Services de contenu – Qu’est-ce que j’y gagne ?
Le problème avec l’ECM
L’un des plus grands défis posés par les définitions traditionnelles de l’ECM (Enterprise Content Management) est que l’idéal d’une solution parfaite a longtemps été défini comme une plateforme unique et centralisée pour gérer toutes les informations dans l’ensemble de l’entreprise. Cet objectif s’est avéré impossible à atteindre. La plate-forme centrale n’a jamais été particulièrement réussie ou réaliste, et a laissé des lacunes dans la satisfaction de tous les besoins de l’organisation en matière de gestion de l’information. Dans une enquête récente, vingt-deux pour cent des membres de la communauté AIIM ont estimé que leurs initiatives ECM globales étaient au point mort, et les entreprises sont souvent parsemées de silos de données abandonnés.* Ces silos sont souvent le résultat de migrations coûteuses d’un système ECM peu performant vers un nouveau système (cinquante pour cent des personnes interrogées ont trois systèmes ECM ou plus, et 22 % en ont cinq ou plus).
Quelle est la place des services de contenu ?
Les services de contenu sont une stratégie alternative qui fournit une solution plus pratique pour atteindre les avantages promis par la vision originale de l’ECM : capturer intelligemment l’information et la fournir aux bonnes personnes au bon moment et dans le bon format, tout en garantissant la conformité et en créant des processus et des coûts efficaces.
Il ne s’agit pas nécessairement de nouveaux logiciels, de nouvelles plateformes ou de nouveaux systèmes. Une stratégie de services de contenu est basée sur l’intégration et la mise en commun d’un support architectural de plusieurs magasins de documents et d’informations sur site et, éventuellement, dans le nuage. Il s’agit d’une approche multiréférentiel pour gérer le contenu indépendamment de son référentiel source et fournir des fonctions fédérées telles que la recherche d’entreprise pour créer des solutions agiles et rentables.
Aller de l’avant ?
Qu’est-ce qu’une application ECM patrimoniale ?
Les applications ECM patrimoniales sont celles qui sont généralement en place depuis de nombreuses années, souvent depuis une ou deux décennies. Ces applications ont d’abord été utilisées sur des plates-formes informatiques centrales et nombre d’entre elles ont été portées sur des systèmes distribués. Ces applications ECM patrimoniales sont rigides et inflexibles dans leurs processus. Par conséquent, elles nécessitent généralement des quantités importantes de matériel, une organisation logicielle compliquée, une grande quantité de frais généraux administratifs, une interface utilisateur inflexible et des coûts de maintenance et d’assistance substantiels.
Si ce n’est pas cassé, pourquoi le réparer ?
Même si le système existant répond bien à l’objectif initial, les besoins évoluent. La conception rigide des systèmes ECM existants peut ne pas être suffisamment flexible pour prendre en charge les nouveaux processus et objectifs de l’entreprise, et il est trop coûteux de modifier ces systèmes pour répondre aux exigences de fourniture de multiples types de contenu aux bonnes personnes en utilisant une variété de méthodes de livraison.
Pourquoi mon organisation devrait-elle changer ?
Avec un contenu résidant dans de multiples silos (référentiels) et des clients exigeant la livraison d’informations par une combinaison d’imprimés, de courriels, de navigateurs web, de messages texte et d’autres canaux émergents, le contenu doit être extrait de nombreuses sources, consolidé et transformé dans le format approprié pour la distribution.
Dans ce monde mobile et connecté où tout est électronique et où la vitesse des affaires s’accélère constamment, les services de contenu permettent aux organisations de suivre le rythme.
Quelles applications ?
Tout le contenu qui doit être stocké, géré et distribué est créé par des applications. Les applications d’origine et l’impact qu’elles ont sur la communauté des utilisateurs sont les principales considérations à prendre en compte lorsque l’on passe de l’ECM aux services de contenu. Est-il possible de créer une meilleure expérience pour l’utilisateur ? Les applications et les processus qui se prêtent bien à l’utilisation des services de contenu présentent une ou plusieurs des caractéristiques suivantes :
- Applications qui continuent à charger de nouveaux contenus dans les référentiels. L’objectif principal est de fournir des informations transactionnelles actuelles aux utilisateurs internes et externes.
- Les applications qui créent des données et des documents soumis à des exigences réglementaires de conservation, qui doivent être conservés et mis à la disposition des autorités juridiques et gouvernementales.
- Toute application ou système qui crée des documents reliés à un référentiel qui doivent être disponibles à la demande du client.
- Pour les entités gouvernementales, tout dépôt qui stocke des documents pouvant être demandés dans le cadre de la loi sur la liberté de l’information (FOIA).
- Tout référentiel contenant des informations privées et personnelles sur les clients qui doivent être « assainies » et transformées de manière à pouvoir être distribuées légalement. Cela peut impliquer la suppression ou l’expurgation de certaines informations personnelles et privées, telles que les numéros de compte ou de sécurité sociale.
Pour commencer
Une analyse détaillée des domaines dans lesquels l’impact le plus positif peut être obtenu est une nécessité absolue.
Déterminer l’impact sur l’entreprise et la valeur attendue
Toute modification d’un processus existant a un impact sur le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Il faut veiller à ce que la valeur attendue du changement justifie l’impact sur l’entreprise. Il est donc utile de travailler avec les spécialistes des documents et des applications spécifiques pour déterminer comment les utilisateurs interagissent avec les documents et les applications qui les créent et les utilisent. L’objectif est d’identifier les référentiels documentaires les plus fréquemment utilisés et qui, avec l’introduction des services de contenu, peuvent avoir l’impact le plus positif sur l’entreprise.
Questions à examiner
- Les documents et les données qu’ils contiennent sont-ils nécessaires aux utilisateurs internes et externes ?
- Les données de plusieurs applications sont-elles nécessaires pour un ou plusieurs cas d’utilisation ?
- Les informations basées sur des documents doivent-elles être distribuées à une tierce partie ?
- Le processus de distribution de l’information peut-il être mis en libre-service à l’aide de la technologie appropriée ?
- Existe-t-il ou existera-t-il à l’avenir des exigences en matière de sécurité, de protection de la vie privée et de gouvernance ?
- Existe-t-il plusieurs référentiels (silos) qui pourraient bénéficier d’une recherche fédérée ?
Mise en œuvre
La mise en œuvre d’une méthodologie de services de contenu pour la fourniture d’informations et de documents à un groupe varié d’utilisateurs internes et externes nécessite une approche différente de celle d’un projet informatique traditionnel. Il n’est pas forcément nécessaire d’approvisionner et de déployer de nouveaux serveurs et systèmes. En fait, l’un des principaux avantages de l’approche des services de contenu est d’augmenter les systèmes existants et d’insuffler une nouvelle vie aux systèmes existants qui, en réalité, font un très bon travail de stockage et de conservation, mais échouent dans la diffusion de l’information dans le cadre des exigences de distribution multicanal d’aujourd’hui. Voici quelques points à prendre en compte au départ :
- Déterminez la composition de la communauté d’utilisateurs. Est-elle principalement interne ou externe ? Dans quelle mesure la communauté d’utilisateurs externes est-elle composée de clients, de partenaires commerciaux ou de fournisseurs, car la fréquence et le type d’accès seront différents ?
- Déterminer les cas d’utilisation qui pourraient bénéficier d’une recherche fédérée et multi-dépôts.
- Déterminez les cas d’utilisation à forte intensité de main-d’œuvre qui pourraient être transférés vers une approche client en libre-service.
- Tenez compte des applications et des documents dont l’impact sur la conformité est connu, tels que HIPAA, CFR Part II, SEC 17a-f, GDPR.
- Déterminer quelles applications et quels référentiels devront être accessibles aux aveugles et aux malvoyants en raison de la réglementation et des exigences légales.
- Évaluer les ressources nécessaires à la gestion, au soutien et à l’administration des systèmes actuels.
- Étudier l’infrastructure technologique actuelle afin de déterminer les besoins potentiels en matériel et en logiciels.
L’objectif est de comprendre parfaitement la composition du paysage varié de la création, de la gestion, du stockage et de la distribution de documents et d’utiliser ces connaissances pour concevoir des stratégies de consolidation et de distribution qui utilisent des méthodes de services de contenu pour tirer parti des référentiels existants.
Pourquoi devrais-je m’en préoccuper ?
L’adoption d’une approche de services de contenu pour la fourniture de documents et d’informations à partir de référentiels existants peut accroître la satisfaction des clients et des partenaires commerciaux, rationaliser le traitement interne et réduire les coûts d’administration et de maintenance. En outre, cette approche permet aux entreprises de s’engager sur la voie de l’avenir en éliminant leur dépendance à l’égard des systèmes existants et en mettant en œuvre une approche technologique moderne.
La grande question – Cela en vaut-il la peine ?
CrawfordTech offre GRATUITEMENT une analyse de portefeuille d’une demi-journée conçue pour identifier les avantages potentiels que votre organisation pourrait obtenir en adoptant une approche de services de contenu pour la distribution et la fourniture d’informations basées sur des documents.
Les collections de produits, d’outils et de services de CrawfordTech vous permettront de tirer parti de votre investissement dans les applications existantes pour fournir des informations aux bonnes personnes, au bon moment et dans le bon format, tout en garantissant la conformité et en créant des processus et des efficacités de coûts.
- Assemblez et diffusez en toute sécurité des contenus disparates provenant de différents référentiels en un seul paquet à destination des demandeurs internes et externes.
- Fédérer la recherche et l’extraction à partir de plusieurs référentiels de contenu
- Transformer le contenu stocké pour une diffusion multicanal sans programmation ni recomposition du contenu
- Choisir automatiquement le bon format de diffusion en fonction des préférences de l’utilisateur
