Transformation numérique réalisée

Après une analyse approfondie des solutions de flux de travail, la société de services financiers a décidé de mettre en œuvre Crawford Technologies’PRO Conductor. PRO Conductor est une plate-forme moderne qui répond aux exigences d’une interface à faible code et de rapports graphiques tout en assurant la transformation à grande vitesse des flux d’impression et les exigences de flux de production d’un système d’Usine de documents automatisée (ADF).

La première étape consistait à définir un ensemble de normes et de règles. La société de services financiers dispose d’une équipe informatique très talentueuse et souhaitait une solution de flux de travail capable de traiter tous les types de travaux et les différents flux d’impression sans avoir à forcer la normalisation vers un format de conception unique. Elle ne voulait pas non plus avoir à créer des centaines de modèles pour chaque type de document, qu’il faudrait modifier chaque fois qu’une unité opérationnelle changerait un document.

En collaboration avec l’équipe de services de CrawfordTech, ils ont pu développer des techniques pour cartographier tous les travaux dans le processus de normalisation de CrawfordTech.

Cette opération est effectuée lorsqu’un travail d’impression entre dans PRO Conductor. Cette technique simplifie grandement la gestion des flux de travail d’impression.

Le déploiement de la production n’utilise que trois flux de travail complets et robustes :

• Un flux de travail d’impression Xerox utilisant un format de sortie standardisé
• Un flux de travail pour la consolidation, le fractionnement, la fusion et la segmentation des PDF
• PDF Marketing mail workflow pour les travaux plus ponctuels de marketing et de courrier en nombre.

Des centaines d’applications ont été normalisées et traitées via ces workflows, éliminant ainsi la nécessité pour chaque application de disposer d’un modèle, d’un workflow ou d’un dossier actif individuel. Cela simplifie le déploiement et la gestion de toutes les applications et garantit que le déploiement peut être effectué en une fraction du temps de la plupart des déploiements ADF. Cette mise en œuvre avancée du workflow est définie comme une « normalisation » par l’équipe de Crawford Technologies.

Le projet a donné la priorité à l’archivage et à l’accès aux documents en tant qu’éléments essentiels de l’initiative de transformation numérique de l’entreprise. Le processus précédent utilisait les cycles de traitement de l’ordinateur central pour la création de PDF et la génération de fichiers d’index, ce qui, bien qu’efficace, présentait des opportunités d’optimisation au sein de l’écosystème informatique plus large. Dans le cadre du déploiement de PRO Conductor, CrawfordTech a migré les fonctions d’indexation vers un serveur dédié et a automatisé le chargement des documents de correspondance dans le système de stockage de gestion de documents IBM FileNet, rationalisant ainsi le flux de travail. Cette amélioration a permis aux représentants du service à la clientèle (CSR) de bénéficier d’un meilleur accès pour visualiser des pièces de courrier spécifiques et des communications avec les clients dans IBM FileNet, ainsi que d’un accès Web sécurisé à l’ADF avant l’expédition. Cette approche s’est avérée particulièrement bénéfique, car l’organisation connaissait une période aiguë de contraintes en matière de ressources informatiques. La nouvelle solution a permis à l’entreprise d’avancer efficacement dans sa transformation numérique.

La gestion et le suivi des travaux et des pièces de courrier ont constitué une partie extrêmement importante du déploiement de l’ADF. Le personnel utilisait une ancienne interface (SDSF) pour soumettre les travaux aux imprimantes. Ce processus était manuel et répété des milliers de fois à la fin d’un trimestre, simplement pour achever le processus normal d’impression et d’envoi.

Dans le cadre de la solution PRO Conductor, le processus de déploiement des tâches a été migré vers des processus de soumission automatisés par glisser-déposer basés sur une interface utilisateur graphique (GUI). Aujourd’hui, grâce à l’interface utilisateur graphique, les opérateurs peuvent simplement faire glisser les entrées de tâches vers une icône d’imprimante. Les droits et les règles ont été configurés de manière à ce que les droits d’utilisation appropriés des opérateurs et l’utilisation correcte de l’imprimante soient maintenus.

Comme beaucoup de grandes entreprises, le soutien à l’équipement est un problème auquel cette société est confrontée. Les contraintes budgétaires limitaient la possibilité de mettre à niveau les inséreuses et les imprimantes avec le matériel le plus récent. Le logiciel de post-composition Crawford Technologies a résolu ce problème. Pour certains gros travaux, les opérateurs devaient insérer manuellement le courrier dans les enveloppes, car l’inséreuse exigeait une sortie dans l’ordre inverse. La solution PRO Conductor a permis d’inverser l’ordre d’impression, d’ajouter de nouveaux codes-barres au dos des feuilles et d’automatiser complètement le processus d’insertion en utilisant l’équipement d’insertion existant sans avoir à investir des centaines de milliers de dollars dans de nouveaux appareils.

En fin de mois, le nombre de travaux était tel que l’équipe opérationnelle était débordée. Il y avait parfois 4 000 à 5 000 travaux d’impression individuels, allant de simples pièces de courrier à des travaux de grande envergure dont l’impression pouvait prendre jusqu’à 20 heures. Cette situation a engendré de nombreux problèmes :

1. Comment gérer, suivre et comptabiliser manuellement 5 000 travaux d’impression ?
2. Comment pouvons-nous nous assurer que chaque travail est imprimé avec succès ?
3. Comment pouvons-nous nous assurer que nous n’avons pas imprimé deux fois le même travail ?
4. Comment maximiser l’utilisation des équipements de production afin de ne pas avoir à changer de papier pour chaque travail ?

PRO Conductor a pu regrouper de nombreux petits travaux en un seul grand fichier de production. Ces gros fichiers ont ensuite été divisés, segmentés, triés et exportés par type de configuration d’insertion afin de garantir que la configuration de l’imprimante et de l’insertion n’était effectuée qu’une seule fois pour un type de papier ou d’enveloppe donné. La possibilité de trier et de fusionner rapidement des milliers de fichiers et de réduire des milliers de fichiers à une douzaine de fichiers d’impression de production a simplifié et facilité le processus de comptabilité et de fabrication. Les fichiers ont été regroupés par poids et nombre de pages, destination, papier ou type d’enveloppe tout en associant chaque pièce de courrier au fichier d’impression initial à des fins de vérification et de suivi complet au niveau de la pièce.

Lors de la création et du déploiement d’un chargeur automatique de documents, le suivi et l’audit des réimpressions sont parfois négligés. Le processus initial exigeait que les opérateurs retournent à l’ordinateur central ou sélectionnent une plage de pages à réimprimer sur le contrôleur de l’imprimante Xerox. Ce processus était inefficace, caractérisé par des délais de réimpression d’un à deux jours et une fonctionnalité d’audit limitée.

Le nouveau processus utilise la dernière technologie d’intégration d’hyperautomatisation de CrawfordTech. PRO Conductor communique avec l’inséreuse pour garantir que toutes les pièces sont correctement insérées. Lorsqu’une pièce de courrier est endommagée, PRO Conductor rassemble automatiquement toutes les ressources et tous les documents nécessaires, produit un nouveau fichier d’impression et le replace dans la file d’attente d’impression, puis attend les commentaires de l’inséreuse pour garantir que chaque pièce a été correctement insérée. Ce processus est 100 % automatisé, entièrement sans contact, et garantit que chaque pièce de courrier critique est imprimée et livrée correctement à l’USPS.

Le flux de travail précédent nécessitait des processus manuels pour toutes les vérifications et tous les audits de suivi. Au fur et à mesure que l’équipe rassemblait les objectifs de l’initiative de flux de travail, elle a identifié de nombreuses améliorations dans les rapports, le suivi, l’audit et les approbations. PRO Conductor est une plate-forme d’intégration avancée avec la capacité de se connecter à pratiquement toutes les imprimantes, inséreuses et autres systèmes d’entreprise. La suppression des processus manuels fait partie intégrante de la solution PRO Conductor.

Les employés n’ont plus besoin de se déplacer dans l’atelier avec des presse-papiers pour effectuer des activités de suivi des tâches. Aujourd’hui, les responsables consultent un tableau de bord en temps réel, avec uniquement les informations et les graphiques qu’ils sélectionnent. Ils peuvent visualiser les fichiers, les tâches ou même les informations au niveau des pièces à partir de n’importe quel appareil connecté ayant accès à leur interface PRO Conductor. Côté approbation, PRO Conductor permet une approbation et une révision en temps réel sur le Web pour différents services, ce qui s’est avéré extrêmement utile.

Enfin, et c’est d’une importance stratégique capitale, ils avaient besoin d’un moyen de relier leurs opérations d’impression et de courrier à la stratégie « digital-first » imposée par l’entreprise. Cela signifie que toutes les informations doivent être disponibles pour les membres sur le canal qu’ils choisissent et au moment où ils le choisissent.

En termes simples, ils devaient s’assurer que toute leur équipe de gestion des sorties pouvait être un élément proactif de leur infrastructure de livraison électronique et de l’expérience client multicanal. Cette intégration a été menée par leur équipe informatique et a utilisé PRO Conductor pour supprimer toute sortie d’impression pour les personnes qui demandaient la livraison électronique, qui est standard. L’un des aspects intéressants de ce projet était l’utilisation d’une hyperautomatisation multicanal. Si un e-mail était renvoyé, un appel API collectait les informations de l’individu, puis créait une tâche d’impression avec la correspondance importante qui ne pouvait pas être livrée par voie électronique afin que l’utilisateur final reçoive un courrier physique, puis mettait à jour l’archive FileNet quant à la disposition finale réelle à des fins d’audit. Les services financiers peuvent être un secteur très litigieux et l’équipe gérant le déploiement s’est attachée à garantir que chaque membre recevrait sa communication même si un canal n’était pas disponible et qu’une piste d’audit détaillée et conforme à la réglementation était disponible à portée de main.

#DigitalTransformation

PRO Conductor a fourni une solution ADF moderne utilisant la normalisation des données, le Low-Code et l’Hyperautomation

L’installation et le succès de toute mise en œuvre d’ADF dépendent de la vision, de l’expérience et de la technologie. Pour ce projet, PRO Conductor était la technologie, l’équipe de services de Crawford Technologies a assuré la mise en œuvre et le client a fourni et articulé un état futur qui a apporté une valeur considérable à l’entreprise.