Conformité : Intégrité des envois dans les communications avec les clients

En outre, les avantages comprennent également

1. la mise à jour des applications et des processus de communication avec les clients vieillissants.
2. l’automatisation des flux de travail manuels pour éliminer l’erreur humaine
3. l’ajout de capacités opérationnelles et d’intégrité des documents, y compris la création de pistes d’audit de bout en bout.
4. l’atténuation du risque à long terme inhérent à la diminution du nombre d’employés qui ont une « connaissance tribale » des processus traditionnels et manuels et de ceux qui dépendent de la programmation et des scripts.
5. en éliminant et en remplaçant les processus existants qui limitent la capacité à mieux servir un plus grand nombre de clients, à maintenir la conformité aux réglementations et aux audits et à limiter la croissance et la rentabilité de l’entreprise.
6. mettre en œuvre des applications modernes de communication avec la clientèle qui exploitent des interfaces utilisateur basées sur le web, permettent une intégration de bout en bout, intègrent l’automatisation et l’orchestration des processus, facilitent le suivi au niveau des pièces et offrent une visibilité sur les processus opérationnels grâce à des tableaux de bord conviviaux.

Explicitement, le maintien de la conformité avec l’HIPAA et la protection des informations personnelles identifiables (PII) en déployant des systèmes de gestion de l’information.

Operations Express « Solution de réingénierie documentaire « Post Composition

• Ajoute des marques de production et les modifications nécessaires à tous les fichiers d’impression de production pour permettre le suivi au niveau des pièces de courrier d’entreprise et les pistes d’audit, y compris l’activation des capacités d’insertion basées sur des fichiers sur le matériel d’insertion actuel
• S’intègre de manière transparente à la production et à l’exécution actuelles afin d’exploiter et d’étendre l’investissement et l’infrastructure actuels].
• Il permet d’améliorer l’efficacité de l’impression et du courrier sans avoir à reprogrammer en amont les outils de composition des communications du client. Il permet d’importer, de manipuler, de concaténer, d’apposer un code-barres, de diviser, de trier et de combiner tous les types de fichiers spécifiés à partir de n’importe quel format d’entrée vers le format de sortie souhaité.

PRO Conductor –Intégration de l’entreprise, automatisation du flux de travail et tableau de bord de l’entreprise

• Plate-forme de gestion de la production de bout en bout configurée pour intégrer, automatiser, orchestrer et surveiller chaque système et chaque étape de l’environnement de production des communications du client.
• Fournit des tableaux de bord personnalisés en fonction du rôle, de la localisation, de l’unité opérationnelle et/ou des autorisations pour permettre aux parties prenantes de visualiser et de suivre l’état de la production et de gérer ou de contrôler toutes les étapes de la production.
• Automatise l’ensemble des processus de communication avec le client, de la réception du fichier d’impression à la réorganisation, en passant par l’impression, la mise sous pli, l’optimisation postale, l’archivage/la récupération et les réimpressions.
• Fournit une collecte de données et des rapports robustes, y compris des mesures de performance détaillées, des rétrocessions automatiques par unité commerciale/département, des rapports standard et personnalisés, un suivi des accords de niveau de service et des pistes d’audit complètes dans l’ensemble de l’environnement de production.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Dans l’environnement actuel de courrier et de messagerie à haut volume, les superviseurs de l’usine de documents doivent maximiser la flexibilité pour gérer des applications nouvelles et exigeantes ou des changements à court terme, ainsi qu’optimiser l’intégrité pour garantir la qualité et réduire les coûts associés au service à la clientèle en raison d’un courrier erroné.

La meilleure façon d’optimiser à la fois la flexibilité et l’intégrité du processus est de mettre en œuvre un mécanisme de retour d’information qui permet de contrôler le processus de flux de courrier dès que possible et tout au long de son cycle, ainsi que des schémas de contrôle intégrés qui permettent à l’utilisateur de diriger et de gérer les étapes du processus.

Le traitement basé sur les fichiers permet de mettre en place un système de surveillance et de contrôle qui améliore la productivité et l’intégrité avec un impact minimal sur les opérations existantes. Lorsqu’une application de publipostage prend de l’ampleur au point que chaque pièce de courrier n’est pas construite exactement de la même manière, un mécanisme de contrôle « intelligent » est nécessaire pour que chaque pièce de courrier puisse être traitée de manière unique tout au long du processus de production. Il existe une grande variété de formats de codage et de techniques de contrôle qui peuvent être utilisés pour mettre en œuvre un contrôle intelligent des inséreuses, chacun ayant ses propres avantages et inconvénients.

Pour faire le tri dans tous les détails, il est essentiel de reconnaître qu’il y a deux ingrédients clés et distincts dans un système de contrôle d’encartage intelligent :

1. L’information est appliquée au document sous la forme d’un code-barres.

Dans la méthode recommandée « Mail Run Data File » (MRDF), un numéro de séquence est appliqué au document qui fait référence à des informations dans une base de données connexe. Ces informations peuvent être diverses et servir à identifier spécifiquement un document, son nombre de pages et d’autres éléments.

L’avantage le plus évident de ce traitement par fichier est qu’il fournit une grande quantité de données permettant de contrôler le processus d’envoi en n’utilisant qu’un petit code sur la page. La grande quantité de données permet de mettre en œuvre des applications qui seraient autrement impossibles, telles que l’impression en ligne. Il est facile d’inclure dans le fichier de données les adresses de livraison et de retour, ainsi que des messages publicitaires personnalisés ou des messages marketing 1:1, afin qu’ils puissent être imprimés sur l’enveloppe.

Création du fichier de données Le traitement de base basé sur des fichiers est assez simple à mettre en œuvre. La première exigence est d’obtenir un fichier contenant des informations sur les pièces de courrier en cours de traitement. Le fichier est généré par la solution Operations Express mentionnée précédemment en extrayant les informations sur les pièces de courrier du fichier d’impression et le code-barres correspondant est ajouté au fichier d’impression du document.

2. Les informations sont recoupées avec le code à barres lu par l’inséreur.

Le système de contrôle de l’inséreuse utilise le fichier lui-même, ainsi que les informations de séquence inhérentes au fichier et lues à partir du document, pour garantir la fiabilité et l’intégrité du système et assurer le suivi et le contrôle du processus en atelier. Comme les enregistrements du MRDF sont dans le même ordre que les documents, le système de contrôle sait toujours quelle est la page suivante. Il peut « regarder en avant » dans le fichier de données jusqu’au courrier suivant et prédire ce qui va arriver. Cela permet de corriger les données de numérisation manquantes et d’améliorer la productivité du système. Étant donné que le MRDF est essentiellement une liste de tous les courriers qui devraient être terminés, le système de contrôle vérifie chaque pièce de la liste au fur et à mesure qu’elle est traitée, fermant ainsi la boucle entre l’application et le courrier physique. Cela permet de créer automatiquement une liste de régénération qui inclut à la fois les pièces endommagées et les pièces qui ne sont jamais arrivées jusqu’à l’inséreuse, même si elles n’ont jamais été imprimées !