Faire la lumière sur les données obscures contenues dans les archives documentaires
Les documents transactionnels sont la base sur laquelle les processus d’entreprise sont construits. Sans des documents tels que les factures, les relevés de compte, les factures et les rapports d’activité, le flux de travail de la plupart des organisations s’arrêterait tout simplement. Les données contenues dans ces documents facilitent le processus et la « documentation » vérifie les actions entreprises et le service fourni. En effet, choisissez n’importe quel processus et vous pouvez parier qu’il existe au moins un document, voire plusieurs, qui sont essentiels à la réalisation du travail.
C’est pourquoi les organisations de tous les secteurs ont pendant des années sauvegardé et stocké des documents transactionnels, souvent en grandes quantités, dans diverses archives et référentiels. Si cette approche est efficace pour fournir un référentiel de fichiers d’impression et d’images de documents propriétaires, elle ne permet pas aux organisations de capitaliser sur les données précieuses enfermées dans ces documents en les extrayant et en les analysant facilement. Les points d’information spécifiques tels que les montants, les articles, les dates et les numéros de compte sont essentiellement des « données sombres » – invisibles et souvent oubliées en termes d’accessibilité et d’utilisabilité pour la veille économique et l’amélioration des processus. En outre, les entreprises constatent que, lorsqu’une demande de divulgation légale se présente ou qu’il est temps de se conformer à un audit, ces données obscures peuvent représenter un risque très réel pour l’organisation. Et leur extraction peut s’avérer longue et coûteuse, voire impossible.
Ce qu’il faut, ce sont des outils de gestion de contenu de nouvelle génération qui permettent aux organisations d’accéder à de grandes quantités de données stockées dans les archives des communications avec les clients et de les préparer pour les réutiliser dans d’importantes applications analytiques. En effet, la possibilité de récupérer et d’analyser des données sur les clients et les entreprises couvrant des années, voire des décennies d’activité, permet d’obtenir une image plus complète et constitue un outil puissant pour stimuler la veille stratégique et améliorer la gouvernance de l’information dans son ensemble. Ces données auparavant négligées ou invisibles peuvent apporter des avantages opérationnels significatifs, en particulier lorsqu’elles sont associées à des données structurées pour l’analyse, la prise de décision et la découverte.
L’ouverture et l’exploitation des archives de documents transactionnels modifient l’équation commerciale traditionnelle en transformant ces archives, d’une obligation de coût et de risque, en une source d’intelligence économique qui peut conduire à un avantage opérationnel et concurrentiel.
Pourquoi toutes ces données obscures sont-elles importantes ?
Intelligence économique – utiliser les données pour obtenir un avantage concurrentiel
De nombreux cadres de haut niveau aimeraient avoir une boule de cristal, mais ce qui s’en rapproche le plus, c’est la « veille stratégique ». Ce terme remonte aux années 1860, lorsqu’il a été inventé pour décrire la manière dont les entreprises réalisaient des bénéfices en comprenant et en exploitant les informations sur le marché avant leurs concurrents. Aujourd’hui, la notion est réapparue pour devenir un terme générique décrivant la prise de décision moderne des entreprises à l’aide de systèmes numériques de soutien basés sur les faits. Nous savons tous qu’il n’existe pas de boule de cristal, mais la meilleure façon de prédire l’avenir est de bien comprendre le passé.
Imaginez la possibilité pour les travailleurs intellectuels de spécifier un ensemble de documents historiques à partir desquels des données seront extraites de milliers ou de millions de factures, de relevés, de notes, de rapports et d’autres documents. C’est là tout l’enjeu de l’intelligence économique : agir sur l’information pour prendre l’avantage sur vos concurrents et sur le marché. Mais il est difficile d’y parvenir si les informations commerciales importantes sont enfermées dans vos archives de documents transactionnels. C’est pourquoi les entreprises d’aujourd’hui cherchent de plus en plus à faire la lumière sur ces données obscures et à les utiliser à des fins de veille stratégique et de planification stratégique plus réfléchies.
Prenons l’exemple d’une grande société de cartes de crédit qui souhaite extraire des données des relevés de ses clients provenant d’une région spécifique, sur une période donnée et pour une seule de ses nombreuses branches d’activité. Comment y parviendriez-vous aujourd’hui ? Prenons aussi le cas d’une compagnie d’assurance maladie qui publie chaque jour des centaines de milliers d’explications sur les prestations. Chaque communication au client contient des données telles que les codes de diagnostic, les numéros de dossier des patients, les adresses et les montants. Comment feriez-vous pour rechercher un code de diagnostic spécifique lié à un code postal spécifique ? L’entreprise peut en effet être si vaste et complexe que le projet n’est jamais achevé et, par conséquent, a une influence directe (et négative) sur la conception des options de couverture régionale et des programmes de bien-être des patients.
Dans les deux cas, sans les outils de nouvelle génération tels que le Dark Data Feeder de CrawfordTech, l’analyse prendrait des mois et nécessiterait des centaines d’heures de travail. D’autres exemples se retrouvent dans tous les secteurs et segments de marché, notamment les services financiers, l’industrie manufacturière, les opérations gouvernementales, etc. Dans un climat commercial de plus en plus concurrentiel, les organisations ne peuvent plus se permettre de vivre sans les informations commerciales et les avantages opérationnels qui se cachent dans les données obscures des archives de documents transactionnels et de communications clients.
Découverte – construction dynamique de documents
Une demande d’information ordonnée par un tribunal est un autre bon exemple de la façon dont les données obscures dans les référentiels documentaires peuvent représenter un risque important et un obstacle à la performance de l’organisation. Il est impératif d’extraire dynamiquement les documents et de les construire, mais comme le volume et la variété des informations dans les affaires d’e-discovery continuent de monter en flèche, les entreprises ressentent la pression en termes de coûts, de risques et d’efforts.
De nombreux systèmes de gestion de contenu excellent dans la gestion, le stockage et la production d’informations. Le problème ne réside pas dans la production de documents, mais dans l’extraction des bons documents et leur assemblage dans un format unique, même lorsque les documents proviennent de référentiels disparates et sont stockés dans des formats multiples et disparates. Vous pouvez rechercher et visualiser, mais la plupart des systèmes n’offrent pas de moyens efficaces pour construire dynamiquement des documents à partir de sources disparates de manière à ce que les informations puissent être facilement présentées et comprises. Cela signifie que pour toute demande de découverte importante, des équipes d’analystes et de greffiers sont nécessaires pour assembler chaque résultat, un document à la fois. Cela prend du temps, nécessite une assistance technique supplémentaire et entraîne des dépenses importantes en termes de personnel et de main-d’œuvre.
Il faut savoir que plus de 19 millions d’affaires civiles sont portées devant les tribunaux américains chaque année. Le coût annuel de ces procès civils se situe entre 200 et 250 milliards de dollars, dont 50 % sont consacrés à la recherche de preuves. Et c’est sans compter les coûts indirects tels que l’interruption d’activité et l’impact sur les marchés boursiers. Il est clair que les entreprises de tous les secteurs d’activité cherchent aujourd’hui des moyens d’accélérer les procédures de divulgation et d’élargir le champ d’application de la divulgation légale des données confidentielles.
La bonne nouvelle, c’est que les logiciels modernes (comme notre propre site Riptide) peuvent effectuer une recherche fédérée dans plusieurs archives, extraire des types de documents disparates, les convertir tous en PDF, puis assembler le contenu pour le soumettre à un tribunal ou à une autre autorité requérante.
Réglementation – réduire les risques, maximiser la conformité
L’une des raisons pour lesquelles il est nécessaire d’archiver les imprimés transactionnels et les communications avec les clients est la nécessité de se conformer à des exigences réglementaires de plus en plus strictes. Des dizaines de réglementations et de normes différentes déterminent quels documents doivent être conservés, dans quel format et pendant combien de temps. Sept ans est un délai courant dans de nombreux secteurs, mais d’autres, comme la fabrication de machines, l’automobile et l’industrie pharmaceutique, exigent des périodes plus longues, de dix, vingt-cinq ans ou plus. Certains documents, comme ceux du génie civil, doivent être conservés indéfiniment. Et lorsqu’il n’existe pas d’exigences spécifiques en matière de conservation, la plupart des organisations choisissent de pécher par excès de prudence et de conserver des copies doubles et redondantes – souvent imprimées sur papier – afin de s’assurer que l’organisation résistera à un examen réglementaire et juridique imprévu.
Les exigences en matière de conservation des documents peuvent varier et sont également influencées par la région ou le lieu. Les délais de prescription diffèrent d’un État à l’autre et le risque potentiel d’une réclamation varie considérablement d’un secteur à l’autre. Par exemple, aux États-Unis, la législation de chaque État diffère quant à ce qui doit être conservé. Il s’agit d’un défi particulier pour les organisations à but non lucratif et les administrations publiques. La question qui se pose est la suivante : quels sont les types de documents qui entrent dans le champ d’application de l’obligation ? Dans certains cas, la durée de conservation d’un document est régie par le délai dont dispose un demandeur potentiel pour introduire une réclamation dans cet État.
Considérations importantes
Archives multiples
Il est fréquent que les entreprises disposent de plusieurs archives documentaires et référentiels d’information. Par exemple, un pour les données d’impression transactionnelles, un autre pour le marketing et la correspondance avec les clients, et d’autres pour les activités opérationnelles telles que le traitement des demandes d’indemnisation, la gestion des contrats ou le développement de produits. Il est rare que ces systèmes fonctionnent de concert, en particulier lorsqu’il s’agit d’extraire des documents et/ou d’analyser des données à partir de ces différents référentiels.
L’extraction significative de documents et l’analyse de données hébergées dans de multiples magasins de documents nécessitent des solutions avancées (telles que Riptide ou Dark Data Feeder) ainsi que des stratégies plus globales qui apportent de la valeur à l’organisation.
Formats des documents
Un autre facteur de réussite important est la capacité à fournir les informations contenues dans les documents dans un format conforme à ce que souhaite le demandeur. Par exemple, de nombreuses archives de documents transactionnels contiennent des informations stockées au format AFP. « Advanced Function Presentment » est l’architecture électronique et le protocole d’impression développés à l’origine par IBM et qui constituent aujourd’hui une norme de facto pour les imprimantes de production à haut volume. Il s’agit d’une considération importante car les exigences réglementaires stipulent souvent que les informations sur les clients doivent être stockées de la même manière qu’elles ont été produites à l’origine. Or, si un fichier AFP de production original est parfait pour l’impression, il ne l’est pas pour la présentation électronique. Il est donc important d’adopter des outils qui maîtrisent l’AFP et d’autres protocoles d’impression tels que Xerox Metacode et LCDS, et qui vous permettent de continuer à maintenir une archive de documents dans le format d’origine tout en accédant à ce référentiel pour en extraire des données importantes à des fins d’analyse, de compréhension et d’amélioration des processus.
La présentation des informations doit également s’adapter à une variété croissante de formats. Par exemple, une norme courante consiste à archiver les documents en format AFP et à les présenter en format PDF. Pendant des années, le format PDF a été le format de référence pour la consultation en ligne. Mais avec l’évolution de la technologie et des habitudes des utilisateurs, le format PDF a perdu sa place de format préféré, car un PDF à l’ancienne dans un environnement mobile peut poser des problèmes de visualisation. Il est important d’adopter des solutions qui tiennent compte du HTML et des appareils et qui vous permettent de restituer les informations en fonction de l’appareil qui les demande, indépendamment de la manière dont elles sont stockées dans l’archive.
Aller de l’avant
Les informations contenues dans les archives de documents transactionnels représentent un trésor d’intelligence économique pour les entreprises d’aujourd’hui. L’extraction de documents à des fins de redistribution et de données à partir de ces archives met en lumière des informations importantes qui ont été traditionnellement invisibles et négligées dans la prise de décision et la planification stratégique de l’entreprise. Ces données obscures, bien qu’incroyablement précieuses, représentent également un risque et une dépense importants pour une organisation en ce qui concerne les actions en justice, la divulgation légale et le respect des réglementations. L’essentiel est de mettre en place une stratégie bien pensée sur la signification des informations, sur les raisons pour lesquelles il est important de les extraire et de les utiliser, et sur les outils, les partenariats et les capacités qui seront les plus efficaces pour vous permettre de tirer parti de l’occasion qui se présente.
C’est là que nous intervenons. Chez CrawfordTech, nous sommes experts en communications avec les clients, en protocoles d’impression transactionnelle et en gestion de contenu d’entreprise. Alors que certains fournisseurs se concentrent sur un seul domaine, nous travaillons avec tous les domaines et tirons réellement profit des opportunités disponibles aujourd’hui. Notre suite de solutions primées fournit les outils de la prochaine génération dont vous aurez besoin pour accomplir votre travail et, avec CrawfordTech comme partenaire, vous serez plus à même de répondre à la demande croissante d’amélioration de l’intelligence commerciale et de la performance organisationnelle.
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