Introduction
Le terme « transformation » est utilisé pour décrire tout changement radical. Nous avons bâti notre réputation en aidant nos clients à opérer des changements radicaux – des transformations fondamentales dans les domaines de l’efficacité des processus, des économies opérationnelles et de l’accessibilité de l’information. En effet, depuis plus de 20 ans, nous avons aidé plus de 1 800 organisations dans le monde à utiliser notre technologie primée de transformation du flux d’impression pour la production et le flux de documents de grande valeur et de grand volume ; et les améliorations sont impressionnantes.
Mais nous constatons que les organisations d’aujourd’hui en veulent plus. Elles souhaitent non seulement changer leur façon de travailler, mais aussi se transformer véritablement en une organisation plus agile, plus réactive et plus efficace face à la transformation numérique. C’est là que nous intervenons. Nous pensons que CrawfordTech possède les outils et l’expertise nécessaires pour vous aider à transformer efficacement votre entreprise dans les domaines qui font la différence.
Notre suite d’outils de transformation est connue pour être le moyen le plus efficace et le plus complet de convertir les flux d’impression et de données d’un format à un autre. Mais saviez-vous qu’il existe de nombreuses possibilités d’étendre la valeur de nos technologies au-delà de ce à quoi elles sont généralement associées ? Le potentiel comprend des avantages dans les domaines de la production, de l’archivage et de l’optimisation des activités, et nous sommes impatients de le partager.
Ce document décrira brièvement comment nos outils de transformation et de conversion peuvent s’appliquer à un monde plus large de transformation numérique et d’optimisation commerciale. Nous sommes un leader respecté dans le domaine de la technologie de transformation des flux d’impression et nous aimerions maintenant que vous considériez d’autres possibilités que vous n’avez peut-être pas associées aux solutions CrawfordTech dans le passé et les façons dont vous pouvez utiliser ces outils pour transformer votre entreprise.
Approches de la transformation des entreprises
Bien qu’enracinées dans une longue tradition d’expertise et de fiabilité, nos technologies de transformation ne sont PAS la Oldsmobile de votre grand-père. Ces outils permettent d’obtenir une variété d’avantages commerciaux qui s’étendent à un certain nombre de domaines d’activité clés. Voici quelques exemples à prendre en considération :
Efficacité de la production
Normalisation des PDF
De nombreuses organisations utilisent le format PDF comme plate-forme d’impression commune afin d’établir un flux de production plus efficace. Le PDF présente également l’avantage d’être un format standard pour l’archivage, la production et la présentation en ligne.
Les entreprises constatent souvent que les logiciels utilisés pour créer des fichiers PDF multi-documents volumineux peuvent produire des fichiers PDF encombrants et inefficaces. Cela ralentit la production et augmente les coûts de production. Nous proposons également des solutions qui remplissent un certain nombre de fonctions importantes de normalisation et d’optimisation, améliorant ainsi l’efficacité de la production et les économies réalisées lorsque vous travaillez avec des fichiers PDF. Notre PRO PDF Normalizer peut passer en revue un fichier PDF et le restructurer pour produire un PDF beaucoup plus rationalisé qui fonctionnera beaucoup mieux lors de l’impression, de l’archivage et d’autres étapes de traitement. Des tests ont montré que PRO PDF Normalizer fonctionne deux à quatre fois plus vite que les produits concurrents.
Cas d’utilisation
L’histoire d’un grand PSP du nord-est des États-Unis est un exemple de l’utilisation de notre normalisation PDF dans le monde réel. Il recevait généralement des fichiers PDF « prêts à imprimer » de ses clients, mais le traitement de nombre d’entre eux prenait des heures, voire échouait, ce qui ralentissait ou perturbait l’ensemble du processus de production. L’impact sur l’efficacité, et en fin de compte sur la rentabilité, était important et menaçait la livraison à temps à leurs clients.
Ce PSP était extrêmement frustré par son incapacité à traiter correctement les fichiers PDF mal formés et a adopté notre technologie pour améliorer la production et les délais d’exécution. Avec PRO PDF Normalizer, ils optimisent et améliorent désormais leurs fichiers PDF afin de maximiser le rendement de tous les aspects de leur production d’imprimés. En normalisant la structure des fichiers PDF, ils ont pu éliminer les éléments graphiques répétitifs, les polices en double et les jeux de caractères mal structurés, autant d’éléments qui nuisaient à l’efficacité et aux niveaux de service. Les fichiers PDF optimisés présentent également d’autres avantages. Ils permettent d’obtenir des fichiers plus petits, qui non seulement coûtent moins cher à stocker et à gérer dans les archives, mais sont également plus rapides à charger et à lire par les clients lorsqu’ils y accèdent en ligne.
Le résultat ? Ce fournisseur de services d’impression a considérablement réduit la taille des fichiers PDF, ce qui a permis d’imprimer plus rapidement et d’archiver plus efficacement. En effet, des fichiers dont le traitement prenait auparavant sept heures, soit 420 minutes, sont désormais traités en moins de 20 minutes, ce qui représente une amélioration de 2000 %. Moins de ressources sont nécessaires pour préparer, dépanner et modifier les fichiers PDF, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent. En outre, il n’est plus nécessaire d’envisager des mises à niveau coûteuses des serveurs pour tenter d’améliorer la vitesse de traitement.
Concaténation
L’augmentation de la vitesse d’impression, la possibilité d’améliorer les niveaux de service et l’élimination des coûts associés à l’achat et au stockage de coques préimprimées ne sont que quelques-unes des raisons convaincantes pour lesquelles les entreprises utilisent notre technologie de transformation. Mais il est difficile d’atteindre une efficacité de production optimale lorsque vos flux d’impression sont remplis de petits travaux dans un mélange de formats. En effet, pour tirer pleinement parti de tout investissement en impression de production, il faut plus que simplement acheter et installer le matériel ; des stratégies intelligentes et réfléchies sont nécessaires pour maximiser le retour sur investissement.
C’est là que notre technologie de transformation entre à nouveau en jeu, cette fois sous la forme de PRO Concatenator, qui vous permet de combiner plusieurs fichiers PDF et d’impression afin de maximiser le rendement et la valeur des équipements de production tels que les presses à jet d’encre et les équipements de publipostage automatisés. En optimisant les fichiers prêts à imprimer pour la production, vous maintenez le fonctionnement efficace des machines à grande vitesse en combinant de petits travaux, en optimisant la taille des lots et en minimisant les réglages de presse et les changements de rouleaux. Dans le même temps, le reséquençage de divers travaux d’impression et fichiers de sortie permet de réaliser des économies maximales sur les tarifs postaux et d’automatiser l’efficacité du traitement du courrier, ce qui n’est tout simplement pas possible autrement. L’efficacité de l’impression et de l’archivage est également améliorée puisque nous supprimons les ressources en double lors de la jonction de plusieurs fichiers, ce qui réduit considérablement la taille du fichier résultant.
Cas d’utilisation
Une grande société de courtage américaine utilise PRO Concatenator pour regrouper et regrouper des volumes croissants de documents de confirmation de transactions individuels. Avec plus de 13 000 conseillers financiers dans son personnel, le nombre de transactions effectuées chaque jour dépassait les 300 000. Par conséquent, son fournisseur de services d’impression avait de plus en plus de mal à suivre le rythme. Réaliser le travail de manière fiable dans un délai de 24 heures n’était pas un SLA que le PSP pouvait entreprendre.
Grâce à PRO Concatenator, la société de courtage est désormais en mesure de regrouper entre 50 000 et 80 000 fichiers d’impression de confirmation de transaction individuels en un seul fichier d’impression. Le résultat est un fichier d’impression beaucoup plus convivial pour la production, ce qui a considérablement simplifié les processus d’impression. Chaque jour, ils convertissent la sortie en un fichier formaté entièrement optimisé et transmettent ce fichier à leur fournisseur de services d’impression. Les délais de transmission sont réduits et, en plus de réduire les coûts d’impression et d’envoi, ils sont en mesure d’archiver efficacement ces communications clients, avec des journaux d’audit pour garantir la conformité aux réglementations en matière de reporting. Le résultat est que la société de courtage utilise désormais une application moderne alignée sur ses objectifs stratégiques en matière d’économies, d’efficacité et de performances de traitement.
Efficacité des archives
PDF pour les archives
Le format PDF est un format standard pour les archives, mais tous les PDF ne sont pas créés de la même manière. Nous connaissons tous le PDF comme le moyen d’encoder des documents sous une forme « telle qu’imprimée » qui est portable d’un système à l’autre. Mais la pertinence d’un fichier PDF pour l’archivage dépend entièrement des diverses options choisies lors de la création du PDF – par exemple, si les polices sont intégrées ou non pour le rendu ou si le document est crypté ou non.
Le PDF/A a été créé spécifiquement pour l’archivage. Il s’agit d’une version du PDF normalisée par l’ISO et spécialisée dans la conservation numérique des documents électroniques. Le « A » signifie « Archive » et répond à la nécessité de conserver les documents d’une manière qui préserve le contenu dans le temps tout en garantissant que ces documents pourront être récupérés et rendus avec un résultat prévisible à l’avenir. Le PDF/A élimine certains risques menaçant la reproductibilité un à un du contenu tout en garantissant que l’utilisateur voit exactement le même contenu aujourd’hui et dans les années à venir.
Nos outils sont conçus comme une plateforme à partir de laquelle vous pouvez créer et gérer le format PDF/A. Nous transformons une grande variété de types de flux d’impression – AFP, PCL, PDF, PostScript, DJDE, Metacode, PDF/A et bien d’autres – en format PDF/A prêt à être archivé. Ce faisant, nous capturons les métadonnées pertinentes qui forment l’index et les critères de recherche utilisés pour stocker et localiser ultérieurement des documents spécifiques une fois qu’ils sont dans les archives. En effet, PRO Transform Plus est utilisé par les plus grands producteurs de documents transactionnels au monde et vous permet de transformer les flux d’impression de documents transactionnels critiques en PDF/A sans qu’il soit nécessaire de les reprogrammer.
Cas d’utilisation
La Dominion du Canada est un exemple de la façon dont les entreprises utilisent les technologies de transformation CrawfordTech pour créer le format PDF/A. Dominion est l’un des plus grands assureurs de biens et de risques divers du Canada. Par conséquent, elle a un volume toujours croissant de documents de déclaration de police à gérer et à archiver. L’utilisation continue du papier devenait un fardeau pour la compagnie et son réseau de courtiers. En l’absence d’archives en ligne, chaque courtier recevait une copie papier du document de déclaration de police de chaque assuré, à titre de référence.
Les montagnes de papier sont devenues ingérables et Dominion utilise maintenant notre technologie de transformation pour convertir les fichiers imprimés originaux en PDF/A. Les courtiers ont ainsi remplacé leurs copies papier par des images électroniques qu’ils peuvent lire en ligne. Les versions archivées reflètent exactement les versions imprimées et éliminent le coût et l’inefficacité du recours au papier. Le PDF/A étant la norme ISO pour l’archivage des documents électroniques, Dominion est convaincue que son approche répondra à ses besoins immédiats ainsi qu’à ses exigences en matière d’archivage à long terme. Les courtiers sont désormais en mesure de trouver les documents rapidement et facilement, ce qui se traduit par un meilleur service pour leurs clients, et l’équipe opérationnelle de Dominion constate une réduction des dépenses en papier et en production, ce qui permet de sauver des arbres et de l’argent.
Rédaction
Les atteintes à la sécurité des données et le cyber-vol constituent une menace bien réelle pour les organisations de toutes tailles et de tous secteurs. Les gros titres sont remplis de rapports sur des pirates informatiques qui s’introduisent dans des réseaux de données et des entrepôts d’informations et s’emparent de milliers, voire de millions, d’enregistrements sensibles. Comme l’indiquent les nombreux rapports très médiatisés, même les organisations les plus averties en matière de sécurité sont en danger. Pour ne rien arranger, de nombreux outils de rédaction en place ne font que masquer les informations, mais laissent les données dans le fichier, ce qui signifie qu’elles restent accessibles même à un pirate informatique novice.
Les entreprises cherchent donc constamment à garder une longueur d’avance. Pour ce faire, elles peuvent utiliser nos outils de rédaction automatisés pour transformer le risque en avantage opérationnel. Notre outil Redaction Express, par exemple, permet de protéger les entreprises contre la divulgation accidentelle et involontaire d’informations confidentielles lors de la production et de l’archivage de documents transactionnels tels que des factures, des relevés et d’autres correspondances avec les clients. Les informations sensibles et privées sont automatiquement rédigées et, par conséquent, les entreprises de tous les secteurs d’activité sont en mesure de gérer les risques de non-conformité de manière plus rentable. Des techniques telles que la rédaction en une seule étape sur tous les flux d’impression et types de documents signifient que tous les documents sortants sont automatiquement analysés pour détecter d’éventuelles violations de confidentialité.
Nous avons conçu nos outils de rédaction dès le départ pour répondre aux besoins de l’industrie et aux contraintes réglementaires les plus difficiles en matière de confidentialité des informations. En effet, CrawfordTech est l’outil de choix lorsqu’il est nécessaire d’expurger des informations à partir de flux d’impression, de PDF et de documents composés dans des environnements de production à haut volume.
Cas d’utilisation
Toutes les organisations doivent envoyer et échanger des documents de différents types, mais chaque interaction comporte un risque de divulgation involontaire d’informations confidentielles. Par exemple, vous pouvez vouloir tester vos travaux d’impression sur la machine d’un fournisseur avant d’acheter une presse à jet d’encre couleur. L’idéal est de conserver la position des caractères d’origine pour une vérification, des tests et des comparaisons valides, mais comme les documents de production contiennent généralement des informations personnelles et confidentielles, les tests peuvent être problématiques et soulever un certain nombre de problèmes de sécurité des données. Grâce à Redaction Express, nos clients rédigent et protègent automatiquement les informations confidentielles de ces documents avant qu’ils ne soient publiés pour être testés.
Un autre exemple de la valeur de la rédaction automatisée est celui d’une organisation qui a besoin de récupérer un document d’archives contenant des informations sensibles. Les communications externes et internes doivent circuler librement afin de soutenir les flux de travail et les processus, mais tous les destinataires n’ont pas besoin de savoir ou n’ont pas l’autorisation de consulter des informations sensibles ou confidentielles. Un agent du service clientèle peut ne pas avoir besoin de voir des informations confidentielles telles qu’un numéro de sécurité sociale, par exemple, mais avoir besoin d’un accès pertinent et immédiat aux dossiers des clients afin de fournir un niveau de service approprié. Les entreprises peuvent fournir cet accès tout en protégeant les informations confidentielles en utilisant nos outils de rédaction automatisés pour transformer les documents et expurger le contenu en fonction du rôle de la personne qui récupère les informations.
Conformité
Des réglementations financières de plus en plus strictes continuent de donner le ton au secteur mondial des services financiers. Les exigences de conformité sont de plus en plus strictes et un certain nombre de nouvelles règles obligent désormais les banques, les coopératives de crédit, les courtiers et les sociétés fiduciaires à effectuer des vérifications plus rigoureuses dans le cadre de leurs activités courantes. Les entreprises sont tenues de surveiller les transactions en cours sur les comptes pour détecter toute activité suspecte et de disposer d’une base raisonnable pour connaître les faits essentiels concernant chaque compte client.
L’une des façons d’y parvenir est d’utiliser nos technologies pour extraire les informations pertinentes d’une archive afin de fournir une preuve de conformité. De nombreuses institutions financières sont confrontées à l’augmentation des coûts de personnel résultant de la gestion des attentes réglementaires, et nos outils offrent un moyen automatisé et complet de réduire ces coûts tout en atténuant plus efficacement le risque réglementaire. Le fait est qu’en dépit de la numérisation des entreprises aujourd’hui, de nombreuses institutions financières continuent de s’appuyer sur des contrôles manuels sur papier ou sur des poches de technologie disparates pour garantir la conformité. Cette approche n’est tout simplement plus pratique du point de vue des coûts et n’est plus suffisante pour garantir la conformité avec les attentes réglementaires exigeantes et en constante évolution.
Cas d’utilisation
Prenons l’exemple de l’un de nos clients – l’une des plus grandes banques de détail au monde – qui, en 2013, a dû fournir une preuve légale de sa conformité aux réglementations bancaires en fournissant une analyse complète des relevés de cartes de crédit de ses clients sur les dix dernières années. La banque nous a demandé d’élaborer une solution automatisée pour identifier, extraire et réutiliser les informations nécessaires afin qu’elle puisse satisfaire à ces obligations réglementaires exigeantes.
Les relevés de cartes de crédit des clients étant archivés dans un format AFP (Advanced Function Presentation), les informations n’étaient pas faciles à extraire et à formater dans ce format natif. Des outils CrawfordTech ont été utilisés pour convertir les données extraites de l’AFP en XML, puis pour placer les données XML dans l’entrepôt de données de la banque, où elles seront validées, analysées et correctement rapportées. L’approche récupère automatiquement les relevés dans les archives, identifie et extrait toutes les données nécessaires à la vérification. Les relevés sélectionnés sont transmis à un système d’analyse et analysés à la recherche d’éventuelles surcharges et de trop-perçus, afin que la banque puisse déterminer si des sommes sont dues aux clients et s’il est nécessaire de les rembourser. La banque a ainsi évité des poursuites judiciaires inutiles et des amendes coûteuses pour non-conformité, tout en traitant de manière proactive les clients qui auraient pu être indûment facturés.
Optimisation de l’activité
PDF accessible
De nouvelles exigences légales incitent les organisations à évaluer leur stratégie en matière d’accessibilité des documents d’entreprise. L’objectif est de servir correctement tous leurs clients qui ne peuvent pas accéder aux documents commerciaux produits de manière traditionnelle. En Amérique du Nord, les trois principaux textes législatifs relatifs à l’accessibilité pour les malvoyants sont la section 508 du Rehabilitation Act, le titre III de l’Americans with Disabilities Act (ADA) et la loi AODA de la province de l’Ontario au Canada. Ces deux lois sont très claires et stipulent que toutes les organisations doivent mettre à disposition des versions accessibles sur papier et des versions accessibles par voie électronique.
Pour les aveugles, les malvoyants et les personnes souffrant de troubles cognitifs, la possibilité d’accéder aux factures, aux relevés et à d’autres documents transactionnels est synonyme d’une plus grande indépendance. Avec plus de 21 millions de Nord-Américains souffrant de déficiences visuelles profondes, les gouvernements et les entreprises cherchent à éliminer les obstacles à la mise en place d’aménagements raisonnables pour les communications avec les clients.
Les outils d’accessibilité aux documents de Crawford Technologies permettent de transformer des documents transactionnels tels que des factures, des relevés et des correspondances clients en formats alternatifs en braille, gros caractères, audio, texte électronique et PDF accessible aux formats WCAG 2.0 AA. Les banques de détail, les sociétés de gestion de patrimoine, les émetteurs de cartes de crédit, les sociétés de services publics et de télécommunications, ainsi que les organisations gouvernementales, bénéficient tous de la possibilité de créer ces communications clients spécialisées dans des formats alternatifs.
Cas d’utilisation
Examinez la manière dont un centre de gestion des prêts étudiants aux États-Unis gère l’accessibilité des documents. En octobre 2014, la National Federation of the Blind a conclu un accord avec le ministère américain de l’éducation (DOE) concernant l’accessibilité des documents. En vertu de cet accord, les sociétés de gestion des prêts étudiants, sous contrat avec le DOE, doivent rendre toutes les communications, y compris les formulaires, les sites web et les autres documents qui font partie du programme de prêt direct du DOE, accessibles aux aveugles, aux malvoyants et aux clients souffrant d’un handicap cognitif. Pour être en conformité, ce centre de gestion des prêts devait fournir des documents dans plusieurs formats d’accès, y compris le PDF accessible, la voix off et d’autres formats alternatifs populaires tels que le braille, les gros caractères et d’autres encore.
Comme il recevait des fichiers d’impression PCL sans structure hiérarchique et qu’il n’avait pas accès aux outils de création ou de composition de contenu, ce fournisseur devait être en mesure de convertir rapidement et automatiquement des milliers de documents. Pro Transform for Accessible PDF a été utilisé pour convertir ces fichiers en PDF accessible pour la livraison électronique et l’archivage. Le centre de services est désormais en conformité, et les destinataires des documents sont en mesure de consommer des informations personnelles et confidentielles en toute indépendance.
Aller de l’avant
Comme vous pouvez le constater, tant les nouveaux utilisateurs que les clients existants peuvent bénéficier des technologies CrawfordTech pour transformer leur entreprise. Les nouveaux utilisateurs bénéficient de nos années d’expérience et de notre capacité à mettre en œuvre des solutions qui répondent à un large éventail de besoins commerciaux. Les clients existants bénéficient de l’extension de la valeur de leurs investissements existants et d’une mise à niveau simple et abordable.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à visiter CrawfordTech.com pour plus d’informations sur nos transformations et nos technologies. Ou appelez-nous sans frais au 1-866-679-0864 pour discuter de la façon dont nous pouvons vous aider à économiser de l’argent, à accroître l’efficacité, à assurer la conformité et à augmenter la performance organisationnelle.
