Une organisation de services financiers convertit des documents transactionnels prêts à imprimer en formats réactifs pour les appareils mobiles

Le défi

En tant que leader du secteur financier et précurseur en matière de technologie, connu pour offrir une expérience client de qualité supérieure, l’institution a été confrontée à des clients qui demandaient que leurs documents transactionnels, tels que les relevés, les factures et les avis, soient disponibles dans d’autres formats que l’imprimé. Cette demande était due au fait que les clients délaissaient les services bancaires traditionnels au profit des services bancaires électroniques. Ils voulaient utiliser leurs appareils portables pour utiliser l’application mobile de l’institution financière afin d’effectuer des transactions, de lire des relevés et de recevoir des notifications. Les documents transactionnels de l’institution ayant été conçus pour être imprimés, ils n’étaient pas réactifs et compatibles avec les appareils mobiles portables à petit écran. Les clients des institutions financières se sont rapidement sentis frustrés par la routine « pincer et plisser les yeux » nécessaire pour essayer de lire les documents PDF sur leurs appareils mobiles.

Les défis à relever pour convertir des documents transactionnels prêts à imprimer en documents réactifs pour les appareils mobiles étaient variés, mais ils se répartissaient dans les catégories suivantes :

• Délai de mise sur le marché : La création de nouveaux documents réactifs, mobiles et adaptés au web a nécessité un travail de recomposition de documents qui avaient été vérifiés et approuvés par l’entreprise et les organismes de réglementation gouvernementaux.
• Nombre de types de documents : La grande variété, la variabilité et la complexité des types de documents, ainsi que le volume considérable de documents à composer, ont empêché la mise en place d’une solution unique.
• Composition : La rédaction des documents transactionnels était décentralisée et gérée par les unités opérationnelles. Cela a conduit à une approche incohérente de la conception.
• Documents archivés : Les documents d’archives tels que les relevés de compte stockés dans des dépôts doivent être formatés pour l’impression, mais doivent être disponibles dans des formats réactifs. Le stockage de plusieurs versions des mêmes documents est coûteux et pourrait être considéré comme une violation de la loi.

L’institution financière voulait éliminer tout retard. Le délai de mise sur le marché était essentiel. Elle avait besoin d’une solution pour déployer un système capable de convertir à la demande des documents transactionnels composés, destinés aux clients, en formats réactifs pouvant être consultés sur des appareils portables. La solution devait tenir compte de la méthode de récupération des documents par les clients et de la manière dont ils devaient être affichés. Elle devait également prendre en compte le volume considérable de documents générés par une variété de systèmes, d’applications et de programmes stockés dans plusieurs référentiels de systèmes de gestion de contenu d’entreprise.

La solution

L’institution financière a décidé de mettre en œuvre un processus de modélisation qui transformerait ou convertirait les fichiers de documents transactionnels, nouveaux et existants, de l’impression standardisée actuelle à un format réactif prêt pour le mobile. Le processus devait s’adapter automatiquement aux différences de police et de forme inhérentes aux multiples versions d’un même document.

L’institution financière s’est tournée vers l’expertise, les logiciels et les services de Crawford Technologies pour créer des modèles qui convertiraient les documents conçus à l’origine pour l’impression en formats réactifs prêts pour le mobile.

HTML5 a été choisi comme type de sortie en raison de sa capacité à s’adapter à l’écran d’un appareil mobile lorsqu’il est utilisé avec un navigateur web tel que Google Chrome, Microsoft Edge ou Mozilla Firefox.

Le produit Crawford Technologies’Sunrise, un gestionnaire de transformation de documents pour les services Web, a été choisi pour offrir la flexibilité et la performance nécessaires pour répondre aux demandes de documents des clients. Il est capable, en temps réel, de convertir et de formater un document transactionnel prêt à être imprimé en un format HTML adapté aux mobiles et aux clients.

L’institution financière a décidé d’adopter une approche progressive pour mettre en œuvre la solution :

Phase 1 – Conception du modèle

L’institution financière a mis en place PRO Designer, une interface utilisateur graphique (GUI) puissante et intuitive. Elle a été utilisée avec les formats de documents transactionnels existants (relevés, factures, avis) pour concevoir et configurer des modèles de conversion de documents AFP et PDF en HTML réactif. Le processus de création de nouveaux modèles de configuration de documents n’a pas nécessité de programmation ni d’intervention du service informatique.

Après avoir créé et évalué les modèles de conversion de documents pour répondre aux exigences de l’institution financière, l’étape suivante a consisté à déployer Sunrise. Il a été utilisé pour le traitement en temps réel des conversions de documents en HTML réactif à l’aide de modèles créés par PRO Designer et de données clients dynamiques.

Phase 2 – Déploiement

Sunrise est un gestionnaire de transformation de documents de services Web qui utilise une couche d’intégration API pour gérer la communication entre les référentiels de documents de l’institution financière, les modèles de conversion de documents et le moteur de transformation de documents (DTE) de Crawford Technologies. Il peut être déployé sur site, dans le Cloud ou dans un environnement de déploiement hybride.

Lorsqu’un client demande un relevé ou une facture via le portail bancaire ou l’application mobile de l’institution financière, une demande de service est adressée à Sunrise. Sunrise appelle de manière dynamique le modèle de transformation de document approprié et les services de transformation de DTE pour convertir le document en HTML réactif pour les appareils mobiles ou en PDF si la demande provient d’un ordinateur personnel. Une fois la conversion terminée par Sunrise, le document converti est renvoyé au service demandeur, puis au client qui a effectué la demande.

Les résultats

Sunrise garantit que le modèle de document, la police et les autres ressources appropriés sont combinés correctement avec le texte dynamique du document (numéro de client, adresse et données) en fonction de la date du document d’origine.

Le processus automatisé permet aux utilisateurs de demander des documents dans le format qu’ils souhaitent en libre-service, ce qui élimine la nécessité d’une intervention manuelle, d’une coordination avec un centre d’appel ou d’une interaction avec les services à la clientèle.

Lorsque vous utilisez Sunrise avec un portail et une application mobile pour servir les clients, il peut identifier le type d’appareil de l’utilisateur demandeur et sélectionner le format du document – PDF pleine page ou HTML dynamique et réactif – et effectuer automatiquement la conversion appropriée du document.

SunriseAvec PRO Designer, DTE et ses services de transformation, il s’agit d’un gestionnaire de transformation de documents automatique, basé sur des modèles, qui offre un accès transparent aux relevés, aux factures et à d’autres documents transactionnels.