Postes Canada livre des documents accessibles
Contexte
En juin 1992, le gouvernement fédéral canadien a adopté une législation essentielle, notamment le projet de loi omnibus C-78 visant à modifier les lois pour tenir compte des besoins des personnes handicapées. Ce projet de loi a ajouté l’obligation de fournir des aménagements pour l’accessibilité des documents, garantissant ainsi l’égalité d’accès aux communications essentielles à la mission de l’entreprise.
Postes Canada a été choisie pour assurer la livraison sécurisée des documents du gouvernement du Canada destinés aux retraités, notamment les relevés de dépôt direct, les bulletins d’information et les formulaires fiscaux. Cela permet aux retraités de recevoir des informations importantes par le biais du réseau de livraison électronique sécurisé de Postes Canada.
Que se passe-t-il lorsque des milliers de documents électroniques mensuels destinés aux retraités doivent être livrés par voie électronique dans un délai très court et qu’ils doivent être accessibles ?
Le défi
Postes Canada eDélivre des communications électroniques aux pensionnés pour le compte du gouvernement fédéral canadien. Les dossiers sont fournis par le gouvernement du Canada et doivent être composés, traités et distribués aux retraités dans les 24 heures. Dans le cadre du contrat de Postes Canada, il est nécessaire de rendre tous les documents électroniques accessibles afin de respecter le projet de loi omnibus C-78 du gouvernement du Canada.
Afin de répondre aux exigences en matière d’accessibilité, des milliers de relevés électroniques ont dû être convertis régulièrement, de manière rapide et efficace, en PDF accessible. Les documents doivent être conformes aux directives d’accessibilité WCAG 2.0 niveau AA. L’adaptation manuelle sur demande n’est pas possible en raison des volumes de documents qui doivent être envoyés. Les destinataires cibles étant des retraités vieillissants, le risque de perte ou de déficience visuelle est plus élevé. Par conséquent, tous les documents à présenter devaient être dans un format accessible pour répondre aux exigences d’aménagement raisonnable.
La solution
La Société canadienne des postes a contacté Crawford Technologies pour explorer sa solution de transformation et de correction de l’accessibilité à grande vitesse, ainsi que ses services professionnels pour automatiser la conversion et la transformation de ses fichiers de relevés en PDF accessible, en exécutant la solution AFP to PDF d’un concurrent pour convertir les fichiers de l’AFP au PDF pour la présentation électronique en ligne. Avec la nouvelle exigence de transformer ses fichiers AFP existants en PDF accessible, la SCP avait besoin d’une solution de conversion à grande vitesse pour ces documents critiques à haut volume.
Crawford Technologies a travaillé avec le CPC et le gouvernement fédéral canadien pour tester et évaluer leurs fichiers AFP. CrawfordTech a été en mesure de prendre les fichiers AFP fournis, de les intégrer, de les étiqueter et de produire un PDF accessible conforme à WCAG 2.0 (niveau AA).
Postes Canada a fait appel à l’équipe des services professionnels de Crawford Technologiespour fournir des configurations de fichiers de configuration PDF accessibles pour chacun de ses documents fiscaux, de déclaration et d’information. Crawford Technologies a mis en œuvre sa solution PRO Designer Accessible PDF GUI, et l’équipe d’experts en accessibilité de CrawfordTech a étiqueté les documents par ordre de lecture, a configuré des en-têtes, des paragraphes et des tableaux clés, et a étiqueté des images pour faciliter la navigation lors de l’utilisation d’une technologie d’assistance.
Ces fichiers PDF accessibles permettent aux clients qui utilisent des technologies d’assistance telles que les JAW, les lecteurs d’écran, les afficheurs braille rafraîchissables et les ordinateurs dotés de fonctions d’accessibilité de naviguer facilement dans le contenu grâce à l’utilisation de balises qui sont intégrées dans le fichier PDF au cours du processus de transformation.
Résultats
Les contenus contenant des informations personnelles et privées sont désormais facilement accessibles. Cela signifie que les personnes aveugles ou malvoyantes, ou celles souffrant d’un handicap cognitif, n’auront plus besoin de dépendre d’une autre personne pour lire ou réviser ces communications. Les documents accessibles sont créés à des centaines, voire des milliers de pages par seconde, ce qui permet au CPC de prendre des fichiers de sortie de systèmes structurés et de les rendre accessibles rapidement et de manière transparente.
Parmi les autres avantages, citons une réduction de 66 % du temps de traitement des formulaires fiscaux par rapport à la transformation non accessible de l’AFP en PDF chez le concurrent. Au cours des quatre premiers mois de 2014, plus de 618 000 documents ont été convertis et stockés pour la représentation électronique. À la fin de l’année 2015, 1,53 million de documents répartis sur 23 types de documents ont été convertis et stockés.
