Un fournisseur de communications rationalise son flux de travail
Contexte
Ce prestataire de services basé aux États-Unis est spécialisé dans la fourniture de communications clients critiques pour des secteurs tels que les soins de santé, les finances, les services publics, les télécommunications et la collecte, où la sécurité, la précision et la conformité sont essentielles. Il imprime plus d’un milliard de pages par an et expédie près d’un demi-milliard de colis. Il s’efforce donc de rendre son processus de production aussi efficace que possible.
Le défi
L’entreprise reçoit des fichiers de plusieurs clients dans des formats différents et avec une gamme d’exigences différentes en matière de production. Comme elle dispose à la fois de presses à feuilles et de presses à alimentation continue, il lui fallait produire à la fois des fichiers PDF et AFP et, dans la mesure du possible, combiner et normaliser les travaux qui étaient trop petits pour être produits sur les presses à bobines.
Un élément essentiel de leurs exigences était que la solution soit flexible et évolutive pour prendre en charge les futures versions du logiciel, les changements d’équipement, ainsi que la croissance et l’évolution de leur entreprise.
La solution
CrawfordTech a mis en œuvre une sélection de produits pour convertir les flux d’impression entrants en PDF ou AFP, et pour réorganiser les fichiers afin d’améliorer l’automatisation et l’efficacité. Le processus de flux de travail est automatiquement lancé à l’arrivée d’un fichier .zip contenant un nombre quelconque de fichiers PDF individuels ainsi qu’un fichier MRDF utilisé pour extraire les informations relatives au travail.
Une fois les fichiers décompressés, un processus automatisé vérifie que le nombre d’enregistrements MRDF et le nombre de documents PDF correspondent, en plaçant tout fichier non conforme dans un dossier d’erreur et en générant un courrier électronique de notification. Le processus appelle ensuite l’API REST pour récupérer les instructions nécessaires au traitement des travaux.
Les valeurs et les paramètres de l’API REST sont les suivants :
- Le nom du fichier individuel original pour chaque document
- Le nom et l’identifiant du client
- Le type de colis en fonction des exigences de l’envoi ou de l’expédition
- Le code de facturation du client
- Détermination du nombre de pages de chaque document
- Type d’imprimante (à rouleaux ou à feuilles)
- Si le travail doit être imprimé en recto ou en recto-verso, y compris l’ajout d’une page blanche pour s’assurer que tous les documents ont un nombre pair de faces.
- Ajout de codes-barres 2D au bon endroit pour les inséreuses
- Ajout de couleurs et/ou conversion de couleurs en niveaux de gris
- Création d’en-têtes d’affichage et de pages bannières
- Redimensionnement des pages non standard
- Extraction de l’adresse postale du document. L’adresse postale est stockée en vue d’une utilisation ultérieure.
- Autres paramètres pour faciliter et suivre la production
Si un PDF échoue dans ce processus, il sera placé dans le dossier des échecs et une notification par courrier électronique sera envoyée.
Les travaux prêts à être édités sont placés dans des dossiers de travail pour différents formats d’enveloppes (standard, 6″ x 9″ ou plat) en fonction du nombre de pages. À ce stade, le processus concatène la sortie en fichiers uniques, crée un nouveau fichier MRDF et un texte récapitulatif pour la facturation, et commence à traiter les travaux.
Résultats
Ce client a automatisé son flux de travail et amélioré les délais d’exécution tout en réduisant les erreurs. Le flux de travail modifié est totalement transparent pour ses clients et n’a pas nécessité de modifications importantes de son infrastructure ou de ses processus standard.
