Une usine standardise les opérations
Contexte
Ce grand État dispose d’une usine centralisée qui fournit des services d’impression et de publipostage à de nombreux départements et agences. Il souhaitait consolider et automatiser les processus afin d’améliorer les délais d’exécution et de réduire les erreurs.
Défis
En l’absence quasi-totale de normalisation, l’usine devait traiter un certain nombre de formats d’impression entrants différents, notamment AFP, PDF et LCDS. Les retards de traitement et d’envoi se traduisaient par le non-respect des accords de niveau de service et, comme les clients ne recevaient pas les avis et les factures en temps voulu, par des retards dans la réception des paiements. La société devait prendre en charge tous les formats, se convertir à l’AFP et s’intégrer à son système de flux de travail existant.
Solution
Les solutions de transformation du flux d’impression et Operations Express de CrawfordTech ont été mises en œuvre et intégrées à leur flux de travail et à leurs systèmes existants, ce qui a donné lieu à un flux de travail automatisé de bout en bout. Le logiciel Crawford Technologies a été installé sur un serveur centralisé pour offrir un meilleur accès au personnel.
Le nouveau flux de travail est lancé lorsque les fichiers et les données sont reçus par le service interne. Les fichiers MRDF sont utilisés pour identifier les pages et les composants des documents et pour créer des contrôles de documents standard, y compris le contenu et l’emplacement des codes-barres, les numéros de séquence pour les enveloppes à fenêtre et la détermination des réimpressions, des réparations manuelles et des retours endommagés.
Les modifications et améliorations apportées aux flux d’impression entrants sont les suivantes :
- Suppression et ajout de codes-barres pour la mise sous pli et l’optimisation postale
- Extraction et/ou repositionnement du bloc d’adresses
- Évaluation du profil de la liste d’emplois pour déterminer le traitement
- Création de pages bannières pour les configurations et les contrôles
- Conversion et normalisation des flux d’impression en AFP contenant des enregistrements TLE avec métadonnées
- Création du fichier de sortie final avec les nouveaux contrôles d’usine et l’enregistrement MRDF
La solution CrawfordTech permet d’agir sur n’importe quel contenu de la page et d’envoyer des courriels informant les opérateurs de l’état des erreurs et de l’achèvement des travaux. Le processus de réimpression a été automatisé, les travaux restant actifs jusqu’à ce que toutes les réimpressions aient été effectuées. Tous les travaux, journaux, fichiers MRDF et informations sont zippés et compressés pour faciliter le suivi et l’analyse de la production.
Résultats
Grâce à une approche progressive, l’État a introduit le nouveau flux de travail dans deux départements et a constaté une amélioration des niveaux de service et de la satisfaction des clients. Comme le processus de soumission des travaux n’a pas changé, l’adaptation s’est faite en douceur et de manière directe. L’État est impatient d’intégrer d’autres départements et considère que les solutions CrawfordTech constituent une base solide pour la croissance future.
