Un fournisseur de services d’impression en gros caractères optimise les fichiers PDF

Le défi

Le problème auquel cet imprimeur était confronté était que de nombreux fichiers PDF mettaient des heures à être traités, voire échouaient, ce qui ralentissait ou perturbait l’ensemble du processus de production. L’impact sur l’efficacité et, en fin de compte, sur la rentabilité était considérable, car les fichiers PDF problématiques retardaient d’autres travaux et risquaient de compromettre le respect des délais de livraison aux clients.

Bien que le PSP dispose d’un produit existant pour gérer les fichiers PDF, celui-ci ne répondait pas à ses besoins et ne prenait pas en charge un environnement de production à volume élevé et à rotation rapide.

Selon leur directeur des opérations, « nous essayions un produit basé sur MS Windows qui dépendait d’une interface graphique et qui traitait tout par le biais du format PDF en interne. Nous pensions que, parce qu’il utilisait le format PDF comme format de traitement interne, il répondrait à nos exigences en matière de débit de production et de production de PDF correctement structurés pour une productivité maximale. Mais le traitement et l’impression d’un grand nombre de nos fichiers PDF prenaient encore beaucoup trop de temps.

De plus en plus de nos clients nous envoient des fichiers d’impression au format PDF et s’attendent à ce que nous puissions simplement les prendre et les traiter correctement. Nous étions extrêmement frustrés par notre capacité à traiter correctement ces fichiers PDF mal formés et à les optimiser pour répondre à nos besoins de production. Nous envisagions même d’ajouter des serveurs supplémentaires ou de mettre à niveau ceux dont nous disposions pour tenter d’accélérer le traitement. De plus, nous avions besoin d’une solution que nous pourrions intégrer à nos systèmes de flux de travail existants – ce qui n’était pas le cas et contribuait à l’inefficacité générale.

Solution

Après avoir évalué leurs fichiers et leur flux de travail actuel, Crawford Technologies a recommandé un ensemble combiné de produits qui optimiseraient et amélioreraient leurs fichiers PDF afin de maximiser le débit pour tous les aspects de leur production d’impression. Une preuve de concept a été installée sur le site du client afin qu’il puisse effectuer une évaluation complète et s’assurer qu’elle s’intégrerait à ses systèmes existants.

Selon leur directeur des opérations, Crawford Technologies était le seul fournisseur capable de répondre à toutes leurs exigences :

• Réduction de la taille des fichiers PDF pour un traitement plus rapide et plus efficace
• Optimisation des PDF pour l’impression, y compris l’élimination des éléments graphiques répétitifs, la normalisation de la structure du PDF, l’élimination des polices répétitives avec des noms différents, l’élimination des jeux de caractères mal structurés, etc.
• L’intégration transparente avec leur système de flux de travail existant, y compris la facilitation du comptage des pages et des feuilles, la taille des travaux et la fourniture d’autres statistiques opérationnelles et de facturation.

Résultats

Le fournisseur de services d’impression a constaté une réduction significative du temps de traitement de ses fichiers PDF en plusieurs points du flux de production. Des fichiers qui nécessitaient auparavant 7 heures de traitement sont désormais traités en moins de 20 minutes, ce qui représente une amélioration considérable. Moins de ressources sont nécessaires pour préparer, dépanner et modifier les fichiers PDF, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent. En outre, il n’est plus nécessaire d’envisager des mises à niveau coûteuses de leurs serveurs pour tenter d’améliorer la vitesse de traitement.

« Nous avons été surpris par la productivité et la flexibilité du logiciel CrawfordTech. L’accélération du traitement des fichiers les plus problématiques a été remarquable, mais nous avons constaté des améliorations significatives de la productivité pour tous nos types de fichiers PDF. Et comme nous pouvons invoquer leur logiciel à partir d’un script, d’une ligne de commande ou d’un appel API, nous disposons de la flexibilité de production et de l’intégration dont nous avons besoin. Il s’intègre également parfaitement aux autres modules de notre système de flux de travail. Ils ont vraiment pensé à tout en termes de données et de méthodes dont nous aurions besoin pour intégrer leur produit dans notre système de flux de production existant.

Plus qu’un simple fournisseur de logiciels, Crawford Technologies est à l’écoute des besoins spécifiques que nous avons dans notre environnement. L’expertise et l’expérience du monde réel que l’équipe de Crawford Technologies apporte sont de premier ordre. Il est rafraîchissant d’entendre « Oh, j’ai déjà rencontré ce problème. Je sais comment corriger cela. »