Résumé
Ce livre blanc explore un changement significatif dans les flux de travail du publipostage transactionnel et répétitif. La technologie traditionnelle a toujours été à l’origine de retards et d’erreurs pour les organisations et les prestataires de services. Cependant, avec l’émergence des technologies de pointe, les fichiers de données peuvent désormais piloter le processus de production et automatiser les tâches, réduisant ainsi le besoin d’intervention manuelle ou la dépendance à l’égard des connaissances du personnel. Ce document décrit comment l’optimisation des données, la normalisation des flux de travail, l’automatisation, l’informatique dématérialisée et l’intégration rapide sont en train de révolutionner le secteur de l’impression et du courrier.
Introduction
Le secteur de l’impression et du courrier est confronté à une hausse des coûts et à des problèmes de personnel. Des flux de travail obsolètes et des processus inefficaces font qu’il est difficile pour les organisations de fournir des communications cruciales et de respecter les accords de niveau de service (SLA). Ce document souligne comment les avancées technologiques en matière d’optimisation des documents, de normalisation et d’intégration rapide peuvent transformer ce secteur et en faire un canal de communication rationalisé et attrayant pour les entreprises.
Énoncé du problème
La transition vers de nouveaux systèmes, logiciels ou outils de gestion des flux de travail dans le domaine de la production de courrier et de la distribution de communications implique souvent un processus difficile d’intégration ou de migration des flux de travail. Il s’agit notamment de mettre en œuvre de nouveaux codes-barres et d’optimiser le traitement postal en vue d’une meilleure rentabilité. L’intégration traditionnelle peut être un processus long, qui prend des semaines, voire des années, à mettre en œuvre au sein d’une grande organisation, ce qui constitue un obstacle de taille. Ce document affirme que l’adoption de la normalisation des flux de travail et de l’intégration rapide basée sur l’IA est cruciale pour condenser des années de travail en quelques semaines. En outre, en raison de l’augmentation du nombre de personnes qui obtiennent leurs documents par des méthodes de livraison électronique, l’industrie est actuellement confrontée à une augmentation des petits travaux d’impression, par opposition aux grands tirages de production. Cette évolution a un impact significatif sur l’efficacité de la production, car les imprimeurs transactionnels doivent gérer et suivre de nombreux petits fichiers d’impression quotidiens. Cette situation entraîne généralement une baisse de la rentabilité.
Adoption de la normalisation dans le traitement des communications d’entreprise et le CCM
Dans le domaine dynamique de la gestion des communications clients (CCM) et du traitement des communications d’entreprise (ECP), un changement monumental est en train de s’opérer : la normalisation des flux de travail. Cette tendance transformatrice implique une réduction significative du nombre de flux de travail, en les consolidant en une poignée plus facile à gérer et entièrement automatisée.
Le défi des flux de travail hérités
Les anciens outils de gestion des flux de travail, caractérisés par des dossiers d’entrée et des noms de fichiers codés en dur, représentent un défi de taille. Ils exigent un traitement unique pour chaque document ou type de document, chacun étant traité selon des règles et des processus distincts. Il en résulte une prolifération de dossiers d’entrée et de dossiers de flux de travail temporaires, qui se comptent par centaines ou par milliers. Les conséquences sont importantes : des fichiers disparaissent, des dossiers temporaires restent sans surveillance et des données confidentielles sont exposées en cas de problème. La gestion de ce labyrinthe de dossiers et de flux de travail devient une tâche ardue, qui met à rude épreuve les ressources consacrées aux mises à jour et à l’assistance. Il est évident que les jours des flux de travail basés sur un seul type de fichier sont comptés.
Adopter la normalisation du flux de travail
La normalisation du flux de travail est une approche moderne qui ouvre une ère d’efficacité et de simplicité. Ce processus consiste à consolider les lettres, les factures, les relevés et les communications marketing dans un flux de travail unifié. Pratiquement toutes les formes de correspondance peuvent naviguer en toute transparence dans ce flux de travail normalisé. L’impact est significatif, les organisations constatant une réduction stupéfiante de la gestion des dossiers et des tâches informatiques, souvent de plus de 50 %. Les avantages vont au-delà de la simple efficacité ; ils englobent un changement fondamental dans la façon dont les flux de travail sont gérés et exécutés dans la production de communications imprimées et postales.
« La normalisation du flux de travail crée un flux de travail entièrement automatisé dans lequel le fichier de données pilote les dispositifs de sortie et de postproduction.
Exploiter les meilleures pratiques de l’industrie
L’intégration des meilleures pratiques et métadonnées de l’industrie est au cœur de la normalisation du flux de travail. Cela se produit au niveau du fichier, du document et de la page, ce qui permet au fichier de données lui-même de gérer le routage des processus de post-composition, de codage à barres et d’envoi postal. La dépendance à l’égard de l’ancienne séparation des tâches et d’une multitude de flux de travail distincts est rendue obsolète. Cette évolution permet non seulement de rationaliser les opérations, mais aussi de garantir un niveau de précision et de cohérence qui n’était pas envisageable auparavant.
Un flux de production unifié : Une solution qui change la donne
Les experts en flux de production sont unanimes pour préconiser un flux de production back-end unique capable de traiter n’importe quel type de fichier, quel que soit le langage de description d’impression (PDL) ou le format. Qu’il s’agisse de PostScript, de PDF, d’AFPDS, de Line Data, de Xerox LCDS, de Xerox Metacode ou même de PCL, cette approche constitue la méthode la plus robuste et la plus simple. Elle établit un processus de production normalisé, dans lequel des normes dorsales définies s’adaptent de manière transparente à n’importe quel type de fichier ou format de données. Les organisations n’ont plus besoin de passer par le processus ardu de création d’un flux de travail entièrement nouveau chaque fois qu’un type de fichier ou un format de données différent entre dans le système. La normalisation du flux de travail marque un tournant dans le secteur CCM/ECP. Elle redéfinit la manière dont les flux de travail sont gérés, en éliminant les complexités des systèmes existants et en ouvrant la voie à une ère d’efficacité et de simplicité sans précédent. En consolidant et en rationalisant les processus, les organisations augmentent non seulement leur productivité, mais établissent également une nouvelle norme de précision et de cohérence. La normalisation des flux de travail n’est pas seulement une option, c’est un impératif pour les organisations qui aspirent à prospérer dans le paysage dynamique des communications imprimées et postales entièrement automatisées.
« La normalisation du flux de travail crée un flux de travail entièrement automatisé dans lequel le fichier de données pilote les dispositifs de sortie et de postproduction.
John Slaney, CCS
Onboarding rapide des applications – Le pouvoir de l’IA
La migration d’applications vers des flux de travail modernes ou l’intégration à de nouvelles technologies d’impression peut s’avérer une tâche ardue. Les outils basés sur l’IA ont démontré une efficacité supérieure dans l’analyse et le traitement des documents, permettant une intégration rapide et précise. La solution SmartSetup de Crawford Technologies en est un parfait exemple : elle indexe les documents en quelques minutes et configure automatiquement les applications pour un flux de production normalisé. Cette approche révolutionnaire dépasse largement les méthodes traditionnelles, permettant l’intégration de plusieurs applications en une seule période de travail. En exploitant la technologie de l’IA, les analystes commerciaux ou les spécialistes des applications peuvent désormais diriger le processus d’intégration, éliminant ainsi la dépendance aux développeurs et aux ressources techniques. Cette approche transformatrice garantit que les organisations ne sont plus confrontées à des retards dans la configuration des applications en raison de contraintes de planification.
« SmartSetup peut compléter la configuration des tâches ou l’intégration des applications de plus de 90 % par rapport aux anciens outils d’indexation de type PDF Plug-In.
Les petits emplois créent un cauchemar de gestion
Le passage de grands tirages à de nombreux petits travaux d’impression plus spécifiques a eu un impact significatif sur l’efficacité de la production au fil des ans. Même si le changement de papier ou l’envoi d’un nouveau fichier d’impression à une presse numérique à feuilles coupées ne prend que quelques minutes, il ralentit la production. Ce ralentissement est encore plus prononcé sur les imprimantes à alimentation continue ou à bobine, où les changements de papier peuvent prendre 15 minutes ou plus, ce qui peut entraîner la perte de 10 à 30 pieds linéaires de papier. Cet impact est encore plus coûteux si des réglages supplémentaires sont également nécessaires sur les inséreuses. Outre les problèmes de personnel et de développement auxquels sont confrontées de nombreuses organisations aujourd’hui, la prolifération des petits travaux d’impression, par opposition aux grands tirages traditionnels, pose un problème notable. Cette évolution pèse lourdement sur l’efficacité de la production et pose un problème d’audit important. Dans les scénarios où la file d’attente d’impression comprend des douzaines, voire dans certains cas plus d’une centaine de fichiers d’impression, la probabilité qu’un fichier soit négligé, manqué ou mal traité par inadvertance augmente de façon exponentielle. Cette escalade dans le volume et la complexité amplifie la marge d’erreur humaine et nécessite un niveau accru de surveillance et d’examen dans les processus de gestion de l’impression. Par conséquent, les organisations se trouvent confrontées à l’impératif de mettre en œuvre des systèmes et des procédures plus robustes pour garantir la précision et l’intégrité de leurs opérations d’impression face à ce paysage en pleine évolution.
La solution de concaténation des flux de travail.
La concaténation de fichiers d’impression permet de relever des défis importants en combinant efficacement des fichiers similaires. Alors que les tentatives passées de fusion de fichiers PDF, Metacode et AFP ont pu susciter des inquiétudes, la technologie moderne offre une solution robuste. La concaténation intelligente regroupe de petits fichiers de production en un seul fichier d’impression de taille appropriée, adapté à la longueur du rouleau ou aux exigences spécifiques en matière de temps d’impression. Cette technique avancée dépasse la fusion de fichiers de base proposée par les logiciels gratuits ou bon marché. Elle rationalise le fichier en supprimant les polices, les images et les ressources en double pour une impression optimale. En outre, elle restructure le fichier d’impression en veillant à ce que toutes les ressources essentielles soient immédiatement disponibles dans l’en-tête pour un traitement et un rippage sans faille. Cela permet de réduire la durée du RIP et d’éliminer les problèmes d’embrayage et de ripping de l’imprimante, tels que la dégradation des performances due à un nombre excessif de polices ou les problèmes de rendu dus à une mauvaise structure de fichier ou à des chemins de ressources complexes.
En réduisant le nombre de fichiers d’impression et en limitant les erreurs humaines, la concaténation intelligente des fichiers d’impression permet de regrouper les travaux en fonction de la longueur des bobines ou d’allocations de temps spécifiques, modernisant ainsi les flux de travail. La mise en œuvre de ces stratégies améliore considérablement l’efficacité et la précision des opérations d’impression, ce qui permet à votre entreprise de prospérer dans le paysage dynamique de l’impression d’aujourd’hui.
Optimisation des documents : Les 5 étapes d’une production réussie
Au cours des 15 dernières années, le paysage des relevés, des factures et des communications a évolué de façon spectaculaire. Les imprimantes laser couleur modernes à jet d’encre et à grande vitesse ont permis aux organisations de créer des contenus personnalisés et attrayants, avec des images vibrantes, des cartes complexes et des messages convaincants. Toutefois, cette transformation pose un défi de taille à de nombreux systèmes de flux de travail bien établis qui fonctionnent depuis plus d’une décennie.
Le plus gros problème d’impression de PDF jamais rencontré
Les anciens logiciels de gestion des flux de travail et les utilitaires gratuits produisent souvent des flux de données gonflés et inefficaces ou des fichiers d’impression PDF et AFP de mauvaise qualité. Ces fichiers, générés par des systèmes d’application ou des utilitaires plutôt que par des logiciels spécialisés de gestion des communications avec les clients (CCM), regroupent indistinctement chaque police et chaque image sur chaque page. Bien qu’adaptée à la présentation en ligne, cette approche s’avère pratiquement irréalisable pour l’impression à grande vitesse sur les imprimantes à jet d’encre modernes, en particulier lorsqu’il s’agit d’atteindre des cadences de plus de 1000 pages par minute. En effet, la plupart des imprimantes de production ne peuvent pas traiter chaque page contenant des copies de chaque police, image ou ressource.
Étape 1 : Optimisation des polices de caractères
Au cours de la dernière décennie, les polices de caractères, en particulier celles qui sont dupliquées ou inutilisées, ont posé des problèmes importants dans le secteur de l’imprimerie. Pour le personnel de production, la réception d’un fichier PDF censé être prêt à l’impression implique souvent des heures de travail préparatoire avant même qu’un fichier de test ou une épreuve puisse être généré. Pour que les fichiers de production fonctionnent à leur vitesse optimale, il est essentiel de disposer d’une solution robuste. Cette solution doit rapidement identifier et supprimer les polices inutilisées, éliminer les doublons et organiser méticuleusement toutes les polices nécessaires dans l’en-tête du fichier. Cela garantit l’efficacité des processus de production.
Étape 2 : Correction de l’image
Le processus d’optimisation des données commence par la suppression des ressources inutilisées ou dupliquées, un problème omniprésent pour de nombreux imprimeurs de production. Après cette étape cruciale, l’attention se porte sur la compréhension et l’optimisation des images. Les images en double ou redondantes sont systématiquement éliminées, tandis que les images restantes sont affinées pour s’adapter au périphérique de sortie spécifique.
Étape 3 : Correction des couleurs
L’optimisation des données répond à ce besoin en veillant à ce que les couleurs soient représentées avec précision, en les alignant sur les capacités de l’imprimante. Cette étape garantit que l’impression finale reflète fidèlement l’impact visuel souhaité. Pour cela, il faut qu’un profil de couleur approprié ait été créé pour l’imprimante avec le papier utilisé. Il s’agit d’une étape unique qui doit être réalisée lors de l’installation d’une nouvelle imprimante/presse ou lors de la première acquisition du papier.
« Ce n’est pas parce que la couleur semble correcte à l’écran qu’elle le sera à l’impression.
Étape 4 : Alignement des structures
Un fichier d’impression équilibré est essentiel pour un traitement efficace. Cette étape consiste à organiser la structure du fichier pour faciliter le traitement simultané des images matricielles (Ripping) ou le traitement sur plusieurs cœurs ou unités centrales d’une imprimante. En revanche, un flux d’impression non optimisé, encombré de ressources et d’objets dispersés, est traditionnellement traité une page à la fois. En orchestrant la structure, le RIP ou les imprimantes peuvent rapidement localiser les images et les polices, ce qui permet un traitement indépendant des pages. Cela permet de réduire la durée du RIP et d’éliminer les inefficacités pour les imprimantes de production.
Étape 5 : Compression
La dernière étape de l’optimisation des documents concerne la compression. Alors que de nouveaux algorithmes et formats de compression, tels que HEIC, sont apparus pour la visualisation des fichiers sur les ordinateurs, les anciens logiciels fonctionnant sur les contrôleurs ou les RIP peuvent ne pas prendre en charge ces innovations. Il est primordial d’aligner les algorithmes de compression sur le périphérique d’impression spécifique. Cela permet de s’assurer que le fichier peut être traité efficacement tout en maintenant la vitesse d’impression nominale et en s’intégrant de manière transparente aux dispositifs de post-production tels que les encarts postaux, les massicots et les équipements de reliure.
L’optimisation des documents est un processus méticuleux en cinq étapes qui transforme les fichiers d’impression encombrants et inefficaces en documents rationalisés et de haute qualité, prêts pour les technologies d’impression modernes. En traitant systématiquement les polices, les images, les couleurs, la structure et la compression, les organisations peuvent libérer tout le potentiel de leurs flux d’impression et de courrier, en garantissant une efficacité, une qualité et une compatibilité optimales avec les périphériques d’impression modernes.
Acquisition et recrutement pour les projets CCM et ECM
L’acquisition et la dotation en ressources pour les projets CCM et ECM dans le domaine des logiciels d’entreprise peuvent présenter des défis financiers importants. La mise en œuvre de ces systèmes exige une expertise spécialisée, nécessitant souvent des investissements substantiels dans le développement, les tests, l’infrastructure de reprise après sinistre et l’assistance continue. En outre, la formation et l’affectation des ressources constituent des obstacles permanents. Contrairement aux domaines technologiques les plus en vue, tels que le développement web, il existe peu de ressources éducatives facilement accessibles pour créer des flux de travail de publipostage rationalisés dans le domaine de l’impression de production. Les organisations et les prestataires de services doivent donc se battre pour trouver du personnel technique capable de configurer et de programmer des tâches dans un secteur qui fait souvent appel à des professionnels expérimentés.
Entrez dans le nuage
L’avènement du traitement des données dans le cloud offre un répit face à ces défis. Un modèle de logiciel en tant que service (SaaS) allège non seulement le fardeau des coûts d’acquisition de logiciels, mais introduit également un modèle de paiement flexible, basé sur l’utilisation ou l’abonnement annuel. Grâce à des outils basés sur l’IA comme SmartSetup, l’intégration des tâches dans un logiciel cloud peut être réalisée en quelques minutes ou, au plus, en quelques heures, ce qui représente une amélioration considérable par rapport aux semaines ou aux mois généralement nécessaires pour l’externalisation des projets. Ce qui distingue encore plus les solutions basées sur le cloud, c’est leur accessibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, hébergée en toute sécurité sur des plateformes réputées comme AWS. Associées aux compétences d’experts en workflows de pointe capables de déployer rapidement des workflows, il devient évident pourquoi la transformation et la réingénierie des données dans le cloud sont devenues l’un des domaines à la croissance la plus rapide, en particulier pour les entreprises aux prises avec des workflows répétitifs et des efforts complexes de formatage et de réingénierie des données.
Conclusion
En cette période charnière, l’industrie de l’impression et du courrier se trouve au seuil d’une révolution transformatrice, propulsée par la convergence de l’optimisation des documents, de la normalisation des flux de travail et de l’intégration rapide. La normalisation des flux de travail sert de pivot, simplifiant les processus hérités complexes et générant des gains d’efficacité remarquables. L’onboarding basé sur l’IA, la concaténation intelligente des fichiers d’impression et la puissance des solutions basées sur le cloud et des outils pilotés par l’IA amplifient encore ces avancées. L’heure de la transformation a sonné, et les organisations qui adoptent sans réserve ces innovations ne se contenteront pas de survivre, mais prospéreront dans le paysage dynamique de l’impression et de la communication par courrier.
