Un fournisseur de solutions financières automatise son flux de travail
Contexte
Cette grande entreprise, dont le chiffre d’affaires annuel s’élève à environ 10 milliards de dollars, propose des solutions de prestations financières telles que des assurances invalidité, vie, santé et accident à 30 millions de personnes, directement ou par l’intermédiaire de plus de 150 000 courtiers et consultants aux États-Unis et au Royaume-Uni.
Cette imprimerie centrale s’appuie sur la technologie jet d’encre pour produire et envoyer des relevés et autres documents. Comme le volume de production est très élevé et qu’il doit respecter les accords de niveau de service imposés par la réglementation, ce prestataire a mis en œuvre le système de flux de production Océ PRISMA de Canon pour maximiser l’efficacité de la production.
Le défi
La société de prestations financières avait investi dans le logiciel d’optimisation postale Satori, qui devait être intégré à son flux de travail et à son environnement de production. Comme l’intégration devait prendre en charge six types de documents différents, dont sept versions différentes des déclarations fiscales 1099, la création d’une solution entièrement intégrée s’est avérée difficile.
La solution
Crawford Technologies a recommandé d’intégrer Operations Express au système de flux de production Canon Océ PRISMA et à son logiciel d’optimisation postale, reliant ainsi efficacement les deux systèmes. Afin de gérer tous les types de documents et de fournir un haut degré d’automatisation, l’équipe de services professionnels de CrawfordTech a créé un processus en plusieurs étapes qui a normalisé les flux d’impression spécifiques à l’application et a fourni un flux de travail standard pour prendre en charge des types de documents supplémentaires et permettre de futures améliorations du flux de travail.
Le processus
La première étape du processus consiste à extraire les données du bloc d’adresses, à sauvegarder ces informations, y compris les polices et le positionnement des adresses, et à les supprimer de la page d’origine. Ces informations sont ensuite transmises au processus d’optimisation postale de Satori, qui met à jour l’enregistrement d’adresse individuel ou met en place un drapeau indiquant que l’optimisation postale a échoué pour cet enregistrement.
Lors de l’étape suivante, le flux de travail standard ajoute automatiquement les informations d’adresse mises à jour dans les documents corrects et divise le fichier original en fonction de la mise à jour ou non de l’adresse. La sortie est ensuite dirigée vers les flux de travail d’archivage ou d’impression en aval, en fonction de l’échec ou de la réussite de l’optimisation postale. En outre, le streaming et la combinaison de travaux, ou la segmentation de travaux très volumineux, permettent d’optimiser la production sur plusieurs appareils et d’automatiser davantage les processus de post-production. Par exemple, différentes liasses sont créées en fonction du nombre de pages de chaque document, de sorte que la sortie peut être distribuée intelligemment en fonction des tailles d’enveloppes requises pour le publipostage. La sortie est automatiquement modifiée pour inclure des pages de bannière client, des codes-barres et des index pour l’archivage.
En outre, les processus d’optimisation permettent d’équilibrer la charge d’impression, d’acheminer les différents types de documents vers les dispositifs d’insertion automatisés appropriés en fonction du nombre de pages par paquet, de créer automatiquement des codes-barres opérationnels, des index et des métadonnées pour l’archivage des documents, de créer des pages bannières pour les documents spécifiques des clients, et bien d’autres choses encore.
La solution CrawfordTech devant être intégrée à un environnement de flux de travail basé sur Linux, une convention de dénomination standard a été élaborée afin que les composants puissent être facilement ajoutés sans modifications. L’ensemble du système a été conçu de manière à ce que les mises à jour du logiciel et les nouveaux modules puissent être mis en œuvre avec un minimum d’efforts et sans perturber la production en cours.
Résultats
Une fois la mise en œuvre initiale terminée, le fournisseur a été en mesure de produire tous les relevés 1099 en deux semaines, respectant ainsi les délais imposés par le gouvernement pour l’impression et l’envoi de ces documents. Les entrées de flux de travail provenant de plusieurs plates-formes sont désormais intégrées dans un flux de travail unique, de bout en bout, ce qui se traduit par un processus hautement automatisé – permettant à cette entreprise de respecter des délais rigoureux, de maintenir ses processus allégés et efficaces, et de réaliser des économies sur les coûts opérationnels.
