Une entreprise de services d’impression automatise sa production

Le défi

L’entreprise produit plus d’un milliard de documents imprimés et électroniques par an. La capacité d’accepter des fichiers de différents formats provenant d’une variété de clients, de les traiter et de les produire pour l’impression, la présentation électronique et l’archivage par le biais d’un flux de travail automatisé est essentielle à leur rentabilité et à leur croissance.

La solution

Crawford Technologies a travaillé avec cette organisation pour évaluer ses besoins par rapport à son infrastructure internationale multisite actuelle, en tenant compte des pics de production, des flux de travail de bout en bout et des exigences de redondance des systèmes, ainsi que de ses attentes en matière de croissance. Elle avait besoin d’une solution qui pourrait être appelée via API et facilement intégrée dans son ADF pour être utilisée dans chacune de ses installations, gérer tous les flux de données possibles et prendre en charge un nombre illimité de périphériques d’impression et de finition. La solution consistait à déployer les solutions de transformation et de réingénierie de documents Operation Express de Crawford Technologies en conjonction avec les produits d’archivage DDA de Crawford Technologies.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le fournisseur de services utilise les produits Crawford Technologies de quatre manières principales :

1 – Préparation des documents pour l’usine de production

L’une des principales raisons du succès de cette organisation est qu’elle prépare électroniquement tous les documents de manière cohérente et optimisée sur le plan opérationnel. Crawford Technologies Operations Express est utilisé pour analyser automatiquement chaque type de document reçu. Cette évaluation utilise des règles métier pour extraire les données et intégrer les métadonnées critiques dans les TLE et les enregistrements no-op dans chaque page de chaque document. Les systèmes en aval s’appuient ensuite sur ces métadonnées pour la planification de la production, l’optimisation de l’affranchissement, la planification de la production et l’acheminement vers l’équipement de production le plus rentable. Tout est déterminé électroniquement et sans intervention humaine.

2 – Optimisation de la vitesse de visualisation des documents électroniques

De nombreux clients de cette organisation réalisent des économies de production et d’affranchissement importantes grâce à la présentation électronique de leurs archives de documents. L’entreprise utilise la technologie d’archivage DDA de Crawford Technologies pour stocker les documents de ses clients dans leur format de fichier d’impression natif, généralement AFO, puis pour récupérer les mêmes fichiers à la volée et les convertir au format PDF pour les présenter aux clients finaux grâce à l’intégration avec les sites Web de leurs clients.

3 – Optimisé pour la production de jet d’encre couleur

Avec la croissance de l’impression à jet d’encre couleur, des éléments tels que des images, des logos, des graphiques et d’autres contenus graphiques sont tous contenus sous forme d’images dans le fichier d’impression. Cette utilisation d’images graphiques dans les fichiers d’impression permet d’économiser de l’argent sur les formulaires pré-imprimés et fournit un contenu plus personnel et pertinent sur le document de chaque client. Cependant, ces images haute résolution sont volumineuses et peuvent augmenter le temps nécessaire à la conversion du format AFP au format PDF pour la présentation électronique des documents. En collaboration avec cette organisation, Crawford Technologies a mis en œuvre des techniques qui utilisent des images pré-converties, ce qui a permis de réduire considérablement les temps de traitement et de réduire le nombre de serveurs dont ils auraient besoin pour un temps de réponse acceptable de la présentation électronique. L’exploitation de cette capacité a permis d’améliorer la vitesse jusqu’à 1 000 %.

4 – Réduction du stockage des archives

L’un des coûts les plus importants associés aux archives est la quantité de stockage nécessaire pour conserver les données. Une autre considération importante est la validité des données en tant que représentation réelle des données à un moment précis.

Pour minimiser le stockage, la technologie DDA de Crawford Technologies utilise une compression et une indexation intelligentes pour archiver le fichier d’impression d’origine. Cette technique permet d’obtenir la meilleure compression disponible et produit généralement des tailles de fichier entre 25 % et 90 % plus petites que le fichier d’impression AFP d’origine. Dans un cas, un fichier prêt à imprimer de 1 million de pages et de 20 gigaoctets a été réduit à 2 gigaoctets.

Pour assurer la validité des données, le fichier d’impression original est sauvegardé dans les archives DDA. Cela permet de s’assurer que le fichier qui génère la sortie imprimée est bien celui qui a été sauvegardé. Il comprend des données précieuses telles que les commandes de sélection des bacs, les commandes de finition et d’autres données qui seraient nécessaires pour produire ce document exactement comme il a été généré et posté à l’origine. De nombreuses réglementations exigent la production de documents tels que des factures, des relevés et d’autres documents en tant qu’enregistrements réels de relations financières, ce qui rend critique la capacité de reproduire ces documents avec une fidélité réelle.

Résultats

En collaborant avec Crawford Technologies, cette entreprise a pu atteindre son objectif initial, à savoir mettre en œuvre un processus de production automatisé hautement efficace, qui lui a permis, ainsi qu’à ses clients, de réaliser des économies importantes. Elle a pu réduire les frais d’envoi, réaliser davantage avec moins de ressources et diminuer les dépenses en matériel et en infrastructure.