Une organisation de services financiers fournit des PDF accessibles
Contexte
Cette grande société de services financiers basée aux États-Unis propose une large gamme de produits et de services financiers aux entreprises et aux particuliers, notamment des cartes de crédit, des services bancaires aux particuliers et aux entreprises, ainsi que des services de prêt et d’investissement. Afin d’éviter les amendes et d’être en conformité avec des réglementations telles que l’ADA et la section 508 ICT refresh, elle devait fournir des documents au format PDF accessible à ses clients aveugles, malvoyants et souffrant d’un handicap cognitif.
Le défi
La société stockait le contenu dans un référentiel IBM Content Manager OnDemand (CMOD) au format AFP. Bien que leur outil de composition prenne en charge la conversion en PDF accessible, cette approche aurait nécessité que toutes les communications soient converties lors de la composition et stockées en tant que PDF accessibles, ce qui aurait considérablement augmenté le temps de traitement, les frais généraux d’infrastructure et les besoins de stockage. En outre, cette solution n’aurait fonctionné qu’avec les documents à venir, puisque les données précédemment archivées n’auraient pas été affectées.
Afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les besoins de stockage et les coûts associés, le client souhaitait étudier la possibilité de créer des PDF accessibles (WCAG 2.0) à la volée, à la demande d’un client, en extrayant la communication des données AFP stockées dans CMOD, et en créant et livrant un PDF accessible tout en continuant à stocker les données dans le format AFP natif. Ils ne voulaient pas modifier ou perturber leur flux de travail ou leur environnement existant, qui fonctionnait bien pour eux et leurs clients.
L’un de leurs principaux objectifs était d’assurer une expérience positive à leurs clients – une considération importante sur un marché hautement concurrentiel. Dans cette optique, ils ont défini un seuil de performance ne dépassant pas quelques secondes par document pour convertir et livrer le PDF accessible lorsqu’une demande est formulée.
La solution
Après un examen approfondi de l’environnement, du flux de travail et des documents actuels, CrawfordTech a développé une preuve de concept avec des échantillons de données afin de valider le processus de bout en bout, d’évaluer les performances et la qualité des fichiers PDF accessibles qui en résultent. Afin de répondre aux exigences de performance et de gérer le volume prévu, y compris les pics saisonniers, et pour permettre le basculement et la redondance, CrawfordTech a recommandé que la solution soit distribuée sur 19 serveurs.
AccessibilityNow Transactional a été déployé avec les transformateurs de flux d’impression CrawfordTech pour convertir automatiquement les AFP en PDF accessibles sur demande. La solution est intégrée au référentiel CMOD de l’entreprise, ce qui se traduit par un flux de travail de bout en bout qui s’appuie sur les processus et l’environnement existants que l’entreprise souhaitait conserver, et les étend.
Avec les solutions d’accessibilité de CrawfordTech, la définition des balises d’accessibilité, la création de texte alt, la définition de l’ordre de lecture et la détermination d’autres paramètres d’accessibilité sont effectuées sur la structure sous-jacente de chaque type de document. En utilisant cette approche basée sur des modèles, le temps de configuration est réduit au minimum et même les documents transactionnels les plus complexes peuvent être correctement balisés afin que la communication puisse être facilement parcourue avec une technologie d’assistance. Notre architecture MasterONE, qui se trouve sous le capot de AccessibilityNow Transactionalprend en charge plusieurs formats de sortie accessibles à partir d’une seule configuration, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent. Si cette entreprise souhaite proposer un autre format à l’avenir, comme le HTML accessible, ou un format alternatif traditionnel comme le braille ou les gros caractères, elle n’aura pas à baliser à nouveau les mêmes documents.
Résultats
Les clients qui demandent un fichier accessible, qu’il s’agisse d’un document précédemment archivé ou d’une nouvelle communication, reçoivent désormais un PDF accessible correctement formaté (WCAG 2.0) en quelques secondes. Le flux de travail sous-jacent étant resté le même, la mise en œuvre, la formation et l’acceptation par les utilisateurs internes ont été rapides et simples.
L’entreprise a calculé qu’elle économisera des dizaines de millions de dollars sur trente ans en réduisant les coûts de stockage en créant des PDF accessibles post-composition sur demande.
