Introduction
Les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) sont d’importants référentiels de documents ainsi que des composants essentiels des processus opérationnels d’entreprise et d’affaires au sein des organisations de tous les secteurs. Toutes les organisations doivent faire face à une confluence de contenu de plus en plus complexe. Tout, des messages électroniques aux médias sociaux, en passant par une multitude de bases de données, de référentiels documentaires et de systèmes d’impression et de courrier existants, doit être géré, protégé et entretenu pour que les activités habituelles puissent se poursuivre. Si vous négligez ne serait-ce qu’une seule pièce du puzzle de la gestion de contenu, il y a de fortes chances que votre entreprise ne bénéficie pas de performances optimales et qu’elle soit exposée à des risques accrus.
Les systèmes de collecte et d’archivage des informations de l’entreprise font l’objet d’une grande attention. L’objectif stratégique est souvent de capturer et de conserver les informations sous forme numérique et/ou de convertir les documents papier en fichiers numériques dans le but de supprimer le papier des processus de l’entreprise. Cette transformation numérique est bien avancée et il est courant pour la plupart des organisations d’entreprise d’avoir plusieurs systèmes d’information et référentiels de contenu pour soutenir un certain nombre de processus spécialisés, de départements et de juridictions.
Entrée d’information vs. sortie d’information
Si les systèmes ECM sont très performants pour l’entrée d’informations, ils ne le sont pas beaucoup pour la sortie d’informations. Ces plates-formes permettent toutes de capturer, de rechercher et de visualiser des données, mais la plupart n’offrent pas de moyens faciles ou efficaces de sortir, ou de publier, l’information.
Prenons l’exemple d’un processus basé sur un cas qui demande aux utilisateurs de collecter des informations – par exemple dans le cadre d’une réclamation d’assurance, d’une demande de service à la clientèle ou peut-être d’une procédure pénale – et de fournir un dossier contenant des documents connexes à l’intention d’autres équipes internes ou de tierces parties.
La publication des dossiers peut être un processus manuel lent et source d’erreurs. Il faut trouver, ouvrir et visualiser chaque document du dossier, puis le collationner, l’assembler et l’imprimer ou le diffuser par un canal numérique. Ce problème est aggravé dans la plupart des systèmes ECM par le fait que les documents peuvent être stockés dans des formats multiples, tels que des documents MS Office, des images et des fichiers prêts à imprimer, qui doivent tous être combinés en une liasse finale, souvent dans le même format de document, souvent au format PDF. De plus, les documents requis peuvent être répartis entre plusieurs systèmes ECM distincts, ce qui rend le processus encore plus difficile.
Des solutions de contournement maison
Certaines plateformes ECM ont la capacité de produire des résultats agrégés manuellement, mais en règle générale, les résultats sont limités au format de fichier original des documents dans un simple fichier .zip, sans possibilité pour l’utilisateur d’exécuter des fonctionnalités à valeur ajoutée telles que le tri, le filigrane, l’annotation ou l’indexation du contenu. En fin de compte, même avec les systèmes ECM les plus avancés, la plupart des entreprises souffrent d’une baisse de productivité et d’efficacité opérationnelle en raison de cette fonctionnalité de sortie manquante.
Pour remédier à ces faiblesses, de nombreux clients ont recours au développement de leur propre solution de publication ECM en interne. Mais cette approche entraîne des coûts de développement initiaux importants ainsi que le fardeau de la maintenance continue, souvent exacerbés par les mises à niveau des systèmes ECM et les diverses incompatibilités rencontrées.
En fin de compte, il est difficile et coûteux de satisfaire les exigences commerciales courantes en matière de sortie ou de publication de contenu à partir de la plupart des systèmes ECM. Il en résulte une baisse de la productivité des gestionnaires de dossiers, un produit final moins efficace et un investissement important en l’absence d’une solution d’entreprise conçue à cet effet.
Une meilleure approche
Crawford Technologies propose une meilleure approche avec Riptide®, une solution de gestion de sortie pour les référentiels ECM. Cette solution innovante permet de générer du contenu à partir de plates-formes et de solutions de gestion de contenu d’entreprise à partir de pratiquement n’importe quel format de document et pour pratiquement n’importe quelle destination de votre choix. Grâce à Riptide, vous pouvez collecter et regrouper du contenu ECM à partir de divers référentiels disparates, puis générer ce contenu dans des formats d’impression et de diffusion numérique standard.
Riptide prend en charge de très gros volumes de documents et s’intègre facilement et en toute transparence dans les environnements ECM d’entreprise multifournisseurs et multiréférentiels existants, et prend en charge les types de fichiers bureautiques, d’impression et d’imagerie.
Lorsque vous devez collecter et publier du contenu d’entreprise, Riptide facilite la prise en charge d’un large éventail de formats d’entrée et la conversion vers une variété de canaux de diffusion avec un large éventail d’options de diffusion, y compris l’impression, le courrier électronique, la télécopie et plus encore.
Cas d’utilisation
Nous pensons que Riptide est un outil essentiel pour une gestion efficace du contenu d’entreprise. Voici quelques exemples de Riptide à l’œuvre aujourd’hui :
Amélioration de la communication avec les clients dans les services financiers
Une société de services financiers de Wall Street a déployé Riptide pour créer un système intégré destiné à améliorer la communication avec ses clients. L’entreprise a utilisé Riptide dans le cadre d’un effort majeur de réingénierie de l’entreprise visant à consolider tous les processus commerciaux en une seule solution gérée. Le contenu est accumulé via plusieurs canaux internes et externes et, en raison du très grand nombre de documents concernés, il était nécessaire d’automatiser la sortie et la livraison. Les utilisateurs demandent le contenu dont ils ont besoin, les demandes sont automatiquement envoyées à Riptide qui récupère le contenu et détermine la destination de sortie. Les tâches sont automatiquement converties au format approprié pour la livraison. Lisez l’étude de cas complète ici.
Une gestion plus efficace des dossiers dans les administrations publiques
Cette municipalité associe la puissance de l’ECM à la capacité d’agrégation automatisée de documents et de gestion des sorties de Riptide. Le service de police de cette banlieue de Los Angeles assure la sécurité publique de près de 210 000 habitants. Leur combat : la gestion des dossiers. Chaque dossier est assemblé au fur et à mesure de l’arrivée des documents et est composé de documents aux formats disparates. Les fichiers contiennent à la fois des documents numérisés et électroniques. Au fur et à mesure que le processus d’enquête avance, les dossiers doivent être examinés par différents services et personnes concernées. Dans le passé, il s’agissait d’un processus manuel impliquant l’impression, la copie, le classement, etc. Aujourd’hui, Riptide est utilisé pour rechercher, assembler et distribuer automatiquement les dossiers. Le processus automatisé permet non seulement de gagner du temps, mais également de suivre les erreurs, de les enregistrer et d’enregistrer les dossiers envoyés. Lisez l’étude de cas complète ici.
Gestion des cas et distribution pour un hôpital
Cet hôpital a profité des capacités d’intégration de Riptide pour connecter son système de gestion des informations de santé (HIM) à sa plateforme IBM FileNet Content Manager, ce qui a donné naissance à un système complet de gestion des dossiers médicaux numériques basé sur le Web. Le HIM collecte, stocke et présente des données non structurées intégrées aux données structurées des dossiers médicaux électroniques (EPR). Avec Riptide, les données sont collectées, reformatées si nécessaire, puis automatiquement diffusées et distribuées aux services et aux personnes appropriés. En éliminant les processus manuels, l’hôpital a réduit les erreurs, économisé de l’argent et amélioré l’expérience client. Lisez l’étude de cas complète ici.
Rationalisation des processus administratifs pour une compagnie d’assurance
Cette grande compagnie d’assurance, spécialisée dans le traitement des demandes d’indemnisation pour invalidité, avait mis en œuvre le logiciel IBM Case Manager pour le stockage et la gestion des documents. Lors du traitement des demandes d’indemnisation, de nombreux rapports provenant de diverses sources sont générés, généralement dans différents formats, notamment des documents Word, des formats image, des PDF et des transmissions XML. Étant donné que différents publics doivent recevoir ces informations de manière sécurisée et en temps opportun, il était essentiel que la compagnie d’assurance trouve une solution qui rationaliserait la collecte et la distribution des documents de demande d’indemnisation. En utilisant Riptide, la compagnie a pu extraire automatiquement des documents d’un ou de plusieurs référentiels ECM, assembler un paquet comprenant une page de garde, une table des matières et d’autres données pertinentes, et soumettre les paquets complets aux sorties désignées, notamment l’impression, la télécopie et la présentation électronique. La compagnie d’assurance a réduit ses coûts administratifs et offre une meilleure expérience client grâce à ce processus automatisé. Lisez l’étude de cas complète ici.
Aller de l’avant
Riptide offre un certain nombre de fonctionnalités importantes que les entreprises devraient prendre en compte si elles souhaitent tenir pleinement leurs promesses en matière de gestion de contenu d’entreprise, étroitement intégrée aux processus métier et ajoutant de la valeur ajoutée. Avec Riptide, vous pouvez générer plusieurs documents disparates par lots ou en temps réel. Extrayez facilement du contenu de différents référentiels ECM, puis distribuez ce contenu dans plusieurs formats et pour plusieurs destinations ou appareils. Éliminez les goulots d’étranglement associés à la sortie ECM tout en suivant la diffusion de votre contenu sous forme d’impression, de fax, d’e-mail, de PDF, etc.
Riptide prend en charge les scénarios d’intégration de processus automatisés et pilotés par l’utilisateur. Riptide s’intègre à pratiquement tous les systèmes ECM via l’interface CMIS standard ou via l’API REST. L’intégration à un processus automatisé peut être facilement réalisée avec l’API REST. Pour l’un ou l’autre scénario, désignez simplement les documents nécessaires, spécifiez les attributs souhaités tels que la table des matières, les filigranes, l’ordre des pages, etc., puis générez la sortie dans un ou plusieurs formats sur le support et la méthode de livraison souhaités.
