Pengantar
Industri asuransi adalah salah satu industri yang paling intensif konten saat ini. Penyedia asuransi membuat dan mendistribusikan jutaan dokumen polis, pemberitahuan pembaruan, dan pernyataan manfaat, bersama dengan sejumlah peraturan, pelanggan, dan korespondensi akun, setiap hari. Banyaknya informasi yang harus ditangani seiring dengan semakin kompleksnya sistem informasi perusahaan membuat pengelolaan semua konten itu menjadi tantangan yang tidak pernah berakhir.
Pada saat yang sama, kendala regulasi menjadi semakin ketat dan terus berkembang. Ketidakpastian tentang kekhususan undang-undang bersama dengan kondisi geo-politik yang sering kacau membuat upaya memastikan kepatuhan menjadi semakin sulit, terutama jika organisasi melakukan bisnis lintas batas regional atau nasional.
Penyedia asuransi juga ditantang untuk mengimbangi “transformasi digital.” Sementara banyak industri lain seperti jasa keuangan dan manufaktur menjadi semakin digital, warisan kertas berjalan jauh di dalam bisnis asuransi. Dokumen dan pengungkapan polis sebagian besar tetap dicetak di atas kertas; sementara peningkatan jumlah aktivitas transaksional seperti penagihan, penjadwalan, dan pengingat telah menjadi digital. Mengelola campuran konten kertas dan digital ini merupakan tantangan unik yang menonjol bagi perusahaan asuransi sebagai hasilnya.
Bagaimana perusahaan asuransi dapat memenuhi tantangan tersebut? Crawford Technologies memiliki rangkaian solusi dan layanan yang dapat membantu Anda meningkatkan operasi dengan cara penting ini.
Pemenuhan
Bukan rahasia lagi bahwa kepatuhan terhadap peraturan menjadi perhatian utama bagi organisasi asuransi mana pun. Risiko yang ditimbulkan oleh peraturan yang selalu berubah memengaruhi perusahaan asuransi di seluruh dunia. Undang-Undang Perawatan Terjangkau muncul dalam pikiran, seperti halnya Aturan Privasi HIPAA dan Undang-Undang Perlindungan Konsumen Dodd-Frank, sebagai bagian penting dari undang-undang AS yang menggerakkan industri. Di luar AS, standar seperti GDPR, peraturan Perilaku Bisnis Asuransi Otoritas Jasa Keuangan Inggris dan Panduan Asosiasi Asuransi Jiwa dan Kesehatan Kanada membentuk ekspektasi kepatuhan untuk industri.
Dalam hal kepatuhan, banyak perhatian diberikan pada pengarsipan dan manajemen catatan. Dokumen dan rekaman mana yang disimpan, dan untuk berapa lama, merupakan aspek umum manajemen konten dan kepatuhan terhadap peraturan. Secara umum, dokumen polis asuransi di AS harus diarsipkan selama tiga tahun setelah polis kadaluarsa. Retensi untuk polis asuransi jiwa bertambah menjadi tujuh tahun setelah masa hidup pemegang polis berakhir. Lipat gandakan ini dengan jumlah dokumen yang terkait dengan setiap polis, dan siklus tahunan dokumen yang diterbitkan di berbagai lini bisnis, dan hasilnya adalah perusahaan asuransi memiliki persyaratan manajemen catatan dan penyimpanan dokumen yang sangat panjang dan rumit yang harus dikelola secara efektif atau risiko ketidakpatuhan.
Use Case
Pekerjaan kami dengan IF Insurance adalah salah satu contoh bagaimana Crawford Tech membantu perusahaan asuransi memastikan kepatuhan. IF Insurance adalah asuransi properti dan kecelakaan yang berlokasi di Finlandia dengan sekitar 3.8 juta pelanggan di seluruh wilayah Nordik termasuk Swedia, Norwegia, Finlandia, dan Rusia. Sistem mereka yang ada berisi lebih dari 150 juta dokumen yang harus disimpan setidaknya selama 11 tahun untuk mematuhi undang-undang setempat yang relevan untuk dokumen polis asuransi. Akibatnya, sangat penting bagi mereka untuk menemukan metode yang efisien untuk mengonversi dan memigrasikan dokumen-dokumen ini ke PDF/A. Kita PRO Archiver solusi digunakan untuk mengkonsolidasikan sejumlah repositori yang berbeda dan semua 150 juta dokumen dimigrasikan dan dikonversi dari AFP ke PDF/A untuk penyimpanan dan pengambilan jangka panjang. Baca lebih lanjut tentang Asuransi IF di sini.
Aksesibilitas
Aksesibilitas dokumen menjadi perhatian yang berkembang bagi perusahaan asuransi. Lebih dari 285 juta orang di seluruh dunia mengalami gangguan penglihatan. Lebih dari 30 juta orang di Amerika Utara hidup dengan gangguan penglihatan dan, menurut National Eye Institute, jumlah tersebut diperkirakan akan berlipat ganda pada tahun 2020 karena penuaan generasi baby boomer. Untuk tunanetra, kemampuan untuk mengakses tagihan, pernyataan, dan dokumen transaksional lainnya berarti kemandirian dan kepuasan pelanggan yang lebih besar. Bagi perusahaan, mengakomodasi pelanggan tunanetra bukan hanya bisnis yang baik, tetapi diwajibkan oleh undang-undang federal.
Undang-Undang Diskriminasi Disabilitas AS Bagian 508 mewajibkan bisnis untuk melakukan penyesuaian pada cara mereka memberikan layanan sehingga penyandang disabilitas dapat menggunakannya. Contoh lain dari undang-undang internasional termasuk UK Equality Act, dan Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) dan Accessibility for Manitobans Act (AMA) di Kanada. Dan undang-undang yang lebih ketat yang memberi lebih banyak tanggung jawab pada organisasi untuk membuat dokumen lebih mudah diakses juga sedang berlangsung di banyak negara lain.
Use Case
Kami bekerja dengan perusahaan asuransi besar yang diakui secara nasional baru-baru ini yang perlu menyediakan dokumen yang dapat diakses agar sesuai dengan persyaratan aksesibilitas AS untuk Teknologi Informasi dan Komunikasi (umumnya dikenal sebagai "Penyegaran Bagian 508" dari Undang-Undang Rehabilitasi) yang melarang kontraktor federal dan subkontraktor dari diskriminasi terhadap penyandang disabilitas. Hampir semua interaksi dan komunikasi pelanggan mereka berbasis web dan disimpan dalam sistem manajemen konten perusahaan. Perusahaan membutuhkan solusi yang akan terintegrasi dengan sistem pengarsipan mereka dan secara otomatis mengonversi AFP ke format PDF yang Dapat Diakses dan HTML5 yang Dapat Diakses. Mereka menggunakan arsitektur CrawfordTech MasterONE untuk aksesibilitas yang mengonversi ke kedua format dari satu penyiapan. Saat pelanggan meminta dokumen PDF yang Dapat Diakses atau HTML5 yang Dapat Diakses, sistem akan mengonversinya dengan cepat – segera memberi pelanggan apa yang mereka butuhkan, sambil mempertahankan file asli di arsip sistem.
digitalisasi
Sepertinya setiap industri memiliki tujuan yang mendesak untuk menyingkirkan kertas, mengotomatiskan proses, dan mendigitalkan komunikasi. Tetapi transformasi digital tidak semudah organisasi asuransi yang harus berurusan dengan campuran konten cetak dan digital yang tidak dapat ditembus.
Memang, pelanggan bisa sangat menuntut dalam hal bagaimana mereka ingin komunikasi mereka disampaikan; dan terkadang ini berarti konten digital, sementara di lain waktu kertas biasa lebih disukai. Misalnya, Anda mungkin ingin tagihan bulanan Anda datang secara elektronik dan dibayar secara elektronik… tetapi Anda tetap ingin dokumen polis Anda dicetak dan dikirim. Menerima sisa janji temu melalui email atau pesan teks adalah layanan yang bagus, tetapi sangat sedikit pelanggan yang ingin membaca dokumen polis mereka di smartphone.
Hasilnya adalah perpaduan konten cetak dan digital yang harus dikelola secara efektif dan sesuai preferensi pengguna. Ini berarti lebih banyak pemotongan dan pemotongan berbagai jenis komunikasi dan yang membutuhkan tingkat fleksibilitas dan ketangkasan yang lebih tinggi untuk dibangun ke dalam sistem manajemen konten.
Use Case
Grup Asuransi Ekonomis menggunakan CrawfordTech Riptide untuk meningkatkan respons layanan dan kinerja organisasi dengan mengonversi dokumen Metacode yang disimpan di penyimpanan kontennya ke PDF untuk presentasi online. Ini termasuk layanan mandiri
repositori online untuk broker. Idenya adalah untuk memungkinkan broker beralih ke lingkungan tanpa kertas sambil mengontrol biaya cetak dan pengiriman. Banyak broker memindai dokumen dan kemudian merobek-robek halaman tersebut hanya untuk memasukkannya ke dalam alur kerja tanpa kertas. Hal ini mengakibatkan biaya yang tidak perlu untuk mencetak dan mengirimkan dokumen sejak awal, serta untuk broker dalam hal perangkat keras, sistem, dan upaya yang diperlukan untuk memindai dan mendigitalkan kertas begitu mereka menerimanya.
Moving Forward
Crawford Technologies secara unik memenuhi syarat untuk membantu organisasi asuransi mengatasi aspek penting kepatuhan terhadap peraturan, aksesibilitas dokumen, dan transformasi digital. Portofolio solusi manajemen konten pemenang penghargaan kami berlaku untuk pencetakan, pengarsipan, rekayasa ulang, dan presentasi dengan tingkat fleksibilitas yang tinggi. Tidak ada perusahaan lain yang memiliki pengalaman mendalam dan luas dalam manajemen konten.
Tapi seperti yang Anda lihat, Anda tidak perlu mengambil hanya kata kami untuk itu. Kasus penggunaan ini dan lainnya hanyalah beberapa cerita yang menunjukkan bagaimana kami telah membantu lebih dari 1,800 organisasi di seluruh dunia untuk memenuhi tuntutan kepatuhan peraturan yang semakin ketat, mengatasi kebutuhan yang semakin meningkat akan dokumen yang dapat diakses, dan memanfaatkan teknik canggih dan peningkatan proses yang tersedia.ilable oleh transformasi digital.
Ingin tahu lebih banyak? Cukup klik di sini untuk menjadwalkan konsultasi atau kunjungan gratis tanpa kewajiban CrawfordTech. com.
