Passer du jet d’encre monochrome à l’impression couleur en continu peut s’avérer très important. Les avantages sont considérables, mais la transition ne se limite pas à un simple changement de matériel. Comprendre l’impact du jet d’encre sur un flux de travail traditionnel et disposer des bons outils pour permettre une migration en douceur sont des facteurs de réussite essentiels.
De nombreuses opérations transactionnelles d’impression et de courrier envisagent de passer de l’environnement d’impression à toner en feuilles sur lequel elles s’appuient depuis des années à une solution à jet d’encre en continu. Bien que le jet d’encre existe depuis longtemps, de nouveaux développements rendent cette technologie plus attrayante que jamais.
Les premières générations de machines à jet d’encre de production ne pouvaient pas produire des textes et des images en couleur répondant aux normes d’uniformité et de clarté des entreprises. Cependant, la qualité d’impression s’est considérablement améliorée depuis cette époque. Le choix des supports s’est également élargi, ce qui permet aux entreprises d’imprimer une grande variété d’applications sur les mêmes appareils. L’élargissement du choix de papiers leur permet d’ajouter de nouvelles applications, d’étendre leurs marchés et d’optimiser la capacité de leurs nouvelles presses à jet d’encre. Enfin, les fabricants de presses ont récemment mis sur le marché des équipements économiques qui font du jet d’encre une option raisonnable pour les entreprises qui, par le passé, ne pouvaient pas justifier un investissement dans des machines conçues uniquement pour des niveaux de production très élevés.
Mieux encore, les coûts élevés autrefois associés à l’impression couleur ont pratiquement disparu. Le coût de l’ajout de graphiques, de logos et de photos en couleur à des documents traditionnellement imprimés en toner noir n’est plus l’obstacle qu’il était.
Le passage au jet d’encre couleur continu présente de nombreux avantages, mais l’environnement n’est pas le même que celui d’une opération traditionnelle de toner à feuilles coupées. Il est utile de se renseigner sur ces différences dès le début du processus d’évaluation.
Pas exactement « Plug and Play » (prêt à l’emploi)
Le passage au jet d’encre couleur peut signifier de grands changements pour un atelier dont l’expérience en matière de documents transactionnels se limite à des appareils à toner à feuilles coupées. Il ne s’agit pas simplement de débrancher un appareil et d’en brancher un autre. De nombreux aspects doivent être pris en compte avant de décider de passer à de nouvelles technologies d’impression.
La simple reproduction des flux de travail monochromes à feuilles coupées sur des presses à jet d’encre couleur à bobines annule bon nombre des avantages que la plupart des ateliers recherchent lorsqu’ils investissent dans la technologie à jet d’encre. Pour améliorer leur productivité, réduire leurs coûts de production ou ajouter de nouvelles applications, les entreprises doivent modifier leur façon de concevoir, d’assembler et de traiter leur travail. Compte tenu de la disparité des applications génératrices de documents, il n’est généralement pas possible de procéder à ces ajustements dans les systèmes sources.
La modification post-composition est la voie la plus directe
Le travail traité par les opérations d’impression en usine provient normalement de plusieurs systèmes non connectés qui génèrent des documents. Il peut s’agir d’applications de facturation, de logiciels de correspondance avec les clients, de programmes d’avis réglementaires et d’applications sectorielles, qui génèrent tous des documents destinés à l’impression et à l’envoi par l’opération interne.
Les changements nécessaires pour tirer pleinement parti d’une usine d’impression sur papier blanc à bobines comprennent des modifications telles que la combinaison de petits travaux, le reformatage de l’impression pour tenir compte de l’emplacement des fenêtres dans une enveloppe commune, l’ajout de couleurs ou le passage à des langages d’impression compatibles avec les presses à jet d’encre. Ces tâches sont compliquées et prennent du temps. Et la plupart des entreprises ne disposent pas des ressources nécessaires pour apporter les modifications requises au code source.
Les fournisseurs de services d’impression sont confrontés aux mêmes défis, d’autant plus difficiles à relever qu’ils reçoivent généralement des pages pré-composées ou des données déjà compilées à partir de nombreuses sources. Ils n’ont pas accès à l’environnement de composition des documents de leurs clients ni aux applications générant les données qui ont créé les documents qu’ils impriment actuellement.
Les entreprises se tournent vers les outils de réingénierie et de transformation des documents pour rendre possible la transition vers le jet d’encre. Il n’y a tout simplement pas d’autre solution. Même si les entreprises disposent d’un personnel technique adéquat et d’une bonne connaissance des systèmes (dont certains peuvent dater de plusieurs dizaines d’années), il faudrait des années de développement pour modifier les programmes sources. La modification post-composition est la seule approche raisonnable.
Ajouter de la couleur
La plupart des ajustements que les imprimeries doivent effectuer concernent l’ajout de la couleur dans le flux de travail. L’impression de factures et de relevés avec du toner noir sur du papier pré-imprimé n’exige aucune expérience de la science et de l’art nécessaires pour produire des documents en couleur dans un environnement à jet d’encre. Les termes « gestion des couleurs » et « prépresse » n’ont peut-être pas fait partie du vocabulaire de l’opération d’impression transactionnelle. La correspondance des couleurs n’est pas une compétence pertinente lorsque toutes les impressions sont réalisées avec le même toner noir.
Même les entreprises ayant une expérience de l’impression offset constateront que l’ajustement des couleurs pour les presses à jet d’encre est différent de leurs procédures habituelles. Avec l’offset, les opérateurs peuvent faire des ajustements de couleur BlueBank directement sur la presse. Avec le jet d’encre, tous les calibrages et réglages sont effectués sur les données avant qu’elles n’atteignent le moteur d’impression.
Les organisations qui ne disposent pas de ressources internes familiarisées avec les techniques d’impression couleur devraient envisager de faire appel à des talents externes pour les aider avec ce nouvel aspect de la composition et de la production de documents.
L’importance du papier
Un facteur souvent négligé est l’impact du papier sur les textes et les graphiques en couleur. Contrairement au toner laser, qui reste sur le papier, l’encre du jet d’encre est absorbée. Les propriétés, les revêtements et les teintes du papier modifient l’apparence des textes et des graphiques en couleur. En fait, le papier est essentiellement une cinquième couleur ajoutée au cyan, au magenta, au jaune et au noir. Avec la production à jet d’encre, les couleurs sont en fait calibrées séparément pour les différents papiers.
Pour tirer parti des avantages opérationnels des flux de production de papier blanc, les prestataires de services et les usines devront utiliser un papier commun pour le plus grand nombre possible de travaux. Ils devront peut-être expliquer à leurs clients pourquoi les couleurs apparaissant sur leurs documents sont légèrement différentes de celles attendues. La plupart des clients s’accommoderont de petites différences de couleur sur leurs documents transactionnels, en particulier s’ils bénéficient d’un délai d’exécution plus court, d’une personnalisation plus poussée ou de frais d’affranchissement moins élevés.
L’effet de l’encre
La quantité d’encre utilisée sur chaque page peut également poser problème. Les experts en couleur doivent optimiser les graphiques pour les reproduire de manière efficace et précise. Les illustrations conçues pour l’écran d’ordinateur, par exemple, peuvent nécessiter plus d’encre que nécessaire pour imprimer l’image sur des presses à jet d’encre à grande vitesse. Un simple logo non optimisé peut entraîner des problèmes de qualité ou une augmentation des coûts lorsque l’image apparaît sur toutes les pages.
Les fabricants peuvent configurer les presses à jet d’encre pour qu’elles utilisent des encres à base de pigments ou de colorants. Chacune de ces encres produira des couleurs différentes sur des papiers différents. Non seulement la durabilité de l’impression varie en fonction de l’encre, mais certains papiers sont conçus pour les colorants et d’autres pour les pigments. Si l’intégrité des couleurs est essentielle, il est judicieux de tester différentes combinaisons de papiers, d’encres et de presses pour trouver la solution qui reproduit le plus fidèlement les couleurs de l’entreprise avant de s’engager dans l’achat d’un appareil.
Tenez compte de la conception du document
Les concepteurs peuvent être amenés à modifier certains éléments de documents qui fonctionnent parfaitement sur des imprimantes laser. Le papier absorbant l’encre des imprimantes à jet d’encre, certains éléments imprimés peuvent ne pas apparaître aussi nets lorsqu’ils sont imprimés sur des presses à jet d’encre de production. Cela est particulièrement visible dans les petits caractères ou dans les zones d’impression inversée. De petits ajustements dans la conception du document peuvent améliorer la lisibilité.
D’autres éléments, tels que les grandes zones de couleur unie, peuvent présenter des défauts qui se produisent occasionnellement lorsque des jets d’encre sont pulvérisés sur la page. La modification de l’arrière-plan peut rendre ces défauts moins visibles. Les concepteurs de documents ne devraient pas recréer aveuglément des coquilles pré-imprimées sous forme numérique. Par ailleurs, l’encre est un élément important du coût de production des documents. Plus la quantité d’encre utilisée par page est importante, plus le coût est élevé. Si l’impression de la couleur de fond n’apporte pas de valeur ajoutée au document, envisagez de passer à une boîte de contour ou à une couleur d’accompagnement pour réduire la consommation d’encre.
Il existe une autre raison d’éviter une application excessive d’encre. L’encre jet d’encre est principalement composée d’eau, qui entre en contact avec le papier et sèche rapidement. L’application d’un excès d’eau sur des pages à forte couverture d’encre peut provoquer un maculage ou un transfert d’encre. Il peut même s’avérer nécessaire de ralentir la presse pour augmenter le temps de séchage. Les problèmes d’enroulement des bords ou d’empilage peuvent avoir un impact sur les opérations de finition lorsque l’ajout et le retrait d’eau entraînent un changement de forme du papier.
De nombreuses entreprises constatent que le jet d’encre leur permet de remplacer les encarts pré-imprimés par des graphiques et du texte variables imprimés en ligne, en tirant parti de l’espace blanc existant sur les documents. Le coût inférieur du jet d’encre et l’élimination de la segmentation des travaux en raison de la configuration des inséreurs rendent cette stratégie attrayante du point de vue des opérations. Les prestataires de services d’impression peuvent même créer une nouvelle source de revenus en imprimant un contenu promotionnel ciblé de plus grande valeur sur les documents au lieu d’utiliser des encarts génériques préimprimés. Les logiciels de réingénierie des documents peuvent gérer l’espace blanc et insérer des textes et des graphiques variables dans les documents imprimés.
Les avantages du cumul d’emplois
Le regroupement de travaux présente un double avantage pour les opérations documentaires. La fusion de plusieurs petits travaux en un seul flux d’impression améliore le rendement des opérations d’impression et de finition. Moins d’arrêts et de démarrages pour changer de matériel, modifier les réglages de la machine ou remplir les formulaires d’enregistrement des travaux signifie que les machines peuvent traiter davantage de travaux au cours d’une même équipe. Un flux de production de papier blanc efficace se traduira par une capacité de production excédentaire, ce qui permettra à une organisation d’ajouter du travail sans avoir à acheter de nouveaux équipements ou à embaucher du personnel.
Le regroupement d’emplois permet également de réaliser des économies postales. Plutôt que de qualifier les travaux individuellement pour les remises postales de pré-tri, les travaux combinés peuvent transformer le courrier précédemment envoyé à des tarifs à 3 chiffres, par exemple, en courrier qualifié à 5 chiffres. Les coûts d’affranchissement peuvent diminuer, parfois de manière significative.
L’insertion de documents provenant de clients et d’applications différents dans des enveloppes à fenêtre exige que toutes les adresses soient imprimées au même endroit. La plupart des entreprises utilisent des enveloppes à deux fenêtres pour pouvoir insérer sans interruption les documents créés par des travaux combinés. Le déplacement des blocs d’adresses dans une position fixe peut être effectué automatiquement par un logiciel de réingénierie des documents, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de modifier le code du programme existant pour bénéficier des avantages de la création de travaux d’impression et d’insertion plus volumineux.
Naturellement, les logiciels de suivi des documents et des courriers individuels sont essentiels pour les ateliers qui combinent les tâches. Le logiciel doit identifier chaque document à mesure qu’il passe par les différentes étapes du flux de travail. Le logiciel de réingénierie des documents repositionne les adresses d’envoi et de retour dans des emplacements fixes et génère des codes-barres utilisés pour le contrôle des équipements de finition, le suivi et le traitement postal. Le logiciel Automated Document Factory (ADF) assure le suivi des documents.
Équipement de finition
La plupart des organisations qui produisent des documents transactionnels terminent les pièces en pliant et en insérant les pages dans des enveloppes. Les enveloppes à fenêtre constituent la configuration la plus courante. Certains ateliers utilisent des enveloppes fermées et ajoutent l’adresse en ligne à l’aide de têtes à jet d’encre montées sur l’équipement de mise sous pli. Certains services documentaires ont intégré des équipements d’emballage ou de fabrication d’enveloppes dans leurs flux de production.
Quelles que soient les méthodes utilisées, les entreprises doivent s’assurer que leur équipement et leurs procédures de finition sont compatibles avec les nouveaux documents issus des presses à jet d’encre. Il est judicieux de demander conseil aux fournisseurs d’équipements de finition avant de s’engager dans l’achat d’une presse à jet d’encre particulière.
Les bourrages causés par un papier glissant réduisent la productivité et augmentent le nombre de réimpressions. Les erreurs de lecture qui se produisent lorsque les caméras ou les lecteurs de codes-barres ne parviennent pas à interpréter les données imprimées entraînent également l’arrêt de l’équipement de finition. Le maculage des rouleaux utilisés pour transporter le matériel dans l’équipement de finition peut être un problème. La plupart des papiers à jet d’encre généralement utilisés pour les documents transactionnels devraient fonctionner sur les équipements de mise sous pli existants sans modification, mais il est vivement conseillé de les tester.
Les opérations documentaires doivent choisir entre la finition en ligne et la finition proche de la ligne. L’avantage de la finition en ligne est, bien sûr, la productivité. Le papier vierge entre dans la ligne d’un côté et le courrier fini en sort de l’autre. Mais il y a aussi un risque. Si l’une des nombreuses pièces mobiles des composants de finition tombe en panne, toute la production s’arrête.
La séparation des lignes d’impression et de finition est courante pour les prestataires de services d’impression et les autres organisations produisant une grande variété de documents, mais cette configuration peut également présenter des inconvénients. Dans certaines circonstances, il n’est pas souhaitable d’attendre l’impression d’un rouleau entier avant d’envoyer la production à la finition.
Les entreprises qui traitent quotidiennement des volumes importants des mêmes applications optent généralement pour une configuration de finition en ligne. Pour toutes les autres, une version de finition proche de la ligne est la solution la plus répandue.
Les modules d’entrée des équipements de mise sous pli constituent une autre décision à prendre en matière de finition. Si l’atelier utilisait auparavant des imprimantes à feuilles coupées, toutes les inséreuses seront équipées de margeurs de feuilles. Le remplacement des chargeurs de feuilles par des dérouleurs de rouleaux et des coupeurs peut s’avérer coûteux. L’espace physique peut également être un problème. L’impression en double ajoute de la complexité et nécessite l’ajout de capacités de refente et d’assemblage.
La vitesse relative de l’équipement de finition par rapport aux presses à jet d’encre est également un facteur. Si un atelier a besoin de plusieurs dispositifs de finition pour suivre le rythme de chaque presse à jet d’encre, une configuration rouleau à feuille pour la ligne à jet d’encre est probablement la plus judicieuse.
La perforation et la perforation sont des opérations de finition parfois oubliées lorsque les imprimantes de documents transactionnels passent de la feuille coupée à l’alimentation par rouleaux. Les vendeurs de papier ajoutent ces fonctions aux feuilles de papier coupées lorsqu’ils les fabriquent. Ce n’est pas le cas pour le papier en rouleau. Les entreprises peuvent juger nécessaire d’ajouter une perforation dynamique ou d’autres modules à leur ligne de finition de production jet d’encre pour créer les attributs de papier requis par leurs applications.
L’opération de finition est la dernière chance de détecter les erreurs dans les documents avant qu’ils ne soient envoyés par courrier. Les systèmes de vision connectés à un logiciel de suivi des pièces et à des bases de données permettent à une organisation de comparer les résultats physiques aux résultats prévus. Si le système de suivi des pièces détecte des pages manquantes, des pages supplémentaires ou des composants incompatibles, il peut détourner le matériel ou arrêter l’équipement pour permettre des inspections manuelles. Les systèmes Automated Document Factory (ADF) gèrent ces étapes critiques dans les flux de production et de distribution de documents.
Avantages du jet d’encre couleur pour les imprimantes de documents transactionnels
La méthode traditionnelle de création de documents transactionnels comporte au moins deux étapes. Les formulaires sont imprimés sur des presses offset où sont ajoutés des marques en couleur et d’autres éléments. Les formulaires sont ensuite livrés au centre d’impression des documents transactionnels où les données variables sont surimprimées à l’aide d’un toner noir.
Le passage au jet d’encre couleur élimine l’une de ces étapes. L’impression simultanée des éléments du formulaire et des données variables élimine le gaspillage dû à l’obsolescence, les retards causés par un réapprovisionnement insuffisant des fournitures et les erreurs dues à l’impression sur les mauvais formulaires. Les imprimeries peuvent réagir immédiatement aux demandes de modification des formulaires formulées par les clients. Elles peuvent offrir à leurs clients un délai de mise sur le marché plus court.
Le logiciel de réingénierie des documents post-composition permet aux imprimeries d’ajouter des messages promotionnels personnalisés en couleur aux documents transactionnels, sans que les clients n’aient à modifier leur logiciel. Les documents deviennent plus précieux pour transmettre des informations importantes sur le compte (et réduire les appels au service clientèle), faire de la vente incitative, de la vente croisée et conduire les clients vers des contenus supplémentaires grâce à des techniques telles que les codes QR et les URL personnalisées. En ajoutant de la valeur aux documents, les sociétés d’impression de factures font évoluer leurs relations avec leurs clients, passant du statut de vendeur à celui de partenaire stratégique.
Grâce aux améliorations de la productivité rendues possibles par un flux de production de papier blanc à jet d’encre, les imprimeries peuvent continuer à gagner de l’argent sur une application importante pour leurs entreprises. Les analystes s’attendent à ce que le volume de documents transactionnels monochromes diminue au cours des prochaines années, alors que le volume de documents couleur augmentera. Le passage au jet d’encre couleur permet à une entreprise d’impression de tirer parti des tendances en matière de communication tout en offrant un moyen de développer les relations avec les clients.
La transition n’est cependant pas simple. Pour profiter de tous les avantages offerts par le jet d’encre couleur, les ateliers de toner à feuilles coupées doivent modifier leur méthode de travail. Heureusement, il existe des personnes compétentes et d’excellents outils qui ont été conçus pour aider les entreprises à passer à l’étape suivante.
L’un de ces outils est PRO InkJet Express de Crawford Technologies.
PRO Inkjet Express est un ensemble d’outils spécialement conçus pour aider les entreprises à mettre en œuvre et à gérer les flux de production nécessaires dans un environnement jet d’encre couleur. Les composants de ce logiciel permettent aux entreprises de migrer sans modifier le code source ni recomposer les flux d’impression existants.
La fonctionnalité intégrée de PRO Inkjet Express permet aux entreprises de passer du toner à feuilles coupées au jet d’encre continu grâce à un logiciel et à une assistance adaptés à cette tâche spécifique. L’ajout de PRO Inkjet Express permet aux imprimeries de passer en toute confiance au jet d’encre couleur continu en sachant qu’elles disposent de tous les outils et de l’assistance dont elles auront besoin pour passer rapidement et en toute confiance au nouvel équipement.
