PRO DocNow : toute la puissance de réingénierie documentaire dont vous avez besoin. Quand vous en avez besoin !

Le traitement dans le nuage permet de gagner du temps et de l’argent

Pratiquement toutes les opérations d’impression qui reçoivent des données d’image d’impression de clients internes ou externes doivent manipuler ces données avant l’impression pour un certain nombre de raisons différentes. PRO DocNow est une nouvelle façon de gérer les tâches de réingénierie des documents. Fonctionnant dans un cloud privé sécurisé, PRO DocNow peut effectuer toutes les modifications disponibles à partir d’une solution logicielle sur site à une fraction du coût.

Défis

Pratiquement toutes les opérations d’impression qui reçoivent des données d’image imprimée de clients internes ou externes doivent manipuler ces données avant l’impression pour un certain nombre de raisons différentes. Elles peuvent avoir besoin de modifier l’apparence des documents imprimés en ajoutant des codes-barres d’insertion de courrier ou en déplaçant le bloc d’adresses pour l’aligner sur les fenêtres de l’enveloppe. Dans d’autres cas, les clients demandent des modifications plus importantes, comme l’ajout de données variables en couleur ou la modification de la mise en page.

Souvent, les fichiers d’impression ont été créés dans des formats qui ne sont pas compatibles avec les imprimantes ou les logiciels de gestion d’impression de l’organisation et doivent être convertis dans un langage d’impression compatible. De nombreux fichiers d’impression PDF ne sont pas efficaces et peuvent entraîner des retards de traitement et d’impression s’ils ne sont pas optimisés.

Souvent, les données d’impression n’ont pas été correctement préparées pour le bureau de poste et nécessitent un certain nombre d’optimisations postales afin de maîtriser les coûts d’affranchissement.

Pour de nombreuses organisations, la difficulté réside dans le fait qu’elles n’ont qu’occasionnellement besoin d’une réingénierie des documents. Il se peut qu’un seul de leurs travaux mensuels répétitifs ait besoin d’être manipulé ou qu’un nouveau travail nécessite une extraction de données, des marques de contrôle ou une amélioration du document. L’achat de systèmes logiciels sur site pour la réingénierie occasionnelle de documents peut ne pas être rentable.

Sans la possibilité de manipuler les données des images imprimées, les fournisseurs de services d’impression (PSP) manqueront de nouvelles opportunités de revenus ou seront confrontés à des flux de travail inefficaces. Jusqu’à récemment, l’installation sur site était le seul choix possible.

La réingénierie des documents n’a jamais été aussi facile.

PRO DocNow est une nouvelle façon de gérer les tâches de réingénierie des documents. Fonctionnant dans un cloud privé sécurisé, PRO DocNow peut effectuer toutes les modifications disponibles à partir d’une solution logicielle sur site à une fraction du coût. Ce service est une solution parfaite pour les entreprises qui ne peuvent pas justifier les dépenses liées à l’obtention de licences et à la maintenance d’un logiciel sur site à temps plein, mais qui ont néanmoins besoin des fonctionnalités qu’offre un tel système.

Réingénierie documentaire complète PRO DocNow offre aux professionnels de la documentation tout ce dont ils ont besoin pour corriger ou améliorer leurs documents. Qu’il s’agisse d’améliorer l’ergonomie et l’apparence des documents ou de les rendre compatibles avec un flux de traitement de documents standard, les fonctions de PRO DocNow répondront à vos besoins.

Voici quelques fonctions des logiciels de réingénierie documentaire les plus utilisées par les entreprises

Ajout, déplacement ou amélioration de données

Les clients ne conçoivent pas toujours leurs documents de manière à ce qu’ils soient compatibles avec les équipements de mise sous pli disponibles. Il se peut qu’ils ne comportent pas les bons codes-barres ou que ceux-ci soient mal positionnés par rapport aux caméras de l’équipement. La résolution de ce problème est la tâche la plus courante des logiciels de réingénierie des documents. La conversion ou le déplacement des codes-barres pour que les documents soient traités en douceur tout au long de l’opération de traitement des documents est une tâche simple pour le logiciel de réingénierie documentaire.

Lorsque les services d’impression passent à l’impression jet d’encre à grande vitesse, ils cherchent des moyens d’optimiser la productivité de leurs nouvelles imprimantes. L’une des stratégies les plus répandues consiste à combiner les petits travaux pour obtenir des tirages plus importants. L’un des défis de cette approche est l’emplacement des blocs d’adresses d’expédition. Pour envoyer les documents d’un travail d’impression combiné, vous devez positionner les adresses de manière à ce qu’elles apparaissent dans la fenêtre d’une enveloppe sortante commune à tous les documents. Le logiciel doit déplacer les blocs d’adresses pour les aligner sur le nouvel emplacement standard de la fenêtre.

Transformations du flux d’impression

Si vos périphériques d’impression acceptent tous les flux d’impression PDF et PostScript, que se passe-t-il si un client vous envoie un fichier AFP ou Xerox Metacode à imprimer ? Vous devez convertir ces flux d’impression étrangers dans un format que vos imprimantes peuvent ingérer. Cela nécessite une transformation intégrée à PRO DocNow. Utilisez ce logiciel à la demande pour gérer les tâches difficiles que les clients insistent souvent pour que les fournisseurs de services acceptent avant de leur attribuer le travail lucratif souhaité par le fournisseur d’impression.

Sans transformation des flux d’impression, les sociétés de services d’impression exécutent souvent des flux d’impression étrangers de faible volume ou peu fréquents sur une petite imprimante achetée uniquement à cette fin. Elles peuvent aussi sous-traiter le travail à quelqu’un d’autre. L’une ou l’autre de ces solutions réduit les bénéfices et est risquée car elle contourne les contrôles et les flux de travail normaux. Les erreurs, l’exposition des données ou le braconnage par la concurrence constituent des risques supplémentaires.

Avec PRO DocNow, les anomalies et les risques associés sont éliminés. Téléchargez simplement le fichier image d’impression et recevez en retour un fichier d’impression converti que vous pouvez exécuter sur votre équipement de production préféré.

Optimisation PDF

Tous les fichiers PDF ne sont pas identiques.

Après tout, les PDF sont de véritables programmes, dont certains fonctionnent très bien, mais d’autres posent de nombreux problèmes lorsqu’ils sont traités ou imprimés.

PRO DocNow intègre le célèbre PDF Accelerator de CrawfordTech, ce qui permet d’optimiser les fichiers PDF pour une impression et un traitement rapides. Son utilisation pour les PDF problématiques est un moyen très rentable de résoudre de nombreux problèmes.

Tous les fichiers PDF ne sont pas identiques.

Après tout, les PDF sont de véritables programmes, dont certains fonctionnent très bien, mais d’autres posent de nombreux problèmes lorsqu’ils sont traités ou imprimés.

PRO DocNow intègre le célèbre PDF Accelerator de CrawfordTech, ce qui permet d’optimiser les fichiers PDF pour une impression et un traitement rapides. Son utilisation pour les PDF problématiques est un moyen très rentable de résoudre de nombreux problèmes.

Colorisation

La couleur ajoutée à un document permet d’en améliorer la lisibilité et la compréhension. Parfois, la colorisation de zones clés d’un document peut avoir un effet spectaculaire sur le nombre de fois où les clients appellent pour poser des questions, réduisant ainsi les coûts globaux de l’assistance.

Dans un environnement de traitement du papier blanc, l’impression couleur est essentielle. Les logos, éléments de formulaire ou autres graphiques en couleur vous permettent d’éliminer le papier pré-imprimé et de combiner les travaux pour créer des documents de manière plus efficace et moins coûteuse. Donnez une nouvelle vie aux documents monochromes créés avec des logiciels existants sans jamais toucher au code qui génère les pages !

Aux États-Unis, l’évolution des tarifs d’affranchissement au fil des ans a permis aux expéditeurs d’ajouter des pages de contenu marketing ou informatif aux documents transactionnels sans augmentation des frais d’affranchissement. Les entreprises peuvent tirer parti de la puissance de la couleur dans les messages promotionnels pleine page pour créer des offres personnalisées et hautement segmentées, ce qui constitue une amélioration considérable par rapport aux encarts préimprimés.

Des études montrent que la couleur augmente la reconnaissance de la marque et la rétention de l’information. Avec PRO DocNow, votre service d’impression peut ajouter de la valeur aux documents sans avoir à investir massivement dans un logiciel ou à faire appel à un service informatique ou de développement pour modifier les routines de composition des documents.

Extraction des données

Les services d’impression peuvent ajouter de la valeur aux documents qu’ils produisent pour leurs clients internes ou externes en extrayant des données des fichiers d’images imprimées.

Certaines tâches d’extraction de données standard comprennent les informations nécessaires à la création de fichiers de données de mise sous pli. Ces fichiers de données de traitement du courrier (MRDF) indiquent à la machine de mise sous pli le nombre de pages à insérer dans chaque enveloppe, s’il faut détourner un envoi et quels encarts utiliser. Les systèmes d’intégrité des pièces de courrier utilisent les données MRDF pour arrêter la machine si des pages sont hors séquence, manquantes ou dupliquées, afin que l’opérateur puisse corriger l’erreur. Les fichiers MRDF peuvent également contrôler les imprimantes montées sur les machines de mise sous pli pour imprimer les enveloppes avec les adresses postales, les adresses de retour, les éléments de marque ou les messages personnalisés.

Les entreprises utilisent souvent les données extraites des fichiers d’images imprimées pour créer des index utilisés par les systèmes d’archivage de documents. Lorsqu’elles chargent les images dans les archives documentaires, les informations extraites permettent aux utilisateurs de retrouver les documents à l’aide de numéros de compte, de noms ou d’autres données. Les documents transactionnels contiennent une mine d’informations sur les achats, l’utilisation, les niveaux de fidélité des clients, etc. Les organisations peuvent utiliser les données déjà présentes dans les documents pour améliorer la valeur des communications et établir une relation plus étroite avec chaque client.

Considérez, par exemple, l’impact des publicités basées sur les lignes détaillées d’une facture. Les clients peuvent voir des publicités générées dynamiquement pour des accessoires ou des extensions de garantie associés à leurs achats, en fonction des données extraites des lignes détaillées de la facture.

Comment cela fonctionne-t-il ?

PRO DocNow fonctionne dans un environnement cloud privé AWS sécurisé. Le service traite chaque fichier selon des spécifications prédéfinies. Les opérations demandées peuvent inclure des transformations de flux d’impression, la colorisation, l’extraction de données, l’ajout de codes-barres ou toute autre fonction prise en charge.

La définition d’un nouveau job est facile avec PRO DocNow et ne nécessite aucune compétence technique particulière. L’équipe technique de Crawford Technologies codera les instructions de transformation et de réingénierie du logiciel en fonction de vos spécifications et demandes. Une fois défini, votre job sera enregistré dans l’application cloud et ajouté à votre Directory Monitor. Il vous suffit de vous assurer que vos processus placent le fichier à réingénierie à l’emplacement approprié pour qu’il soit récupéré par Directory Monitor.

Les clients de Crawford Technologies paient pour PRO DocNow uniquement lorsqu’ils l’utilisent. Le coût est basé sur le nombre de pages traitées.

PRO DocNow Directory Monitor est une petite application installée sur site qui surveille les fichiers d’impression à traiter. Elle identifie automatiquement les fichiers et les envoie à l’application de traitement dans le cloud. Une fois le travail terminé, le service cloud renvoie automatiquement les fichiers d’impression repensés à Directory Monitor où ils peuvent être automatiquement placés là où ils doivent être imprimés ou traités en aval. Directory Monitor conserve également les données de sauvegarde et gère les notifications, les alertes et les audits. Les utilisateurs ont une visibilité sur l’activité via un tableau de bord Web.

Avantages pour les fournisseurs de services d’impression

Vous pouvez améliorer vos revenus car votre entreprise n’aura jamais à refuser du travail ou à développer des solutions de contournement manuelles élaborées pour traiter les fichiers entrants de la manière la plus efficace. La puissance de PRO DocNow est disponible lorsque vous en avez besoin et reste inactive et en attente de travail lorsque vous n’en avez pas besoin.

Vous pouvez réaliser des économies de coûts puisque vos opérations documentaires n’ont pas besoin d’investir dans les serveurs, la maintenance, le support informatique ou les licences de postes liés aux logiciels sur site de qualité commerciale. Créez simplement un compte et commencez à travailler avec les professionnels de Crawford Technologies pour configurer votre premier travail. Une fois les travaux enregistrés, le traitement peut se poursuivre automatiquement.

PRO DocNow est utile aussi bien pour les opérations d’impression en usine que pour les PSP externalisés. Les usines peuvent utiliser le système pour optimiser l’utilisation de leurs plates-formes d’impression. Lorsqu’elles migrent vers un environnement d’usine de papier blanc, elles peuvent ajuster les positions des blocs d’adresses et d’autres éléments qui leur permettent de combiner des tâches.

Les messages en couleur et basés sur des données relatives au contenu des documents peuvent ajouter de la valeur aux documents qu’ils produisent pour leur organisation, sans qu’il soit nécessaire de financer un projet de développement informatique coûteux.

Les prestataires de services d’externalisation prennent en charge de nombreuses applications provenant de clients multiples. La disparité des formats, des marques de contrôle des documents et de la mise en page fait de la réingénierie des documents une capacité indispensable. Sans cette fonctionnalité, le travail sera moins rentable, voire perdu au profit d’un concurrent.

Les PSP évoluent dans un marché hautement concurrentiel où les clients considèrent parfois les services documentaires comme une marchandise. Pour se démarquer de la concurrence et obtenir des marges bénéficiaires plus élevées, les PSP doivent ajouter de la valeur. La réingénierie des documents rendue possible par PRO DocNow est un moyen simple d’atteindre cet objectif. Montrez aux clients potentiels comment améliorer l’expérience client grâce aux documents qu’ils pensaient n’être qu’une dépense nécessaire. Cette stratégie peut permettre aux PSP de remporter des marchés et de fixer le prix des services en fonction de la valeur qu’ils apportent.

Le secteur de la gestion de contenu client (CCM) est soumis à des changements rapides à mesure que la technologie évolue. Les entreprises s’efforcent d’offrir une expérience client supérieure, et cet effort inclut les documents transactionnels qu’elles envoient à leurs clients. Grâce aux fonctionnalités à la demande de PRO DocNow, les opérations d’impression peuvent améliorer les documents qu’elles produisent pour leurs clients internes ou externes. Les documents repensés soutiendront les objectifs CX du client.

Les entreprises sont parfois confrontées à des difficultés inattendues lorsqu’elles traitent des tâches peu fréquentes telles que les documents fiscaux de fin d’année. Au lieu de se démener pour apporter des modifications au programme, elles peuvent ajuster les documents avec PRO DocNow et éviter de quémander le support informatique nécessaire pour respecter les délais de production des rapports qui approchent.

Qu’en est-il de Operations Express?

Operations Express est le produit de réingénierie documentaire et de transformation du flux d’impression sur site sur lequel les clients de Crawford Technologies’ comptent depuis des années.

CrawfordTech continue de prendre en charge, de maintenir et d’étendre Operations Express, et les clients peuvent acheter cette solution sur site. Pour les organisations ayant des besoins d’utilisation continue à volume élevé, une solution sur site peut être plus judicieuse. Les utilisateurs PRO DocNow peuvent effectuer une mise à niveau vers Operations Express si leurs besoins évoluent à l’avenir, et les définitions de tâches peuvent être facilement déplacées.

PRO DocNow permet aux entreprises ayant des exigences moins strictes et une stratégie d’exploitation en nuage de bénéficier de la fonctionnalité de réingénierie des fichiers d’impression et d’image sans les dépenses, les problèmes administratifs et fonctionnels et les complications associés à une installation sur site.

Cas d’utilisation

Périodes de traitement de pointe

Prenons l’exemple d’un prestataire de services d’impression ou d’une imprimerie interne qui imprime et poste des relevés de compte pour des institutions financières. Les accords de niveau de service (SLA) pour ce type de travail peuvent varier en fonction du type de document, de sa criticité et d’autres facteurs. Le traitement des relevés mensuels nécessitant une réingénierie des documents ne pose aucun problème à une entreprise qui utilise une solution sur site.

Cependant, le traitement des déclarations de fin de trimestre et de fin d’année peut constituer un défi. Lors de ces périodes de pointe, le volume de travail augmente de 50 % ou plus. Avec une solution sur site, l’organisation doit acheter des serveurs supplémentaires pour traiter le travail de réingénierie des documents dans les délais impartis. Ces serveurs ne traitent les travaux que pendant quelques jours au début de chaque trimestre. Ils restent inactifs le reste du temps.

Avec PRO DocNow, les entreprises peuvent bénéficier de la puissance de traitement supplémentaire nécessaire pendant les périodes de pointe sans investissement supplémentaire en matériel ou en logiciel. PRO DocNow alloue automatiquement les serveurs AWS lorsque cela est nécessaire en fonction de la charge.

L’usine de livres blancs

L’installation d’une presse à jet d’encre couleur permet aux imprimeries de produire plus d’imprimés en moins de temps, ce qui permet d’économiser de l’argent sur l’équipement et la main-d’œuvre. Le défi consiste toutefois à alimenter la nouvelle presse avec suffisamment de données pour que la machine fonctionne à une vitesse optimale. Les démarrages et les arrêts fréquents sont une source de gaspillage et d’inefficacité sur les presses à jet d’encre à grande vitesse.

Dans une usine de documents papier, les travaux d’impression n’ont plus besoin de coques pré-imprimées. Les entreprises d’impression combinent souvent des documents de plusieurs petits travaux en un seul gros travail pour un traitement efficace, mais sans stock pré-imprimé, les données variables doivent être fusionnées avec des versions électroniques de formulaires, de logos et de textes statiques. PRO DocNow peut lire les données d’image d’impression, déterminer la superposition de formulaire appropriée et appliquer la superposition au flux de données dans un format prêt à être imprimé dans votre environnement.

Un autre problème lié à la combinaison de tâches est le placement du bloc d’adresse de manière à ce qu’il s’affiche correctement à travers la fenêtre d’une enveloppe commune. PRO DocNow aide également dans ce cas, en récupérant les informations d’adresse de l’image d’impression d’origine et en les déplaçant vers l’emplacement approprié sur la page.

Qualité de l’adresse

Le service postal américain accorde des réductions d’affranchissement aux expéditeurs qui corrigent les adresses et trient le courrier.

Avec PRO DocNow, les services d’impression peuvent extraire les adresses postales des fichiers prêts à imprimer et des fichiers d’images imprimées et traiter les données à l’aide d’un logiciel de préparation postale.

PRO DocNow replace ensuite les adresses normalisées et mises à jour, y compris les codes-barres USPS Intelligent Mail, sur les pages appropriées du fichier d’impression.

Prolonger la durée de vie des applications

Bon nombre des programmes qui composent encore les documents transactionnels ont été écrits il y a plusieurs décennies dans des langages tels que COBOL. Il se peut que le code source n’existe plus ou que l’organisation ne puisse pas compiler les programmes si elle doit apporter une modification. Pire encore, la plupart des personnes capables de programmer en COBOL ne font plus partie de la population active. Cela peut également se produire avec les anciens logiciels de composition CCM.

Si les entreprises souhaitent apporter des modifications, même mineures, à des documents transactionnels imprimés en raison de réglementations ou d’autres changements dans l’entreprise, un logiciel de réingénierie des documents est indispensable. Sans jamais toucher au code source hérité ou rappeler un ancien programmeur, les entreprises peuvent modifier leurs documents et retarder un projet de reprogrammation coûteux.

Formatage de la livraison électronique

Les entreprises fournissent de nombreux documents par voie électronique, mais les programmes qui les génèrent ont été conçus strictement pour l’impression. L’affichage de ces images sous forme de fichiers PDF sur des appareils mobiles n’est pas pratique. Avec PRO DocNow, les entreprises peuvent transformer les fichiers d’images imprimées en fichiers HTML5 réactifs et adaptés aux appareils mobiles et diffuser les informations via un portail client.

Les applications en nuage sont aujourd’hui des solutions commerciales courantes. Dans de nombreux cas, les entreprises les considèrent comme une première option. Elles ne veulent pas des frais généraux et des coûts d’infrastructure qui accompagnent les solutions sur site, à moins qu’ils ne soient absolument nécessaires.

Il en va de même pour la réingénierie des documents. Enfin, il est possible de ne payer ces services que lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez cesser d’investir dans les dépenses annuelles de matériel et de logiciels et ne les utiliser qu’aux heures de pointe ou pour certains travaux de votre production d’imprimés.

Les clients PRO DocNow n’ont pas besoin de disposer de ressources d’ingénierie documentaire pour générer les documents souhaités par leurs clients internes ou externes. Il suffit de s’inscrire et de commencer à améliorer les documents.