Le thème de l’accessibilité des documents fait l’objet d’une grande attention ces temps-ci… et pour cause. Plus de 285 millions de personnes dans le monde sont aveugles ou malvoyantes. En Amérique du Nord, plus de 30 millions de personnes vivent avec une déficience visuelle et, selon le National Eye Institute, ce nombre devrait doubler d’ici 2020 en raison du vieillissement de la génération des baby-boomers.
Pour ces personnes, la possibilité d’accéder aux factures, relevés et autres documents transactionnels est synonyme d’une plus grande autonomie et d’une plus grande satisfaction de la clientèle. Pour les entreprises, répondre aux besoins des clients aveugles, malvoyants ou souffrant d’un handicap cognitif n’est pas seulement une bonne affaire, c’est aussi une obligation imposée par la législation fédérale. Pour se mettre en conformité et soutenir des initiatives d’entreprise tournées vers l’avenir, de nombreuses organisations recherchent des solutions réalistes pour la fourniture à ces clients de relevés de facturation (
) et d’autres documents transactionnels.
L’accessibilité est requise
Aujourd’hui, les entreprises se doivent de répondre aux besoins des clients aveugles ou malvoyants. Par exemple, l’article 508 de la loi américaine sur la réhabilitation (Rehabilitation Act) exige des entreprises qu’elles adaptent la manière dont elles fournissent leurs services afin que les personnes handicapées puissent les utiliser. Parmi les autres exemples de législation internationale, citons la loi britannique sur l’égalité, la loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (AODA) au Canada et la norme EN-301-549 dans l’Union européenne. Par ailleurs, de nombreux autres pays sont en train d’adopter une législation plus stricte sur le site
, qui impose aux organisations la responsabilité de rendre leurs documents plus largement accessibles.
Accessibilité universelle
Comment pouvez-vous fournir des documents accessibles ? Les formats vont du braille traditionnel aux gros caractères, en passant par l’audio et le texte électronique pour la livraison physique. Pour les documents numériques, la méthode la plus répandue est le PDF accessible, avec ses variantes PDF/UA et WCAG 2.0 AA Accessible PDF. Dans le présent document, nous les appellerons collectivement PDF/UA. Il s’agit d’un format de document « d’accessibilité universelle » développé pour les personnes handicapées qui ont besoin de technologies d’assistance pour communiquer. Grâce à des balises, des métadonnées et des instructions spéciales, la norme PDF/UA assure l’accessibilité aux personnes handicapées qui utilisent des technologies d’assistance telles que des lecteurs d’écran, des loupes d’écran, des joysticks et d’autres dispositifs pour naviguer et lire le contenu électronique. Grâce à la norme PDF/UA, les personnes aveugles ou malvoyantes qui utilisent des technologies d’assistance se voient garantir l’égalité d’accès à l’information.
Une autre exigence à laquelle de nombreuses organisations doivent répondre est d’afficher certains de leurs documents en HTML, et pour cela, l’accessibilité peut être intégrée dans les documents lors de la création du HTML. Bien qu’il soit beaucoup plus difficile pour les entreprises d’utiliser le HTML accessible pour remplacer les documents papier, c’est le format préféré de la plupart des destinataires, en particulier à mesure que l’utilisation des appareils mobiles augmente.
Approches contrastées des flux de travail en matière d’accessibilité
Il existe deux approches courantes pour fournir des aménagements raisonnables afin de rendre accessibles les factures, les relevés, les politiques et autres correspondances avec les clients : 1) au moment de la composition du document et 2) en utilisant un processus de post-composition.
À la composition
Certains outils de composition ne permettent tout simplement pas de créer des documents accessibles, de sorte que pour ces systèmes, une approche de post-composition doit être utilisée. D’autres outils de composition de documents, comme OpenText Exstream, CSF, DOC1 et GMC Inspire, ont des capacités variables en matière de création de documents évaluables, mais aucun ne permet de créer des PDF/UA. Chaque application formate les données et les éléments de contenu pour les documents transactionnels courants tels que les factures, les relevés et les polices. Ces outils de composition de documents sont pilotés par des modèles qui intègrent des données ainsi que des informations statiques afin de les fusionner pour créer la sortie finale, généralement dans un format d’impression de production tel que AFP ou PostScript.
Par extension, les organisations peuvent élargir la portée de leurs efforts de composition de documents pour inclure la création de documents accessibles en même temps que ceux qui sont créés pour l’impression et l’archivage. Avec le flux de travail élargi, les programmeurs créent les modèles requis et incluent les balises nécessaires pour créer et ajouter une capacité d’accessibilité dans la structure de conception. Le logiciel de composition ajoute les informations balisées aux titres, tableaux, images et paragraphes
avant d’émettre les documents pour la sortie.
Certaines applications doivent créer des documents en HTML plutôt qu’en PDF. Lorsque ces documents sont créés à l’aide d’un outil de composition interactif, il est souhaitable de disposer de capacités d’accessibilité dans l’outil. S’ils doivent être créés par lots, une méthode de post-composition sera probablement nécessaire. En effet, ce n’est pas une bonne idée d’archiver des documents en HTML pendant un certain temps en raison de problèmes de compatibilité future avec les navigateurs, de sorte qu’il est préférable de créer les documents en HTML lors de leur extraction du référentiel.
L' »accessibilité » ne doit pas être une réflexion a posteriori
L’un des avantages de l’utilisation d’une approche de composition est que l’accessibilité est intégrée dans le processus de composition standard. Ainsi, l’accessibilité n’est plus seulement une réflexion après coup, mais fait partie de la conception primaire de chaque document. L’organisation bénéficie également de l’extension de la valeur de son investissement logiciel existant.
L’effort supplémentaire pour inclure l’accessibilité lors de la composition des documents ajoute toutefois au processus des exigences importantes en termes de portée, de dépenses, de temps et de ressources. En fonction du volume de la demande et du flux de travail, du personnel supplémentaire peut être nécessaire. Les programmeurs auront également besoin d’une formation supplémentaire et d’une formation continue concernant l’évolution des exigences et des technologies associées à l’accessibilité.
Considérations sur le déroulement des opérations
Il existe deux types de flux de documents à prendre en compte pour l’accessibilité : les documents structurés et les documents non structurés. Les documents structurés sont normalement créés par un logiciel de composition basé sur des modèles qui contiennent des règles de formatage et de gestion. Une fois créés, ils sont livrés aux clients par courrier ou par voie électronique. La livraison électronique implique normalement de placer le document dans un référentiel pour que les clients puissent le récupérer et le consulter sur l’internet. Les documents non structurés proviennent de diverses sources, souvent créées par des outils bureautiques tels que MS Word, ou produites par des applications spécifiques.
Ce document se concentre sur les défis liés à la fourniture de documents structurés, souvent appelés documents transactionnels, dans un format accessible pour la livraison électronique. Il est souvent difficile de savoir quels documents ont besoin d’être balisés sans avoir mis en place un système étendu de gestion des préférences, de sorte que de nombreuses organisations jugent nécessaire de baliser tous les documents qu’elles créent afin de s’assurer qu’aucun client n’est oublié. Même avec un système de gestion des préférences en place, il peut s’avérer nécessaire de baliser tous les formats, étant donné qu’il peut s’écouler des mois, voire des années, entre la composition et l’utilisation, et que les besoins des destinataires peuvent avoir changé au cours de cette période.
Dans un flux de travail post-composition, l’étape de balisage de l’accessibilité doit être placée quelque part entre l’étape de composition et la livraison au client. Si les documents sont placés dans un référentiel auquel les clients peuvent accéder, le balisage peut avoir lieu avant que les documents ne soient stockés dans le référentiel ou de manière dynamique lorsqu’un client récupère les documents.
Pour les documents livrés par courrier électronique ou simplement insérés dans un site web, le marquage doit avoir lieu avant qu’ils ne soient envoyés par courrier électronique ou stockés dans les dossiers du site web.
L’approche de la composition échoue lorsque plusieurs systèmes de composition sont utilisés pour créer un seul document. C’est le cas lorsque des messages marketing ou éducatifs sont créés par un produit externe tel que MessagePoint, puis incorporés dans des documents créés dans un autre système de composition. C’est également le cas lorsque plusieurs documents ou segments de documents sont combinés lors de la livraison au destinataire.
Considérations relatives au stockage
Il faut également tenir compte du fait que l’utilisation d’une approche de composition peut souvent entraîner une augmentation significative de la demande de stockage. Les émetteurs que l’on trouve dans la plupart des logiciels de composition de documents sont parfaits pour créer des fichiers d’impression de production dans des protocoles tels que l’AFP, mais ils n’ont jamais été très efficaces pour créer des PDF de documents individuels. En effet, il n’est pas rare que la taille d’un fichier passe d’environ 800 Ko à plus d’un gigaoctet.
Considérez également que les entreprises ne peuvent plus se contenter de stocker leurs anciens documents dans des fichiers AFP hautement compressés contenant des modèles, des polices et des ressources stockés séparément. Au lieu de cela, il faut stocker un document PDF/UA contenant toutes ces informations et métadonnées à l’intérieur de chaque fichier. Pour les grandes entreprises, cela peut représenter plusieurs téraoctets de stockage supplémentaire et les dépenses additionnelles liées au matériel, à la gestion et à la sauvegarde deviennent rapidement un problème majeur.
Journée en avant ou dossier en arrière ?
Une approche à la composition peut fonctionner pour une approche au jour le jour, mais la mise en conformité de documents plus anciens peut s’avérer problématique. Dans ce cas, vous pourriez considérer l’effort comme une approche de « recomposition » avec de multiples fichiers et modèles de composition qui nécessiteront des modifications et des mises à jour. Et même une fois que ce fichier de documents anciens a été remanié, rien ne garantit que l’ensemble du processus ne sera plus jamais nécessaire. En effet, un certain nombre de modifications de la législation en cours d’élaboration (des éventuelles « WCAG 3.0 » au niveau AAA à l’avenir) pourraient obliger les organisations à revenir en arrière, à remédier à ces documents à nouveau et à les republier. Il s’agit d’une possibilité réelle à laquelle les organisations peuvent être confrontées. Nous connaissons une organisation gouvernementale qui a construit son architecture d’accessibilité sur la base des WCAG 1.0, et lorsque le document S508 est passé au niveau AA des WCAG 2.0, il a fallu le retravailler en profondeur.
Approche de la post-composition
Une autre approche de la création de documents accessibles consiste à utiliser une approche de post-composition qui ajoute les balises et les caractéristiques requises après la création du document. Les outils de réingénierie de documents (comme ceux de CrawfordTech) effectuent la modification après coup, en utilisant des fichiers d’impression de production (comme AFP, PDF, Metacode ou PCL) comme source. Un modèle est créé, qui comprend un balisage intelligent, basé sur des règles, de tous les éléments pouvant figurer dans le document. De la même manière que les voyants, le système « recherche » par programme des éléments tels que des logos, des titres, des paragraphes et des images, puis établit des ancres et des déclencheurs pour les informations contenues dans le fichier lui-même. Une fois identifiées, des mesures appropriées sont prises pour présenter ces informations dans un format accessible.
Étiquetage automatique des documents structurés
Comment fonctionne le système ? Le système ingère un fichier d’impression de production et identifie automatiquement les éléments clés du document, par exemple le premier titre, le deuxième titre, les paragraphes, les graphiques, etc.
Considérez une facture de téléphone typique. Il y aura très probablement un logo en haut, puis un titre qui dit « ceci est une facture », peut-être d’autres sous-titres, un paragraphe de texte et peut-être une infographie. Tous ces éléments sont identifiés à partir du fichier d’impression original et, une fois déterminés, déclenchent un événement approprié sur la base de règles prédéfinies. Cet événement peut être le marquage d’un titre, d’un paragraphe, d’une image, etc.
En bref, une approche de post-composition interroge le fichier du document, scanne l’information, étiquette chaque élément, ajoute un texte alternatif aux images et définit la séquence de lecture. Une fois terminé, le système crée un PDF ou un HTML accessible. Lorsqu’un destinataire fait appel à une technologie d’assistance, le lecteur connaît l’emplacement, le contenu et le contexte de chaque titre, paragraphe, tableau, élément de liste et image. Les marqueurs contenus dans le PDF ou le HTML permettent à la technologie d’assistance d’identifier le contexte de l’information. Cela permet au destinataire d’utiliser la technologie d’assistance pour comprendre pleinement le document.
Avant ou après l’archivage
Ce processus de post-composition peut être réalisé avant que les documents ne soient stockés dans un référentiel, ou il peut être réalisé de manière dynamique lorsque les documents sont récupérés pour être visualisés et réaffectés. En substance, cela permet de créer des documents accessibles à la demande, c’est-à-dire de créer des documents lorsque vous en avez besoin, plutôt que de créer chaque document dans un format accessible sans savoir si vous en aurez besoin un jour ou l’autre.
Il s’agit là d’un avantage important par rapport à une approche par composition, en particulier lorsqu’il s’agit de répondre à des exigences réglementaires en constante évolution en matière d’accessibilité. Par exemple, il y a un certain nombre de changements en cours qui affecteront le niveau d’exigences pour la conformité aux WCAG. La prise en compte de ces changements et mises à jour potentiels prendrait beaucoup de temps et d’argent si l’on utilisait une approche par composition. Grâce à la post-composition, toutes les modifications peuvent être effectuées globalement au lieu de modifier chaque modèle et de recréer les documents.
Meilleures pratiques
Postes Canada est un exemple d’organisation utilisant un processus de post-composition pour faciliter la création de documents accessibles. Lorsque le gouvernement fédéral canadien a adopté une loi (projet de loi omnibus C-78) qui ajoutait des exigences en matière d’accessibilité des documents, Postes Canada a été choisie pour assurer la livraison sécurisée des documents des pensionnés du gouvernement du Canada, notamment les relevés de dépôt direct, les bulletins d’information et les formulaires d’impôt.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Les dossiers fournis par le gouvernement du Canada doivent être composés, traités et distribués aux pensionnés dans un délai de 24 heures, ce qui implique de rendre tous les documents accessibles. Pour répondre à cette exigence, des milliers de documents sont convertis en PDF/UA. L’adaptation manuelle sur demande n’est pas possible en raison des volumes de documents qui doivent être envoyés. Les destinataires étant des retraités vieillissants, le risque de perte de vision ou de déficience visuelle est plus élevé. Par conséquent, tous les documents à présenter doivent être dans un format accessible afin de répondre aux exigences en matière d’aménagements raisonnables.
Postes Canada a fait appel à l’équipe des services professionnels de Crawford Technologies pour fournir une solution et aider à la mise en œuvre du processus de post-composition. Divers outils ont été utilisés, notamment notre interface utilisateur graphique PDF accessible PRO Designer, pour baliser les documents avec l’ordre de lecture, configurer les en-têtes, paragraphes et tableaux clés et ajouter du texte alternatif aux images afin que le contenu soit facilement navigable lors de l’utilisation d’une technologie d’assistance.
Les contenus contenant des informations personnelles et privées sont désormais facilement accessibles. Cela signifie que les personnes aveugles ou malvoyantes, ou celles souffrant d’un handicap cognitif, n’auront plus besoin de dépendre d’une autre personne pour lire ou examiner ces communications. Les documents accessibles sont créés à des centaines de pages par seconde, ce qui permet à Postes Canada de prendre des fichiers de sortie de systèmes structurés et de les rendre accessibles rapidement et de façon transparente.
Avantages de la post-composition
En résumé, l’utilisation d’une approche de post-composition pour convertir des documents dans des formats accessibles comprend les éléments suivants :
- Les coûts de stockage sont réduits au minimum
- Les documents actuellement archivés peuvent être facilement pris en charge
- Les stratégies d’accessibilité peuvent être adaptées à l’évolution des technologies et des réglementations.
- Les documents structurés et non structurés peuvent utiliser la même approche.
- Les documents créés par n’importe quel logiciel de composition peuvent être pris en charge
- Les documents composés peuvent être facilement pris en charge
- Tous les formats accessibles peuvent être générés, en fonction des besoins des destinataires.
- Les préférences des clients peuvent être respectées lors de la création de documents accessibles.
- Il est possible de créer des documents PDF et HTML accessibles à partir d’un seul document stocké.
L’approche MasterONE
MasterONE, l’architecture d’accessibilité de Crawford Technologies, est une approche post-composition éprouvée. MasterONE est une architecture composée de plusieurs outils de CrawfordTech qui ingèrent, interrogent, balisent et présentent des documents dans une variété de formats accessibles, notamment PDF/UA et HTML accessible. Jusqu’à présent, il n’existait pas de flux de travail et d’architecture d’accessibilité universels permettant la conversion de tout type de document dans n’importe quel format accessible.
L’architecture MasterONE permet d’effectuer le travail de conception de l’accessibilité pour les documents structurés une seule fois pour tous vos documents passés et futurs. Un outil GUI est utilisé pour créer les règles d’accessibilité. Ensuite, lorsque c’est nécessaire, ces règles sont utilisées pour la conversion dans des formats tels que PDF/UA, HTML5 accessible, braille, gros caractères, texte électronique et audio. MasterONE accepte tous les formats de flux d’impression standard (notamment AFP, PDF, PostScript, Metacode, PCL et autres), de sorte qu’il n’est pas nécessaire de recomposer la sortie ou de revenir aux applications d’origine. L’approche prend en charge le traitement par lots et interactif, et comporte de nombreuses options de flux de travail et d’intégration qui permettent d’intégrer les composants dans n’importe quel processus de flux de travail dans n’importe quel environnement, quelle que soit la plate-forme que vous utilisez.
En juin 2017, MasterONE a été étendu pour prendre en charge le balisage automatisé des documents non structurés de manière rapide et rentable avec la technologie Auto Tagging for Accessibility. Ce sera le sujet d’un autre livre blanc, mais il est important de savoir que cette architecture peut désormais gérer efficacement pratiquement tous les documents créés dans une organisation.
