Une compagnie d’assurance maladie met en place l’accessibilité des documents
Contexte
Cette grande compagnie d’assurance maladie américaine devait fournir des documents accessibles à ses clients aveugles, malvoyants et souffrant d’un handicap cognitif. Elle savait qu’elle devait se conformer à des réglementations telles que la Rehabilitation Act Section 508 ICT Refresh et l’ACA, et estimait également que tous ses clients devaient bénéficier d’un accès égal et indépendant aux communications essentielles.
Le défi
La quasi-totalité des documents destinés à leurs clients étaient livrés via le web et stockés dans un système de gestion de contenu d’entreprise au format AFP et présentés en ligne au format HTML et PDF. La compagnie d’assurance avait besoin d’une solution qui s’intégrerait à son système de gestion de contenu d’entreprise et qui pourrait traiter de gros volumes de documents complexes tels que des explications sur les prestations, des relevés et des factures. Elle voulait s’assurer que l’architecture de la solution et les licences lui fourniraient une base flexible et évolutive pour soutenir la croissance et l’évolution futures de l’entreprise.
Lorsqu’elle a examiné les options de formats accessibles, la société a décidé d’offrir à la fois le PDF accessible et le HTML5 accessible, car ses clients comptaient déjà sur la représentation électronique pour leurs communications. Elle a reconnu que, bien que le format HTML5 accessible puisse être préféré pour les documents tels que les factures, les communications de plusieurs pages, telles que les explications sur les avantages sociaux, seraient mieux adaptées au format PDF accessible.
Ils avaient besoin d’automatiser la conversion de leurs flux d’impression AFP en PDF et HTML5 accessibles avec une intégrité totale des documents – en veillant à ce que toutes les informations correspondent exactement à l’original, dans le bon ordre de lecture, et qu’elles puissent être facilement consultées avec des technologies d’assistance.
La solution
Grâce à son site révolutionnaire MasterONE Architecture, CrawfordTech a pu prendre en charge les deux formats accessibles à partir d’une seule installation, ce qui a permis d’économiser du temps et de l’argent. En utilisant AccessibilityNow GatewayCrawford Technologies a pu s’intégrer à son système ECM et mettre en place une base technique pour ses besoins commerciaux immédiats et ses exigences futures. Les solutions fonctionnent conjointement pour transformer automatiquement les fichiers AFP en PDF accessible ou en HTML5 accessible, tout en conservant le fichier AFP natif dans le système ECM.
AccessibilityNow Designer fournit une interface utilisateur graphique facile à utiliser pour que le personnel puisse facilement étiqueter les documents, déterminer l’ordre de lecture correct et vérifier les résultats à l’écran. Les services professionnels de CrawfordTech et les équipes chargées de l’accessibilité des documents ont fourni des services de consultation, de personnalisation, de mise en œuvre et de formation, assurant ainsi une transition en douceur pendant que l’entreprise poursuivait ses processus en cours.
Résultats
Lorsqu’un client demande un PDF accessible ou un HTML5 accessible, le fichier est désormais converti à la volée au format souhaité, en conservant le contenu du document tout en le transformant dans un format permettant sa lecture par des technologies d’assistance. Le service clientèle peut facilement accéder au même document, les informations personnelles et confidentielles étant expurgées de manière appropriée pour garantir la protection de la vie privée.
En continuant à stocker ses documents au format AFP, l’entreprise a besoin de moins d’espace de stockage, tout en s’assurant que tous les documents peuvent être facilement convertis en PDF accessible ou en HTML5 accessible – que le client ait besoin d’un format accessible aujourd’hui ou à l’avenir.
Cette compagnie d’assurance maladie est désormais en conformité avec les réglementations, y compris l’ACA et la section 508 ICT refresh, et bénéficie de l’efficacité d’un flux de travail étroitement intégré. Plus important encore, aucun de ses clients n’est victime de discrimination lorsqu’il s’agit d’accéder à des communications importantes.
