Dix façons dont les fournisseurs de services d’impression tirent profit des logiciels de réingénierie documentaire
La plupart des sociétés de services d’impression et de courrier n’ont pratiquement aucun contrôle sur le format des documents que les clients attendent d’elles qu’elles impriment, insèrent et envoient avec précision. Les possibilités d’amélioration de la productivité ou de réduction des coûts sont extrêmement limitées lorsque les prestataires de services reçoivent des documents prêts à imprimer générés par leurs clients. Les outils de post-composition, connus sous le nom de logiciels de réingénierie de documents, aident les prestataires de services d’impression à surmonter ces restrictions.
La normalisation des formats de documents grâce aux fonctions de réingénierie de documents intégrées à des produits tels que Operations Express et Transpromo Express de Crawford Technologies présente d’énormes avantages pour les prestataires de services d’impression. Les services d’impression et de courrier peuvent s’attendre à une amélioration dans les domaines de la productivité, des dépenses d’exploitation, des coûts des matériaux et du contrôle qualité après le déploiement d’un logiciel de réingénierie post-composition.
Voici dix façons dont les prestataires de services d’impression utilisent les outils de réingénierie documentaire pour améliorer leurs offres de services et ajouter de la valeur aux documents de leurs clients.
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Combinez les emplois
Le reformatage des documents de manière à ce que l’adresse postale soit imprimée à un emplacement constant sur la page dans chaque application permet aux opérations documentaires d’utiliser une enveloppe à fenêtre standard pour les envois sortants. Que le prestataire de services adopte un modèle à fenêtre unique ou à double fenêtre, l’envoi de plusieurs demandes dans les mêmes enveloppes permet de combiner plusieurs petits travaux. Le déplacement des données de page vers de nouveaux emplacements est une des principales utilisations des logiciels de réingénierie des documents.
Cette tactique permet d’éliminer une grande partie des temps morts consacrés à la paperasserie, à la mise en place du matériel et au réglage de la machine. Avec moins d’interruptions, les opérateurs de machines d’insertion automatisées sont en mesure de produire plus d’envois par heure. Les prestataires de services peuvent également réduire les coûts de matériel en commandant une seule enveloppe en grande quantité au lieu de petits lots d’enveloppes personnalisées. Les dépenses d’entrepôt et d’inventaire associées au transport, au stockage et à la comptabilisation d’une grande variété d’enveloppes diminuent également.
Les entreprises qui migrent de l’impression feuille à feuille vers des imprimantes à jet d’encre à alimentation par rouleau utilisent des logiciels comme Operations Express pour combiner les tâches. Cela leur est particulièrement utile. Les tâches plus volumineuses sont plus efficaces dans les environnements d’impression et d’insertion à alimentation par rouleau. Les fournisseurs de services peuvent même combiner les tâches de plusieurs clients en blocs de travail plus volumineux et plus efficaces.
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Économies d’affranchissement
Le regroupement de travaux peut également permettre à une organisation d’augmenter la densité du tri préliminaire, ce qui se traduit par une réduction des frais d’affranchissement. Les prestataires de services d’impression peuvent choisir de répercuter tout ou partie des économies d’affranchissement sur leurs clients. Proposer des tarifs d’affranchissement inférieurs à ceux que les clients peuvent obtenir individuellement peut être une stratégie de vente convaincante pour les prestataires de services qui cherchent à transférer des travaux de leurs clients vers leurs propres installations. D’autres prestataires facturent les frais d’affranchissement à un taux fixe, tel que le niveau de qualification à trois chiffres aux États-Unis. Ils combinent ensuite les travaux pour obtenir des tarifs d’affranchissement plus intéressants et conservent la différence.
Outre la création de mailings de plus grande densité en combinant des tâches, des produits tels qu’Operations Express peuvent également gérer les tâches délicates d’extraction de données de blocs d’adresses pour traitement par un logiciel postal afin d’améliorer la précision des adresses et donc de bénéficier de tarifs postaux plus bas. Cela simplifie les opérations telles que la normalisation des adresses, le pré-tri et, surtout, la réinsertion des données normalisées dans le document approprié.
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Traitement distribué
Les logiciels de réingénierie de documents peuvent diviser les gros travaux en lots gérables. Cette fonctionnalité permet aux prestataires de services d’impression d’adapter les volumes d’impression et de courrier à leur capacité de production. Elle leur permet également d’imprimer des parties de travaux à des emplacements géographiques plus proches de la destination du courrier. Ils peuvent également souhaiter répartir les travaux sur plusieurs équipements installés sur un seul site. Le respect ou le non-respect d’un accord de niveau de service peut parfois dépendre de la capacité à travailler simultanément sur plusieurs parties d’un même travail. Des produits comme Operations Express facilitent l’adaptation des procédures d’exploitation aux conditions parfois changeantes. Par exemple, si un équipement de production est temporairement hors service, le travail peut être réacheminé, garantissant ainsi que la charge de travail est toujours correctement équilibrée et minimisant les retards.
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Sélectionner et séparer les exceptions de production
Les outils de réingénierie post-composition permettent aux opérations documentaires de signaler et de séparer les chèques de grande valeur qui nécessitent un traitement manuel, ou de segmenter les relevés à fort nombre de pages pour les envoyer sous forme d’enveloppes plates ou de colis. Le logiciel peut également générer des pages de couverture supplémentaires contenant l’adresse d’envoi – une solution idéale pour l’envoi de documents comportant un grand nombre de pages dans des enveloppes plates fenêtrées. Une autre application de la segmentation des fichiers d’impression pourrait permettre aux prestataires de services d’impression de traiter les comptes premium sur des imprimantes couleur ou avec du papier amélioré. Les prestataires de services peuvent utiliser les données déjà présentes dans le fichier d’impression pour segmenter le travail. Il n’est pas nécessaire de diviser les données à l’avance.
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Ajouter des mesures de suivi et de contrôle de la qualité des pièces de courrier
Le logiciel de réingénierie des documents permet aux expéditeurs d’améliorer les documents avant de les imprimer. De nombreuses caractéristiques peuvent être ajoutées aux flux d’impression des documents, ce qui permet un contrôle de qualité plus complet. Les prestataires de services d’impression peuvent ajouter des numéros de séquence à code-barres ou OCR, contrôler les pages d’équilibre par lots ou même créer un fichier électronique utilisé pour piloter un système d’usine de documents automatisé ou une mise sous pli basée sur des fichiers.
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Créer des index
L’indexation permet de rendre les grandes archives documentaires beaucoup plus utiles. Les logiciels de réingénierie documentaire peuvent utiliser les données extraites des documents ou des fichiers externes associés pour créer des index qui facilitent le filtrage et l’extraction des pages pertinentes des archives documentaires.
Outre les possibilités substantielles d’amélioration de la productivité, de réduction des coûts ou d’amélioration de la qualité, les logiciels de réingénierie documentaire peuvent renforcer l’efficacité des documents que les prestataires de services d’impression créent pour leurs clients. Ces éléments supplémentaires peuvent permettre aux prestataires de services de se distinguer de la concurrence et de facturer davantage leurs services.
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Invoquer l’insertion sélective
De nombreuses applications peuvent être enrichies en insérant de manière sélective des éléments dans des enveloppes en fonction des données déjà présentes sur les pages imprimées. Les enveloppes de remise en sont un exemple classique. Si le texte sur une facture indique que les clients paient en ligne ou par prélèvement automatique, ils n’ont pas besoin d’enveloppe de retour. L’insertion sélective est généralement pilotée par l’insertion de codes-barres sur la machine. Les logiciels de réingénierie de documents tels qu’Operations Express peuvent remplacer les codes-barres existants par de nouvelles versions qui incluent des contrôles d’insertion sélective.
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Ajouter des messages marketing ou informatifs
Les documents transactionnels sont les courriers les plus lus par les consommateurs. Les gens les ouvrent plus souvent et passent plus de temps à lire les factures et les relevés qu’à lire tout autre document qui leur parvient par courrier. L’intégration d’offres ciblées ou de messages d’information pertinents directement dans les documents est une idée attrayante. Pour de nombreuses entreprises, cependant, il est trop coûteux de modifier ou de réécrire les programmes qui produisent ces documents. Grâce à un logiciel de réingénierie des documents, les fournisseurs de services peuvent ajouter ces messages ciblés directement dans le fichier d’impression sans jamais toucher aux programmes sources. Transpromo Express de Crawford Technologies permet aux fournisseurs de services d’impression d’ajouter de la valeur aux documents qu’ils produisent.
Transpromo Express peut détecter l’espace blanc disponible, c’est-à-dire la zone sur un document qui suit un nombre variable de lignes de détails sur une facture ou un relevé et qui est autrement gaspillée. Le logiciel insère des publicités, des messages marketing, des messages éducatifs pertinents ou du contenu informatif là où il convient sans ajouter de page supplémentaire. Ce contenu inséré peut être variable, en fonction des autres informations figurant sur le document. Il peut s’agir par exemple d’une offre de vente incitative pour les nouveaux clients ou d’une offre de fidélité pour les clients de longue date.
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Messagerie personnalisée
Contrairement aux encarts préimprimés qui sont limités par le nombre de stations d’insertion disponibles sur les machines à affranchir, les encarts transpromo, également connus sous le nom de « onserts », sont illimités. Les limites des machines n’obligeront plus les prestataires de services d’impression à diviser les travaux en fonction des encarts à ajouter aux enveloppes. Chaque document transactionnel peut inclure des publicités pertinentes pour le titulaire du compte. Ces encarts peuvent contenir des informations personnalisées telles que la date de la dernière commande, les avantages liés au niveau du compte, etc. Il est même possible d’inclure des adresses URL personnelles (PURL) ou des codes QR, afin de relier le document transactionnel à des campagnes de marketing multicanal.
Les logiciels de réingénierie de documents comme Transpromo Express peuvent accéder à des fichiers ou systèmes externes, ce qui permet une personnalisation plus poussée en fonction des données d’un système CRM, par exemple. Les prestataires de services d’impression peuvent imprimer ces nouvelles informations dans le cadre du message ou les utiliser comme critère pour sélectionner le message le plus approprié à imprimer sur des documents individuels.
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Contenu colorisé
De nombreuses opérations d’impression migrent vers des appareils à jet d’encre couleur, mais leurs anciens documents sont toujours monochromes. Pour tirer parti de leurs nouvelles capacités en matière de couleur, les producteurs de documents utilisent des logiciels de réorganisation des documents pour redonner vie à ces anciens documents. Les logiciels de post-composition peuvent coloriser du texte, des éléments de formulaire ou des messages marketing. La couleur attire l’attention sur les parties importantes des documents, ce qui facilite la compréhension du client et réduit le nombre d’appels au service clientèle.
Les spécialistes du marketing aiment utiliser la couleur dans leurs campagnes. Les photographies, graphiques, logos et autres éléments en couleur attirent l’attention du consommateur et génèrent plus de conversions qu’un contenu identique imprimé en noir et blanc.
Les produits de réingénierie documentaire sont des outils précieux pour les fournisseurs de services d’impression. Grâce à ces outils, ils peuvent accepter des fichiers de documents prêts à imprimer de la part de clients qui composent eux-mêmes leurs documents. Les logiciels de post-composition permettent aux prestataires de services d’ajouter des améliorations de traitement telles que l’insertion de codes-barres de machine, ce qui leur permet de fixer des prix compétitifs et d’exécuter des travaux dans le cadre d’un flux de travail standard. Sans ce logiciel, les prestataires de services doivent se charger eux-mêmes de la composition des pages ou traiter un ensemble de documents nécessitant des configurations personnalisées.
À une époque de forte concurrence, de consolidation des fournisseurs et de surcapacité, la dernière chose que souhaite un prestataire de services d’impression est d’être considéré comme le fournisseur d’un produit de base. Se distinguer de la concurrence, ajouter de la valeur et parvenir à une intégration plus poussée avec les opérations des clients sont les clés d’un succès continu dans le secteur de l’impression et du publipostage. Les logiciels de réingénierie documentaire permettent d’atteindre tous ces objectifs.
En proposant la colorisation, le reformatage, l’insertion sélective ou l’ajout d’encarts, les prestataires de services d’impression peuvent accroître la valeur et la fonctionnalité des documents transactionnels. Les clients peuvent prolonger leurs investissements dans les documents existants sans avoir à consacrer du temps et de l’argent à la reprogrammation. Il s’agit là d’un excellent argument de vente pour les fournisseurs de services d’impression, qui permet d’aller au-delà du coût à la page et de se concentrer sur les avantages pour l’entreprise. Parler de l’amélioration des documents d’un client pour améliorer l’expérience de ses clients implique des représentants du marketing, du service client, des ventes et de la direction générale.
Les logiciels de réingénierie documentaire, comme Operations Express et Transpromo Express, offrent de nombreux avantages. Ces outils sont suffisamment polyvalents et flexibles pour répondre aux exigences des prestataires de services d’impression de tous types. Quel que soit l’intérêt d’un prestataire de services pour l’amélioration du flux de production, les économies de coûts ou l’efficacité des documents, un logiciel de réingénierie documentaire peut répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise et du marché. En fait, l’un des avantages les plus importants de la mise en œuvre de la réingénierie documentaire est l’amélioration de la fidélité des clients. Lorsque les prestataires de services d’impression et de publipostage mettent en œuvre une solution qui offre plus à leurs clients, améliore les délais d’exécution et permet d’économiser de l’argent, il devient beaucoup plus difficile pour le client de reprendre le travail en interne ou de changer de fournisseur. La réingénierie post-composition est une compétence que les clients finiront par exiger de presque tous les prestataires de services d’impression.
