Un prestataire de services étend ses capacités de production

Le défi

Le prestataire de services a récemment eu l’occasion de prendre en charge un projet de grande envergure qui impliquerait le traitement de plus de 800 millions de documents par an. Les fichiers entrants se composaient d’environ 50 groupes de produits d’impression tels que des relevés, des documents fiscaux, des chèques et d’autres documents, distribués au prestataire dans près de 1 500 combinaisons uniques de fichiers d’impression. Par exemple, les relevés pouvaient avoir 45 variations de traitement ou plus, en fonction des attributs de production et de manipulation requis pour ce type de travail. Bien que toutes les spécifications aient été intégrées dans le fichier d’impression, généralement sur une page de garde, cela n’a pas été fait de manière cohérente au sein des différents groupes de produits ou fichiers.

Les fichiers d’impression déjà composés nécessitaient un remaniement en profondeur, notamment l’application de nouveaux codes-barres, l’échange d’images et leur remplacement par des images en couleur, ainsi que la suppression et l’ajout de pages de bannière. Non seulement il était essentiel de répondre à ces exigences, mais le fournisseur devait également mettre en œuvre un processus automatisé fiable et rapide, sans marge d’erreur.

Le processus employé à l’époque par le fournisseur de services consistait à créer une couche d’interface utilisée pour normaliser l’impression entrante selon une convention qui répondait à ses besoins de production. Cette couche s’appuyait sur des API développées en interne pour extraire les données du fichier d’impression et insérer les données modifiées dans le flux AFP. La création de la couche d’interface et des API personnalisées prendrait normalement 20 à 40 heures à un programmeur par fichier d’impression. Compte tenu de l’ampleur et de la complexité de ce nouveau projet, il n’était ni pratique ni économique de poursuivre cette approche.

Solution

CrawfordTech a travaillé avec ce client pour évaluer ses besoins par rapport à son infrastructure et à ses licences actuelles, en tenant compte des pics de production saisonniers et de la redondance ainsi que de ses attentes en matière de croissance. Après une analyse approfondie, le fournisseur de services a choisi d’ajouter Operations Express pour étendre son débit de production et ajouter davantage de fonctionnalités à ses solutions de transformation Crawford Technologies existantes. Sa configuration de licence lui a permis de tester et de mettre à niveau rapidement sans impact sur la production en cours, garantissant ainsi une transition transparente.

Résultats

Avec leur ensemble de solutions actualisées, ils ont été en mesure de prendre en charge ce projet de grande envergure, en utilisant un processus automatisé très efficace avec leur solution CrawfordTech pour réorganiser et traiter avec succès les fichiers entrants.

Le temps de configuration moyen a été immédiatement réduit de moitié, passant de 20 à 40 heures par fichier d’entrée à 10 à 20 heures. Avec l’expérience, ils ne passent plus que 5 à 10 heures par fichier, ce qui leur permet de gagner du temps et d’augmenter leur rendement et leurs bénéfices.

En effectuant une analyse des avantages à haut niveau, l’utilisation d’Operations Express nous a permis d’économiser 250 000 $ en frais de main-d’œuvre et de réduire notre temps d’embarquement de 6 mois pour cette conversion. En bref, le produit s’est rentabilisé presque immédiatement.