Une gestion et une distribution des dossiers plus efficaces

Le défi

Les services administratifs comprennent le bureau des archives qui est responsable de la gestion des dossiers. Un dossier, créé lorsqu’un crime a été signalé, est constitué au fur et à mesure de l’arrivée des documents. Chaque dossier comprend des documents de formats différents, tels que des rapports de police, des fichiers d’empreintes digitales, des déclarations de témoins, des listes et des photos provenant des enquêteurs de la scène de crime, des relevés d’ADN et, éventuellement, des rôles de tribunaux, des réservations de prison et des dossiers d’arrestation. Il contiendra à la fois des documents scannés et des documents sources électroniques.

Au fur et à mesure que l’enquête progresse, les documents du dossier doivent être examinés et étudiés par les différents services et personnes impliqués dans l’affaire. Parmi les services susceptibles d’être impliqués, citons le service de probation, le bureau du procureur, les greffiers des tribunaux et divers enquêteurs. Les dossiers doivent également être envoyés aux avocats de la défense associés à chaque affaire. La plupart des agences font partie du gouvernement de la ville, mais il arrive que des agences extérieures telles que la California Highway Patrol (CHP), les Family Services / Child Services, ou même le FBI, soient impliquées.

Chaque fois qu’un nouveau contenu est ajouté à un dossier, le bureau des archives est tenu de distribuer une copie marquée du dossier mis à jour à chacun des services et agences impliqués dans l’enquête et/ou la gestion des dossiers des personnes associées à l’infraction. Une exigence particulièrement contraignante est que chaque copie doit porter le filigrane unique de la partie destinataire.

Dans le passé, la fréquence des changements et le grand nombre de départements et d’agences ont créé un fardeau administratif pour le personnel du Bureau. Chaque dossier peut être transmis à une douzaine ou plus de départements et d’agences et compter une centaine de pages, chacune d’entre elles étant auparavant tamponnée à la main. Le service de soutien aux enquêtes est requis 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui signifie que le personnel de bureau doit être maintenu en poste pendant les trois quarts de travail, ce qui augmente encore les coûts de la ville.

La solution

À l’origine, il s’agissait d’un processus manuel impliquant l’impression, la copie, l’assemblage, l’estampillage manuel et le recours à des coursiers. Ce processus prenait beaucoup de temps et nécessitait de maintenir des niveaux élevés de personnel dans les trois équipes afin de respecter les délais fixés par le tribunal pour l’envoi des dossiers aux parties concernées.

Crawford Technologies Riptide a été déployé pour automatiser la distribution des dossiers stockés dans le référentiel IBM FileNet Content Manager. Parfaitement intégré à la plateforme ECM pour la gestion des sorties, Riptide fournit dans cette application de gestion des dossiers un certain nombre de fonctions à valeur ajoutée. Le filigrane unique sur chaque copie sert de feuille de séparation de facto car il élimine la copie, l’assemblage et l’estampillage manuel. Le temps gagné dans le processus élimine le besoin de coursiers et de personnel excédentaire.

Le processus démarre lorsqu’un e-mail automatisé est envoyé au Records Bureau pour l’informer qu’un nouveau contenu a été ajouté à un dossier. L’agent du Records Bureau accède au référentiel IBM FileNet Content Manager à l’aide de l’interface Workplace d’IBM. À l’aide de modèles de recherche basés sur le numéro de dossier, les documents du dossier sont automatiquement récupérés. À l’aide du menu à sélection multiple, l’agent du Records Bureau sélectionne simplement « Riptide » comme sortie pour les documents récupérés. Ensuite, un écran personnalisé présente la liste des documents. Ici, l’agent peut réorganiser les documents, sélectionner le nombre de copies et, pour chaque copie, sélectionner la sortie cible et le filigrane requis dans un menu déroulant. Riptide automatise le reste du processus de gestion des sorties.

Le déploiement du processus automatisé CrawfordTech Riptide permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer le suivi des erreurs, la journalisation et l’enregistrement des dossiers envoyés.

Les résultats

Selon le chef de projet de la ville, « la solution Riptide a fait toute la différence, transformant des « jours et des heures » de travail en « minutes et secondes » », car les tâches de photocopie, de collationnement et d’estampillage manuel ont été éliminées. L’un des principaux résultats a été que le personnel a pu être réaffecté à des tâches plus productives.