PRO Conductor L’automatisation des flux de travail est une réalité

Après une analyse approfondie des solutions de flux de travail, la société de services financiers a décidé de mettre en œuvre Crawford Technologies’PRO Conductor.

PRO Conductor est une plate-forme moderne qui répond aux exigences d’une interface à faible code et de rapports graphiques tout en assurant la transformation à grande vitesse des applications d’impression patrimoniales et des exigences de flux de production d’un système d’Usine de documents automatisée (Usine de documents automatisée).

La première étape consistait à définir un ensemble de normes et de règles. La société de services financiers dispose d’une équipe informatique très talentueuse et souhaitait une solution de flux de travail capable de traiter tous les types de travaux et les différents flux d’impression sans avoir à forcer la normalisation vers un format de conception unique. Elle ne voulait pas non plus avoir à créer des centaines de modèles pour chaque type de document, qu’il faudrait modifier chaque fois qu’une unité opérationnelle changerait un document.

Normalisation

En collaboration avec l’équipe de services de CrawfordTech, ils ont pu développer des techniques pour cartographier tous les travaux dans le processus de normalisation de CrawfordTech.

La normalisation des données est effectuée lorsqu’un travail d’impression entre dans PRO Conductor. Cette technique simplifie grandement la gestion des flux de travail d’impression. Leur déploiement en production utilise uniquement trois flux de travail complets et robustes :

• Un flux de travail d’impression Xerox utilisant un format de sortie standardisé
• Un flux de travail pour la consolidation, le fractionnement, la fusion et la segmentation des PDF
• PDF Marketing mail workflow pour les travaux plus ponctuels de marketing et de courrier en nombre.

Des centaines d’applications ont été normalisées et traitées via ces workflows, éliminant ainsi la nécessité pour chaque application de disposer d’un modèle, d’un workflow ou d’un dossier actif individuel. Cela simplifie le déploiement et la gestion de toutes les applications et garantit que le déploiement peut être effectué en une fraction du temps de la plupart des déploiements ADF. Cette mise en œuvre avancée du workflow est définie comme une « normalisation » par l’équipe de Crawford Technologies.

Archivage

L’archivage des documents et l’accès à ces données étaient des éléments clés du projet, car ils constituaient un lien essentiel avec l’initiative de transformation numérique de l’entreprise. Le processus initial utilisait des cycles de traitement pour créer des fichiers PDF et des fichiers d’indexation à stocker dans un système de stockage de documents FileNet, ce qui avait un impact sur d’autres systèmes et processus en aval.

Dans le cadre du déploiement de PRO Conductor, CrawfordTech a transféré l’indexation sur un serveur et a automatisé le chargement de FileNet avec tous les documents de correspondance. Les représentants du service à la clientèle (CSR) ont désormais un accès facile à la visualisation d’envois spécifiques et de communications avec les clients dans FileNet, ainsi que par le biais d’un accès Web sécurisé à l’ADF avant l’envoi de l’envoi.

Cette approche s’est avérée particulièrement bénéfique, car l’organisation connaissait une période aiguë de contraintes en matière de ressources informatiques. La nouvelle solution a permis à l’entreprise d’avancer efficacement dans sa transformation numérique

Gestion des emplois

La gestion et le suivi des travaux et des pièces de courrier ont constitué une partie extrêmement importante du déploiement de l’ADF. Le personnel utilisait une ancienne interface (SDSF) pour soumettre les travaux aux imprimantes. Ce processus était manuel et répété des milliers de fois à la fin d’un trimestre, simplement pour achever le processus normal d’impression et d’envoi.

Dans le cadre de la solution PRO Conductor, le processus de déploiement des tâches a été migré vers des processus de soumission automatisés par glisser-déposer basés sur une interface utilisateur graphique (GUI). Aujourd’hui, grâce à l’interface utilisateur graphique, les opérateurs peuvent simplement faire glisser les entrées de tâches vers une icône d’imprimante. Le système a été configuré pour conserver les droits et règles d’utilisation existants des opérateurs et des imprimantes.

Comme beaucoup de grandes entreprises, le soutien à l’équipement est un problème auquel cette société est confrontée. Les contraintes budgétaires limitaient la possibilité de mettre à niveau les inséreuses et les imprimantes avec le matériel le plus récent. Le logiciel de post-composition Crawford Technologies a résolu ce problème. Pour certains gros travaux, les opérateurs devaient insérer manuellement le courrier dans les enveloppes, car l’inséreuse exigeait une sortie dans l’ordre inverse.

La solution PRO Conductor a permis d’inverser l’ordre d’impression, d’ajouter de nouveaux codes-barres au dos des feuilles et d’automatiser complètement le processus d’insertion. L’entreprise a pu utiliser l’équipement d’insertion existant sans avoir à investir des centaines de milliers de dollars dans de nouveaux appareils.
À la fin du mois, le nombre de tâches à accomplir a dépassé les capacités de l’équipe opérationnelle. Il y avait parfois entre 4 000 et 5 000 tâches d’impression individuelles, allant de simples courriers à de gros travaux dont l’impression pouvait prendre jusqu’à 20 heures. Cela a créé de nombreux problèmes :

• Comment gérer, suivre et comptabiliser manuellement 5 000 travaux d’impression ?
• Comment pouvons-nous nous assurer que chaque travail est imprimé avec succès ?
• Comment pouvons-nous nous assurer que nous n’avons pas imprimé deux fois le même travail ?
• Comment minimiser le nombre de changements de tâches et de stocks pour maximiser l’utilisation de l’équipement de production ou pour minimiser les temps d’arrêt ?

Consolidation

PRO Conductor a pu regrouper de nombreux petits travaux en un seul fichier de production volumineux. Ces fichiers volumineux ont ensuite été divisés, segmentés, triés et exportés par type de configuration d’insertion afin de garantir que la configuration de l’imprimante et de l’insertion n’a été effectuée qu’une seule fois pour un type de papier ou d’enveloppe donné.

La possibilité de trier et de fusionner rapidement des milliers de fichiers et de les réduire à une douzaine de fichiers d’impression de production a simplifié et facilité le processus de comptabilité et de fabrication. Les fichiers ont été regroupés par poids et nombre de pages, par destination, par papier ou par type d’enveloppe, tout en associant chaque pièce de courrier au fichier d’impression initial à des fins d’audit et de suivi complet au niveau de la pièce.

Réimpressions

Lors de la création et du déploiement d’un chargeur automatique de documents, le suivi et l’audit des réimpressions sont parfois négligés. Le processus initial exigeait que les opérateurs retournent à l’ordinateur central ou sélectionnent une plage de pages à réimprimer sur le contrôleur de l’imprimante Xerox. Ce processus était inefficace, caractérisé par des délais de réimpression d’un à deux jours et une fonctionnalité d’audit limitée.

Le nouveau processus utilise la dernière technologie d’intégration d’hyperautomatisation de CrawfordTech. PRO Conductor communique avec l’inséreuse pour garantir que toutes les pièces sont correctement insérées. Lorsqu’une pièce de courrier est endommagée, PRO Conductor rassemble automatiquement toutes les ressources et tous les documents nécessaires, produit un nouveau fichier d’impression et le replace dans la file d’attente d’impression, puis attend les commentaires de l’inséreuse pour garantir que chaque pièce a été correctement insérée. Ce processus est 100 % automatisé, entièrement sans contact, et garantit que chaque pièce de courrier critique est imprimée et livrée correctement à l’USPS.

Le flux de travail précédent nécessitait des processus manuels pour toutes les vérifications et tous les audits de suivi. Au fur et à mesure que l’équipe rassemblait les objectifs de l’initiative de flux de travail, elle a identifié de nombreuses améliorations dans les rapports, le suivi, l’audit et les approbations. PRO Conductor est une plate-forme d’intégration avancée avec la capacité de se connecter à pratiquement toutes les imprimantes, inséreuses et autres systèmes d’entreprise. La suppression des processus manuels fait partie intégrante de la solution PRO Conductor. Les employés n’ont plus besoin de se déplacer dans l’atelier avec des presse-papiers pour effectuer des activités de suivi des tâches. Aujourd’hui, les responsables consultent un tableau de bord en temps réel, avec uniquement les informations et les graphiques qu’ils sélectionnent. Ils peuvent visualiser les fichiers, les tâches ou même les informations au niveau des pièces à partir de n’importe quel appareil connecté ayant accès à leur interface PRO Conductor. Côté approbation, PRO Conductor permet une approbation et une révision en temps réel sur le Web pour différents services, ce qui s’est avéré extrêmement utile.

Synthèse

Enfin, et c’est d’une importance stratégique capitale, ils avaient besoin d’un moyen de relier leurs opérations d’impression et de courrier à la stratégie « digital-first » imposée par l’entreprise. Cela signifie que toutes les informations doivent être disponibles pour les membres sur le canal de leur choix, au moment où ils le souhaitent.

En termes simples, ils devaient s’assurer que toute leur équipe de gestion des sorties pouvait être un élément proactif de leur infrastructure de livraison électronique et de l’expérience client multicanal. Cette intégration a été menée par leur équipe informatique et a utilisé PRO Conductor pour supprimer toute sortie d’impression pour les personnes qui demandaient la livraison électronique, qui est standard.

L’utilisation d’une hyperautomation multicanal constitue un aspect intéressant de ce projet. Si un courriel est rejeté, un appel à l’API recueille les informations relatives à l’individu et crée ensuite un travail d’impression avec la correspondance importante qui n’a pas pu être transmise par voie électronique, de sorte que le destinataire reçoive la communication physique (ou l’envoi postal). L’archive FileNet est alors mise à jour avec la disposition finale réelle à des fins d’audit.

Les services financiers peuvent être un secteur très litigieux et l’équipe gérant le déploiement s’est attachée à garantir que chaque membre recevrait sa communication même si un canal n’était pas disponible et qu’une piste d’audit détaillée et conforme à la réglementation était disponible à portée de main.

L’installation et le succès de toute mise en œuvre d’ADF dépendent de la vision, de l’expérience et de la technologie. Pour ce projet, PRO Conductor était la technologie, l’équipe de services de Crawford Technologies a fourni l’expertise de mise en œuvre et le client a fourni et articulé un état futur qui a apporté une valeur considérable à l’entreprise.