, mungkin bersamaan dengan solusi CrawfordTech dan pihak ketiga lainnya. Dalam situasi lain, produk lain mungkin lebih cocok. Apa pun pilihannya, pabrik dokumen otomatis yang dipilih dengan baik akan membantu setiap operasi menurunkan biaya, meningkatkan kualitas, dan meningkatkan produktivitas.
