Un manque de ressources informatiques peut avoir un impact significatif sur la capacité d’une entreprise à fonctionner de manière efficace et efficiente. Le personnel informatique est nécessaire aux entreprises pour gérer les opérations, communiquer avec les clients et les partenaires, et traiter et analyser les données. Lorsque les entreprises n’ont pas accès à des ressources informatiques suffisantes, elles peuvent être confrontées à toute une série de problèmes, ce qui complique la communication et la collaboration. Cela peut entraîner des retards, des malentendus et une baisse de la productivité.
La maintenance des documents a toujours été au bas de la liste des priorités informatiques. Les entreprises peuvent attendre des mois avant que le service informatique n’apporte de simples modifications aux documents existants. La pandémie, les grandes démissions et les départs discrets ont encore aggravé la situation, car il est devenu plus difficile de recruter et de conserver des employés de valeur dans le domaine des technologies de l’information.
Au lieu d’attendre les ressources techniques nécessaires pour modifier les logiciels et changer les documents, les entreprises peuvent utiliser une solution de réingénierie documentaire post-composition. Ce logiciel peut permettre aux services utilisateurs d’apporter les modifications nécessaires aux documents en une seule fois, sans toucher au code informatique d’origine. Les entreprises n’auront plus à attendre que leurs demandes informatiques remontent en tête de liste (ce qui n’arrivera peut-être jamais).
Pourquoi la gestion documentaire est souvent négligée par les services informatiques
La maintenance des documents a toujours été au bas de la liste des priorités informatiques. Vous ne trouverez aucun projet de gestion documentaire dans la liste des principales priorités des DSI pour 2023. Les DSI ont d’autres chats à fouetter.
La gestion des documents peut être essentielle pour les services utilisateurs, mais les organisations repoussent souvent les demandes de maintenance, qu’elles perçoivent comme étant de faible valeur, à l’arrière-plan. Les services informatiques se concentrent généralement sur des tâches plus complexes et plus critiques, telles que la sécurité des réseaux, le développement de logiciels et l’analyse des données. Ils considèrent la maintenance des documents comme une tâche routinière et banale qui ne devrait pas leur faire perdre du temps par rapport à d’autres initiatives informatiques de l’entreprise.
Les perceptions des informaticiens concernant la modification des documents sont réelles. La modification de l’ancien code qui crée les documents peut prendre du temps et nécessiter des ressources importantes. Souvent, les services informatiques ne disposent pas de la bande passante nécessaire pour traiter les demandes de mise à jour des documents dans les délais impartis, surtout s’ils doivent s’occuper d’autres tâches prioritaires. En conséquence, les demandes de maintenance des documents peuvent être dépriorisées ou retardées, ce qui est source de frustration et d’inefficacité pour l’entreprise.
L’ancienneté de certains logiciels de génération de documents peut également poser problème. Les services informatiques peuvent ne pas disposer de l’expertise ou des outils nécessaires pour gérer efficacement les documents d’une organisation. Le logiciel qui crée les documents est souvent ancien et plein de correctifs appliqués au fil des ans. Personne ne veut toucher au code de peur de le casser. Les programmeurs maîtrisant les anciens langages informatiques peuvent avoir pris leur retraite depuis longtemps, laissant les services informatiques dépourvus des compétences et des connaissances nécessaires pour travailler sur les systèmes documentaires existants.
Réingénierie des documents après composition
En tant qu’élément clé de la suite logicielle ECP (Enterprise Communications Processing) d’une entreprise, le logiciel de réingénierie des documents élimine bon nombre des obstacles qui empêchent les entreprises d’apporter des modifications bénéfiques aux documents essentiels, notamment les factures, les relevés, les avis, la correspondance et les formulaires de demande d’indemnisation. En modifiant les documents après qu’ils ont été composés (souvent par un logiciel obsolète), l’entreprise évite le risque de conséquences involontaires liées à la modification d’un code hérité.
Les membres du personnel du secteur d’activité ou d’autres personnes au sein de l’entreprise peuvent souvent procéder à la réingénierie des documents. Il n’est pas forcément nécessaire de faire appel à des spécialistes de l’informatique. Les derniers logiciels de cartographie documentaire basés sur l’IA facilitent encore plus la tâche. Ce logiciel met le pouvoir de modification entre les mains des départements utilisateurs. Ils peuvent éviter l’attente et avancer selon le calendrier qu’ils souhaitent.
Les logiciels de réingénierie documentaire permettant de modifier les documents existants présentent de nombreux avantages :
- Mises à jour immédiates : Avec la réingénierie des documents en post-composition, l’attente des ressources informatiques appartient au passé. Les services utilisateurs peuvent apporter des modifications instantanément, de leur propre chef. L’entreprise gagne ainsi en souplesse.
- Productivité accrue : Moins de temps à attendre, c’est plus de temps à faire. Plus de goulots d’étranglement, plus de retards.
- Libère les ressources informatiques : Lorsque les services utilisateurs s’occupent des modifications de documents, l’équipe informatique dispose d’une plus grande marge de manœuvre. Elle peut se concentrer sur des problèmes plus complexes qui requièrent ses compétences.
- Réduction des erreurs : La prise en charge par les services utilisateurs permet d’éviter les malentendus avec les services informatiques.
- Une meilleure collaboration : Grâce à une gestion plus rapide et conviviale des documents, les équipes peuvent collaborer plus efficacement.
Tirer parti des avantages de la réingénierie documentaire
Outre les modifications mineures apportées aux documents, les entreprises peuvent tirer parti de leur investissement dans un logiciel de réingénierie documentaire. Des produits comme Operations Express de Crawford Technologies permettent d’améliorer la productivité de la production d’impression/de courrier, les dépenses d’exploitation, les coûts des matériaux et le contrôle qualité. Les entreprises utilisent ces outils pour augmenter la valeur des documents qu’elles produisent. En voici quelques exemples :
- Optimisez le nombre de pages des documents
Utilisez un logiciel de réingénierie des documents pour réduire le nombre de pages nécessaires à l’impression et à l’insertion grâce à diverses méthodes, notamment la réduction de la taille des polices, le rétrécissement des marges, la suppression du texte et des graphiques inutiles ou la modification de l’interlignage. La réduction du nombre de pages traitées peut permettre de gagner des heures sur le temps total nécessaire à la réalisation des étapes de production et de réduire les coûts d’impression et d’affranchissement. - Consolidation des travaux
En remaniant les documents pour imprimer les adresses d’expédition au même endroit dans les différentes applications, les opérations documentaires peuvent utiliser une enveloppe à fenêtre uniforme pour les envois sortants. Cette normalisation, qu’il s’agisse d’une fenêtre simple ou double, permet d’envoyer plusieurs applications dans la même enveloppe, ce qui permet de fusionner plusieurs petits travaux d’impression et de mise sous pli. Les logiciels de réingénierie documentaire excellent dans la facilitation de ce type de transfert de données.La mise en œuvre de cette tactique réduit considérablement le temps d’inactivité généralement consacré à la paperasserie, à la mise en place du matériel et au réglage de la machine lors du changement de travail. Par conséquent, les opérateurs de machines peuvent produire plus d’envois par heure, le débit étant stimulé par un nombre réduit d’interruptions. Les entreprises ont également tout à gagner à réduire les coûts de matériel en commandant un seul modèle d’enveloppe en gros, plutôt que plusieurs petites commandes d’enveloppes personnalisées. L’effet d’entraînement de cette standardisation se traduit par une réduction des dépenses d’entrepôt et de stock. Les tracas liés au transport, au stockage et à la comptabilisation d’une grande variété d’enveloppes sont considérablement réduits.
- Économies d’affranchissement
Les travaux combinés peuvent également permettre à une organisation d’augmenter la densité de tri postal, ce qui se traduit par une réduction des frais d’affranchissement. Outre la création d’envois plus denses grâce à la combinaison de travaux, les logiciels de réingénierie des documents peuvent également prendre en charge les tâches délicates d’extraction des données d’adresse en vue de leur traitement par les logiciels postaux. Cela simplifie les opérations telles que la normalisation des adresses et le tri préliminaire.
- Traitement distribué
Les logiciels de réingénierie des documents permettent d’imprimer des parties de travaux dans des lieux géographiques plus proches de la destination du courrier. Les entreprises peuvent également choisir de répartir la production sur plusieurs équipements stationnés sur un même site. Elles peuvent ainsi répartir le travail entre toutes les machines disponibles et respecter plus régulièrement leurs accords de niveau de service (SLA).
- Mesures de contrôle de la qualité et suivi des pièces de courrier
Les logiciels de réingénierie de documents technologiquement avancés permettent aux entreprises d’ajouter des caractéristiques aux pages, ce qui permet un contrôle de la qualité plus rigoureux. Des éléments tels que les codes-barres ou les numéros de séquence, les pages de contrôle des lots ou les fichiers de contrôle des inséreurs permettent aux entreprises d’améliorer la qualité de l’opération d’impression/courrier et de rendre compte de chaque page qu’elles traitent.
- Messages personnalisés
Les encarts imprimés directement sur les pages du document offrent des possibilités illimitées. Les entreprises ne sont plus contraintes par les limites des machines d’insertion en raison du nombre limité de postes d’insertion. Chaque document transactionnel peut désormais contenir des publicités spécialement conçues pour le titulaire du compte. Ces encarts peuvent contenir des détails personnalisés tels que la date de la dernière commande, les avantages liés au niveau du compte, les offres spéciales, etc.
- Colorization
Le passage des opérations monochromes aux systèmes à jet d’encre couleur est monnaie courante dans de nombreux secteurs de l’impression. Cependant, ce changement laisse une multitude de documents hérités qui languissent en noir et blanc. Pour exploiter tout le potentiel de leurs nouvelles capacités couleur, les producteurs de documents utilisent des logiciels de réingénierie de documents. Cet outil de post-composition peut imprégner de couleurs vives le texte, les éléments de formulaire ou les messages marketing. La colorisation qui en résulte permet non seulement de redonner vie à d’anciens documents, mais aussi de mettre en évidence des informations cruciales, ce qui facilite la compréhension du client et réduit le nombre d’appels au service après-vente.
La réingénierie des documents pour réduire la dépendance à l’égard des technologies de l’information
Les services informatiques donnent la priorité à d’autres tâches complexes plutôt qu’à la maintenance des documents, ce qui entraîne des retards, des frustrations et un manque d’efficacité. Les logiciels de réingénierie des documents post-composition offrent une solution prometteuse.
En utilisant ce logiciel, les entreprises peuvent permettre aux services utilisateurs de modifier des documents sans avoir recours à des ressources informatiques limitées. Les mises à jour immédiates, l’augmentation de la productivité et l’amélioration de la collaboration font partie des avantages de cette approche. En outre, cette approche permet aux équipes informatiques de se concentrer sur des problèmes plus complexes qui requièrent leurs compétences, tout en réduisant les erreurs et en éliminant les malentendus entre les départements.
La réingénierie des documents offre également des avantages plus larges, tels que le regroupement des travaux, la réduction des frais d’affranchissement, l’envoi de messages personnalisés et l’ajout de couleurs. En exploitant ces capacités, les entreprises peuvent maximiser la valeur de leurs documents et rationaliser leurs opérations d’impression/courrier.
Le logiciel de réingénierie des documents post-composition offre une solution pratique et efficace pour combler le manque de ressources informatiques dans la gestion des documents. Il permet aux services utilisateurs d’être plus autonomes, d’améliorer la productivité et la collaboration, tout en permettant aux entreprises d’optimiser leurs processus documentaires et de réaliser des économies. En adoptant cette technologie, les entreprises peuvent combler le manque de ressources informatiques et exploiter tout le potentiel de leurs documents.
